Hoy en día es impensable organizar eventos sin tener en cuenta su impacto ambiental. Las razones son muchas y, si la primera es reducir la presión que ejercemos sobre nuestro planeta, sin duda pesan también motivaciones más prosaicas y económicas: los eventos green son más apetecibles para un público, en constante crecimiento, cada vez más sensible a la protección del planeta y a la reducción de la huella humana sobre su superficie. En consecuencia, estos eventos resultan más atractivos también para inversores, expositores y patrocinadores, que pueden sacar partido de asociar su marca a una iniciativa atenta al medioambiente en los hechos y no solo en las palabras.
Para quien organiza y gestiona eventos, adquirir una mirada crítica sobre estos temas puede ser útil también desde el punto de vista operativo, además de desde el del green marketing: revisando procedimientos y actividades —como ocurre cuando se quiere adoptar de verdad una óptica ecocompatible— se puede llegar a descubrir formas más eficaces y eficientes de hacer las cosas. Igual que puede ocurrir cuando se intenta introducir la tecnología como aliada en procesos más sostenibles sin renunciar a nada más. Estas son, por tanto, tres áreas clave de cualquier evento corporativo en las que la tecnología puede marcar la diferencia no solo para hacerlo todo más green y ecocompatible, sino también más eficiente y eficaz.
1. Reducción de los materiales impresos
Muchos eventos corporativos recurren todavía hoy a grandes cantidades de material impreso. De los programas a las acreditaciones, de las entradas a los mapas, el papel sigue siendo a menudo el soporte preferido. Pero ¿hace falta de verdad? Y, sobre todo, ¿es eficaz y eficiente? Cuando se imprime algo se fija en el tiempo y en el espacio, y se pierde toda posibilidad de actualizarlo y de modificarlo. Y aunque los folletos, los programas y los planos de papel son bonitos y son algo a lo que todos estamos acostumbrados, cualquiera que haya organizado un evento sabe que, a menudo, un momento después de haber enviado a imprenta llegan cambios y correcciones que, para poder gestionarse, exigen recursos adicionales que lo vuelven todo más feo y menos funcional. ¿No sería mejor, entonces, llevarlo todo a soportes tecnológicos que permiten la actualización y la modificación en tiempo real e incluso enriquecer cada herramienta hasta después del evento, si así lo queremos? Podríamos, por ejemplo, pensar en llevar online toda una serie de actividades con herramientas como:
- Inscripción y venta de entradas online: se acabó imprimir entradas y folletos; los asistentes pueden inscribirse y recibir las entradas en formato digital, con la posibilidad de guardarlas en su smartphone e imprimirlas solo si es necesario.
- App para eventos: en una sola herramienta cabe toda la información sobre el evento —disponible incluso mucho antes de que empiece, si se quiere— siempre actualizada y continuamente enriquecida: programas revisados hasta un instante antes de cada sesión, mapas, presentaciones. Además, las app para eventos pueden convertirse en auténticas herramientas de matchmaking y de networking para aumentar exponencialmente el engagement y la satisfacción de todos, asistentes y expositores.
- Herramientas de marketing y promoción: dado un escenario cada vez más competitivo, es fundamental que las actividades de comunicación y promoción del evento lleguen a las personas adecuadas en el momento adecuado y de la forma adecuada. ¿Qué hay mejor, entonces, que un conjunto coordinado de herramientas que, desde las plataformas propias hasta las que se «alquilan», pueda llegar al público de la mejor manera, la más oportuna y —algo que no conviene subestimar— a menudo también la más ecológica frente a impresiones y envíos?
2. Gestión eficiente de los espacios y de los recursos
Unos recursos limitados frente a unas exigencias en aumento imponen una decidida optimización en la asignación y el uso de los recursos. Además, los eventos no se vuelven más sencillos, al contrario: su riqueza se traduce a menudo en una mayor complejidad de gestión. Por eso disponer de las herramientas adecuadas, también en movilidad, es fundamental para ser más económicos y más ecológicos sin renunciar a la eficacia.
- Herramientas de planificación: utilizar un software de gestión de eventos para planificar y coordinar todos los aspectos del evento, de la logística al montaje, permite optimizar el uso de los espacios, la energía y los consumos, reducir los desperdicios y mejorar la eficiencia, liberando recursos para nuevas inversiones.
- App de gestión de eventos: tanto desde el punto de vista de la eficiencia del trabajo como del impacto ambiental, es importante que todas las actividades posibles se reúnan en herramientas que el personal pueda llevar siempre consigo. Piensa solo en la posibilidad de tener siempre a mano toda la información y todas las notificaciones útiles para trabajar mejor y ayudar a los asistentes a sacar lo mejor del evento.
- Sistemas de gestión de accesos: las acreditaciones electrónicas y los sistemas de control de accesos mediante app permiten desmaterializar tornos y puestos de check-in y check-out, haciendo que todo sea no solo más rápido y agradable, sino también menos gravoso para el clima y para el planeta.
3. Engagement ecológico
El engagement del público es una parte fundamental del éxito de cualquier evento. Si las personas no se sienten implicadas en las propuestas y en las actividades, será muy difícil que el resultado sea óptimo. Pero ¿cómo se concilia el engagement con una reducción del impacto ambiental? Con un conjunto de herramientas pensadas expresamente para alcanzar ese objetivo sin salir de las pantallas y aprovechando también la experiencia que hemos acumulado con las redes sociales, con sus dinámicas y sus funciones.
- Encuestas y feedback online: a estas alturas son la norma en cualquier evento. Se esperan, igual que se espera el correo de atención al cliente para valorar cualquier compra. Pero ¿podemos quedarnos aquí? ¿O podemos pensar más bien en convertir una actividad en el fondo banal como la recogida de las valoraciones del público en un show? ¿Y cómo hacerlo manteniendo bajo control el impacto ambiental? Creando un show online, donde la participación, el suspense y la novedad en tiempo real se conviertan ellos mismos en un evento en el que todos, absolutamente todos, querrán participar sin moverse de su silla.
- Compartir dentro y fuera del escenario: las redes sociales son una herramienta excepcional de promoción de un evento no solo cuando las usa la organización, sino también, y quizá sobre todo, cuando las usan los asistentes para producir esos productos de valor incalculable que se llaman user generated content. Por eso animar a los asistentes de un evento a compartir sus experiencias y sus fotos ayuda a crear un mecanismo de promoción ecocompatible y, al mismo tiempo, a dar vida a una comunidad alrededor de la marca del evento.
- Las alianzas estratégicas: elegir los proveedores y los partners adecuados para emprender la aventura de reducir el impacto ambiental del propio evento es fundamental. Ser green de forma convincente exige, de hecho, que toda la cadena sea igual de verde, so pena de que te acusen de usar la ecología solo como una banderita de marketing, con repercusiones negativas incalculables sobre tu reputación. Además, a menudo quien ya se ha vuelto «ecológico» ha reducido buena parte de su impacto también gracias a la tecnología, y eso puede simplificar algunos recorridos y hacerlos al mismo tiempo más eficaces.
Cierto, tampoco la tecnología es carbon-neutral, ni mucho menos. La electricidad contamina; los dispositivos que usamos contaminan. El cuadro hay que verlo, por tanto, en su conjunto: ¿qué tiene menor impacto? ¿Qué cuesta menos planeta? A menudo, al responder a estas preguntas encontramos que lo online pesa menos que lo offline, por ejemplo cuando pensamos en cuánto «pesa» en contaminación un evento presencial por desplazamientos, montajes, etcétera, frente a un evento online.
Pero no siempre es así, claro. Hay muchas herramientas offline que, también gracias al reciclaje, pueden llegar a reducir la huella de carbono mucho más que un correo. Así que, al final, lo óptimo es siempre un buen compromiso más que un o esto o aquello, sobre todo cuando va acompañado de una buena dosis de sentido común.
Al fin y al cabo, ¿ese correo hay que enviarlo de verdad de verdad?