Cuando, hace algunos años, empezaron a extenderse las app para eventos, el mercado de los eventos business las vio enseguida como game changer que iban a revolucionar todo un sector. Eran, de hecho, herramientas de gran potencia que cabían en la palma de la mano de operadores, organizadores y asistentes. Eran unos “portales portátiles” muy deseables para todos los organizadores de eventos que querían de verdad sacar el máximo de sus eventos para sí mismos y para patrocinadores, inversores y asistentes.
En SharEvent podemos decir que debemos buena parte de nuestro éxito a haber estado entre los primeros, en el mercado italiano, en crear app para eventos bonitas, prácticas y —sobre todo— pensadas y realizadas a medida para el mundo de los eventos. Eso sí, entonces no eran para todos: eran caras y exigentes, y por eso en el mercado ha habido pocas auténticas app para eventos. Más a menudo eran poco más que versiones mobile de la web del evento, herramientas por tanto poco útiles y redundantes respecto a otras ya utilizadas y más familiares.
Esto hizo que el mercado de las app para eventos se dividiera muy pronto: por un lado las app “de verdad” —bonitas, prácticas, capaces de ser realmente herramientas de trabajo y de producir resultados— y por otro gadgets más ligeros y ágiles pero desde luego más fáciles de olvidar y, sobre todo, de eliminar a la primera reducción de presupuesto.
¿Y hoy siguen existiendo las app para eventos?
Desde luego: sobre todo las del primer tipo están vivas, coleando y se vuelven cada vez más estratégicas a medida que a los eventos se les pide producir resultados de un valor cada vez más alto con presupuestos que, en cambio, a menudo se estrechan. Las app pueden ser, de hecho, una de las herramientas más eficaces para conciliar estas exigencias, por cuatro motivos que a nosotros nos parecen —si no exhaustivos— los principales.
1. Crear experiencias realmente inmersivas en la marca, en el mood y en el universo de un evento
Nos lo cuentan los organizadores de eventos que las usan: las app para eventos son la herramienta más eficaz para crear experiencias realmente inmersivas. No hay nada más, online u offline, capaz de completar cualquier tipo de evento, de enriquecer sus actividades y sus potencialidades, de crear recursos y relaciones como una app para eventos que está siempre disponible y cabe en la palma de la mano. Además, una app tiene tres características que, sumadas, la hacen todavía más potente:
- es personalizable en la gráfica y en los colores, para convertirse en una potente herramienta de marketing y branding;
- puede programarse y realizarse en función de las necesidades y peticiones de cada evento o de cada empresa, para garantizar que responde de verdad a lo que necesita quien la realiza y quien la tiene que usar, sin desperdicios;
- es una herramienta a la que las personas ya están acostumbradas y por tanto tiene pocas resistencias y fricciones en la instalación o en el uso.
2. Hacer el check-in y el control de accesos más eficaces, más eficientes y más agradables
El momento del check-in y del control de accesos es uno de los más delicados de todo evento. Es la carta de presentación de la organización porque, a menudo, es el primer momento en el que las personas se encuentran de verdad con el evento y, como se suele decir, “nunca habrá una segunda ocasión para causar una buena primera impresión”. Además, es uno de los momentos en los que hay que conciliar elementos aparentemente contrapuestos: seguridad y rapidez, practicidad y control. Las app pueden ser un recurso importante también en este sentido, porque pueden conseguir un resultado a la vez banal y formidable: hacer más rápidos los procedimientos sin renunciar a la seguridad. Tanto si se adoptan modalidades de self check-in en las que son los propios asistentes quienes lo gestionan todo como si es el personal quien regula entradas y salidas, poder realizar los procedimientos directamente desde una app hace que todo sea más ágil e intuitivo. Además elimina las barreras, de hecho desmaterializando las entradas y las salidas. La primera consecuencia de esto es sin duda una reducción de las colas, universalmente reconocidas como uno de los factores que más insatisfacción producen en cualquier ámbito, y la segunda es una reducción de los costes de estructuras externas como tornos, accesos y puestos de todo tipo.
3. Sacar el máximo de la presencia en un evento, para operadores y asistentes
Solo dos palabras: programas y agendas.
Las app para eventos son la clave de bóveda que sostiene dos exigencias que conviven desde hace tiempo en el mundo de los eventos: la necesidad de los organizadores de ofrecer programas ricos y capaces de responder a gustos e intereses de personas incluso muy distintas entre sí, y la necesidad de los asistentes de gobernar esa complejidad sin verse desbordados. Los programas personalizados que se pueden crear con las app para eventos, capaces de seguir gustos y preferencias dentro de un bufé de oferta potencialmente infinito, se convierten en una forma de dar a cada persona la ocasión de crear su evento perfecto, de optimizar tiempos y energías y de tenerlo siempre todo bajo control.
Lo mismo vale, más o menos, para las agendas de citas.
Sabemos bien que una de las razones por las que se asiste a los eventos es enriquecer los propios conocimientos: de personas, de herramientas y de contenidos. Por eso los espacios de networking y los expositivos están entre los más frecuentados de todo evento. También en este caso, poder organizar de manera clara, eficaz y eficiente estos encuentros tan importantes puede marcar realmente la diferencia, y es algo que las app para eventos, si se diseñan a medida, pueden hacer de una forma verdaderamente formidable.
4. Garantizar una información constante y en tiempo real
Por último, pero no por ello menos importante, la información.
Hoy todos esperamos poder estar informados en tiempo real, muchas veces sin tener que hacer nada para buscar activamente noticias y actualizaciones. En el mundo de los eventos, a esta exigencia del público le hace de espejo el deseo de los organizadores de tener interlocutores siempre informados, porque eso produce eficiencia del sistema y satisfacción de las personas, que se traducen casi siempre en ganancias materiales o inmateriales. Y si es cierto que las herramientas disponibles para informar en poco tiempo y a bajo coste son muchísimas, también lo es que nada tiene menos fricción y menos interferencias que las notificaciones push de una app que las personas ya están usando activamente. No sorprende, por tanto, que la de las notificaciones push sea una de las funciones que más nos piden los organizadores que deciden dotar a su evento de una app.
Sabemos bien que estas son solo 4 de las razones para usar las app para eventos como herramientas de trabajo, de engagement y de producción de resultados y ganancias, y que hay muchas más. Pero sabemos también que a menudo lo que se pide a las app para eventos está muy ligado a las necesidades, a las características y a los límites de cada evento y de cada organizador: por eso nosotros las app de SharEvent las construimos a medida, para que nada se desperdicie y todo sea útil. Y por eso la mejor manera de verla en funcionamiento es solicitar una demo en vivo.