A menudo, cuando estás buscando el socio ideal para la organización de tus eventos, la elección se plantea en un momento dado entre una de las herramientas más clásicas y conocidas —el software de gestión de eventos— y las más nuevas y ágiles apps de gestión de eventos.
¿Cómo decidir, entonces? Sin duda el primer paso es partir de un análisis de las necesidades que tienes a corto plazo —ya que, cuando se elige una herramienta, es porque hay que usarla, a menudo para organizar en poco tiempo un primer evento—, pero también a medio y largo plazo, dado que una buena herramienta puede convertirse en una excelente aliada también para todos los eventos que vengan después.
Para ayudarte a hacer ese análisis, y ya que nosotros hemos creado tanto el software como la app de gestión de eventos y somos por tanto bastante imparciales sobre el tema, hemos pensado en crear una guía que parte de las preguntas recogidas entre nuestros clientes a lo largo de los años y que puede así ser útil para llegar a las respuestas más provechosas.
1. ¿Cuáles son las principales ventajas y desventajas de un software de gestión de eventos?
Ventajas:
- Capacidad de procesamiento de datos: por lo general los software de escritorio ofrecen mayor potencia de procesamiento y mayor capacidad de gestión de datos complejos.
- Funcionalidades completas: más completos y robustos, los software de gestión de eventos suelen tener funcionalidades avanzadas que resultan especialmente útiles para la planificación y la gestión de las fases delicadas de un evento, como el diseño de los contenidos y de los espacios, la gestión de las invitaciones y la construcción de las herramientas de promoción y marketing, el diseño y la gestión de las zonas expositivas o el análisis de los datos.
- Integración con otras herramientas: suelen integrarse con mayor facilidad con otros software de empresa, como CRM, programas de contabilidad y herramientas de marketing.
- Seguridad de los datos: garantizan un mayor control sobre la seguridad de los datos y sobre la gestión de los accesos, con copias de seguridad periódicas.
Desventajas:
- Accesibilidad limitada: el hecho de que sean de escritorio determina ya de por sí una accesibilidad limitada al espacio de la oficina y, en consecuencia, una menor flexibilidad durante los eventos.
- Curva de aprendizaje: suelen ser más complejos de usar que una app y requieren por tanto un periodo no tanto de formación como de adaptación a la forma de trabajar que imponen.
2. ¿Cuáles son las principales ventajas y desventajas de una app de gestión de eventos?
Ventajas:
- Movilidad: permiten gestionar el evento en tiempo real desde cualquier lugar, lo que aumenta la flexibilidad.
- Engagement de los asistentes: ofrecen funcionalidades capaces de crear en pocos clics ocasiones de participación e implicación, como encuestas, cuestionarios o retos, o de enviar notificaciones push para mantener alto el engagement de los asistentes.
- Facilidad de uso: suelen ser más intuitivas y fáciles de usar, con interfaces a las que ya estamos todos, más o menos, acostumbrados
- Gestión en tiempo real: permiten desmaterializar algunos puntos, como los mostradores de check-in, y hacer más fáciles y rápidos ciertos procedimientos, como todos los ligados al control de accesos, pero también la actualización de los materiales y de los programas y el envío de comunicaciones en tiempo real.
Desventajas:
- Funcionalidades limitadas: a menudo son menos completas que los software de escritorio, con funcionalidades más básicas.
- Dependencia de la conectividad: en muchos casos su eficacia puede verse limitada por la disponibilidad y la calidad de la conexión a internet.
3. ¿Y entonces?
Así que lo óptimo, como pasa a menudo, está en el término medio, y lo ideal sería poder disponer de las dos herramientas, de forma que puedas usar cada una donde mejor rinde en las distintas fases de cada evento. Esto permite maximizar las ventajas de cada una manteniendo a raya sus desventajas, cuando no volviéndolas irrelevantes. Lo importante, en estos casos, es evidentemente que el software de escritorio y la app móvil puedan integrarse entre sí sin problemas, para garantizar un flujo de trabajo continuo y sin interrupciones, y que los costes de esta arquitectura más amplia sean asumibles, tanto en relación con la organización como con el evento (o los eventos) al que vayan a aplicarse. Hay que tener en cuenta, en efecto, que algunos software de escritorio pueden ser caros, pero ofrecen un valor a largo plazo; las apps, en cambio, pueden tener costes adicionales por funcionalidades premium o por integraciones. Dos últimos elementos que no conviene descuidar son el soporte técnico que ofrece cada solución, que puede marcar la diferencia si surgen problemas durante el evento, y la escalabilidad, no solo en términos de cuántos eventos tendrá que gestionar el sistema, sino también de su tamaño y su complejidad.