Inscriptions et enregistrements

Inscriptions et enregistrements

Des inscriptions simples et rapides

SharEvent numérise le processus d’inscription à tout type d’événement, en réduisant les temps d’attente et le risque d’erreurs.
Confirmations automatiques, collecte des données et expérience fluide pour les participants dès le premier contact.

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Inscription à un événement depuis un ordinateur portable avec le tableau de bord des inscriptions SharEvent

L’inscription est un moment décisif pour la réussite d’un événement. Avec SharEvent, chaque organisateur peut la gérer de façon flexible et sur mesure, en choisissant les modalités les plus adaptées et en les reliant à différents types de billets, pour offrir une expérience simple, complète et parfaitement alignée sur les attentes du public.

Inscriptions smart

Inscriptions simples, gestion complète

Avec SharEvent, chaque étape de l’inscription à un événement est personnalisable et gérable, des formulaires d’inscription au contrôle d’accès. Une plateforme flexible qui simplifie le travail de l’organisateur et améliore l’expérience des participants.

Formulaires entièrement personnalisables

Les formulaires d'inscription peuvent être configurés avec des champs simples (texte, choix multiple, menus déroulants), des champs conditionnels (qui déclenchent des questions supplémentaires selon les réponses) et des champs avancés comme des paragraphes libres ou le téléversement de documents.
Toutes les données collectées deviennent des critères de recherche dans le back office, pour filtrer et segmenter facilement les participants.
Les informations restent modifiables par la suite, via l'espace personnel de l'utilisateur.

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Formulaire d'inscription SharEvent personnalisable

Contrôles et restrictions

Chaque inscription peut être configurée avec des critères qui en régulent l'accès de façon ciblée. Vous pouvez inclure ou exclure des domaines e-mail spécifiques, afin de réserver l'inscription aux utilisateurs de certains groupes ou organisations.
Vous pouvez aussi définir des conditions de disponibilité et de validité des billets, comme des périodes d'ouverture et de fermeture des inscriptions ou des limites d'utilisation dans le temps.

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Contrôles et restrictions d'accès sur les inscriptions dans SharEvent

Filtres avancés pour suivre les inscriptions

SharEvent offre un contrôle complet sur les inscriptions collectées. Les données des participants peuvent être exportées pour analyse ou reporting, tandis que le système de recherche permet de filtrer selon l'état des inscriptions (confirmées, en attente, refusées, en cours de paiement, etc.). Le tableau de bord met à jour en temps réel l'évolution des inscriptions et des billets, donnant à l'organisateur une vue d'ensemble claire et immédiate.

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Tableau de bord SharEvent avec filtres avancés pour le suivi des inscriptions

Consentements de confidentialité toujours sous contrôle

Avec SharEvent, les formulaires d'inscription peuvent être enrichis de champs dédiés à la collecte des consentements qui garantissent la conformité au RGPD. Vous pouvez ajouter des demandes d'acceptation pour le traitement des données personnelles, l'utilisation des images ou toute autre autorisation nécessaire à l'événement, chacune enregistrée et tracée de manière univoque, pour fournir une preuve documentaire claire et facile à consulter.

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Formulaire d'inscription SharEvent avec consentement de confidentialité et conformité au RGPD

Billets numériques toujours disponibles dans le Wallet

Avec SharEvent, vous simplifiez l'accès aux événements grâce à la fonction « Ajouter au Wallet », compatible avec Android et iOS. L'organisateur peut envoyer automatiquement le pass numérique aux participants, qui enregistrent leur billet dans leur wallet en quelques secondes.

Le QR code est conservé de façon sécurisée et reste toujours accessible, même hors ligne, pour une entrée plus rapide et sans accroc. Plus d'e-mail à chercher ni de document à imprimer : tout est sur le smartphone.

Le wallet inclut en outre un configurateur graphique avancé, qui permet de personnaliser entièrement l'aspect du pass numérique - des couleurs à la mise en page jusqu'aux informations affichées - pour garantir la cohérence avec le branding de l'événement et offrir une expérience utilisateur moderne et professionnelle.

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Création de billets numériques personnalisés avec codes QR dans SharEvent
OPTIONS AVANCÉES

Options supplémentaires pour les inscriptions

Réservations
Activités réservables
Permettez aux participants de s'inscrire aux ateliers, sessions parallèles ou activités spéciales de l'événement. Avec les modules réservables, chacun construit son parcours personnalisé et dispose d'un agenda sur mesure, certain et fiable.
Invitations
RSVP
Gérer les invitations devient simple et professionnel grâce à la fonction RSVP (répondez s'il vous plaît) intégrée. Vous suivez en temps réel les confirmations, les refus et les réponses en attente, pour une vision toujours claire et à jour des présences.
Capacité
Gestion des places disponibles
Plus d'overbooking ni de couacs : définissez des limites de capacité par salle, atelier ou activité. Le système met à jour les places disponibles en temps réel, pour que les participants ne s'inscrivent qu'aux sessions réellement accessibles.
Notifications
Notifications post-inscription
Contact permanent avec les participants dès le premier instant grâce aux notifications automatiques post-inscription. Les e-mails et messages personnalisés confirment l'inscription et peuvent inclure des détails utiles, des mises à jour ou des rappels.

« Simplifiez la vie de vos invités et gagnez leur confiance dès l’inscription : un accueil rapide, intelligent et sans stress est le premier pas vers un événement mémorable. »

FAQ

  • Comment fonctionne l'inscription autonome ?

    Les participants peuvent s'inscrire en autonomie via un formulaire en ligne. Le formulaire est personnalisable : l'organisateur décide quels champs sont obligatoires, lesquels sont facultatifs, et peut ajouter des logiques conditionnelles pour cibler davantage l'expérience. Idéal pour : les événements publics à inscription libre ou semi-publics à inscription modérée.

  • ⁠Peut-on inscrire des invités supplémentaires ?

    Oui. Les utilisateurs peuvent inscrire un ou plusieurs invités, selon les règles définies par l'organisation. Cette fonction est disponible à l'inscription comme par la suite (billets différés, par exemple). Idéal pour : les événements d'entreprise ou sponsorisés, où partenaires et
    clients peuvent être conviés comme invités.

  • Qu'est-ce que l'inscription modérée ?

    L'inscription envoyée par l'utilisateur reste en attente d'approbation par l'organisation.
    Ce n'est qu'après validation que l'inscription devient effective, ce qui permet un contrôle précis des accès et une sélection des participants. Idéal pour : les événements exclusifs ou réservés qui exigent un niveau de sélection et de contrôle plus élevé.

  • Qu'entend-on par invitations directes ?

    L'organisateur gère directement la participation en envoyant aux utilisateurs une invitation nominative.
    Ce mode garantit que l'accès est réservé aux seuls destinataires prévus et réduit au minimum les inscriptions non autorisées. Idéal pour : les événements privés ou à accès restreint, avec une liste de participants définie à l'avance.

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