Para muchos organizadores de eventos, tener un buen sistema de control de accesos significa sobre todo poder hacer tres cosas:
1- gestionar de forma eficaz y eficiente quién entra y quién sale de sedes, salas y encuentros, evitando colas y ahorrando tiempo y energías, también las del personal de servicio, con el plus de tener datos actualizados en tiempo real;
2- tener siempre bajo control datos fundamentales para la correcta gestión de los espacios, evitando aglomeraciones y salas vacías;
3- hacer un seguimiento de las presencias y de la permanencia de las personas en cada espacio para organizar, por ejemplo, las agendas de citas de los patrocinadores en la zona expositiva o para conceder créditos y certificados de cursos que exigen asistencia y frecuencia.
Limitar el control de accesos a estas funciones significa, sin embargo, infravalorar buena parte del potencial que en realidad puede tener: un sistema de control de accesos para eventos moderno no solo garantiza rapidez, seguridad, comodidad y, en muchos casos, ahorro sino que ofrece una serie de ventajas que pueden mejorar la eficiencia operativa, optimizar la experiencia de los asistentes e incrementar el valor global para inversores y patrocinadores.
¿Cómo?
1. La fluidez de los flujos no es solo un fin, también es una herramienta
La ausencia de colas, el ahorro de tiempo y la autonomía de las personas son factores que no solo hacen más eficiente la maquinaria que mueve un evento, sino que influyen directamente en la experiencia de los asistentes y la hacen más agradable. Apoyarse en estos elementos para construir un sistema más dinámico, más participativo y más propositivo significa, por tanto, invertir directamente en un elemento clave del éxito de cualquier evento: la satisfacción de los asistentes. Además, el tiempo que cada persona libera de colas y esperas se puede llenar con actividades de mayor valor añadido, tanto personal como para el conjunto del evento, lo que amplía todavía más los beneficios y el valor de los resultados.
2. La seguridad no es un distintivo
También en el caso de la privacidad, desplazar la atención desde la obligación de cumplir normas y reglas hacia el potencial que ofrece en términos de branding, confianza y relación significa transformar, en el fondo, una restricción en una oportunidad.
Las personas están hoy muy atentas a la privacidad de sus datos y de sus comportamientos, sobre todo cuando la tutela está en manos de terceros, como los organizadores de un evento. Un evento donde el respeto de la privacidad no es solo un conjunto de obligaciones convierte el cumplimiento de las reglas (una obligación en cualquier caso, no una opción) en una manera de crear un clima positivo en todo el evento, donde prevalece la confianza que lleva a la apertura, estimula la puesta en común y la participación, incentiva el intercambio y, por lo tanto, a cambio, el enriquecimiento de la experiencia para todos los que la viven. Y sabemos bien que todo esto tiene consecuencias directas sobre el éxito de un evento, ¿verdad?
3. Relaciones más largas y más profundas
El valor añadido que un sistema de control de accesos puede producir para un evento no se limita a la organización, sino que se extiende a muchos otros actores: desde los ponentes —que pueden calibrar mejor su intervención también en función de los datos de afluencia en sala, por ejemplo— hasta los patrocinadores, para los que no está solo la comodidad de tener citas fijadas de forma ordenada y actualizada en tiempo real, sino la posibilidad de crear relaciones más largas y más profundas. Piensa solo en la posibilidad, para cada uno de ellos, de preparar el encuentro desde el momento mismo en que se reserva, enviando material informativo, o de darle continuidad con un sistema de seguimiento realmente personalizado y, por lo tanto, más eficaz.
Así pues, cambiando de perspectiva aunque sea solo respecto a estos tres elementos, el potencial que un sistema de control de accesos puede aportar al rendimiento de un evento se amplía notablemente. De herramienta al servicio de la supervisión eficiente de una fase limitada de todo el proceso (entradas, salidas, presencias, ausencias) se pasa a un pilar de sostén del elemento básico —y realmente imprescindible— de cualquier evento: la relación entre personas.
Piénsalo cuando elijas tu próximo sistema de control de accesos, o pon a prueba el que ya tienes: puede darte resultados en los que quizá todavía no habías pensado.