Para quien trabaja en el mundo de los eventos es fundamental poder llevar a cabo las tareas de organización y gestión de cualquier tipo de evento de manera eficiente y eficaz. Esto, en un mundo de los eventos cada vez más exigente y en evolución, entre impulsos al cambio y regresos a prácticas consolidadas, significa poder contar con herramientas prácticas, seguras, eficientes y flexibles, y la primera de todas es el software de gestión de eventos.
Más allá del tipo de evento, de sus características, de sus dimensiones y de cómo se articulen sus actividades, el software de gestión de eventos es el centro de todo. Es el lugar desde el que el proyecto de un evento cobra vida, en el que crece y desde el que después se gestiona, antes, durante y después. Es el agregador de todas las personas que directa o indirectamente trabajarán en él o recibirán ayuda para hacer mejor y antes su trabajo, y de todas las funciones y las herramientas – desde las de control de accesos hasta las de gamificación, por ejemplo – que compondrán el evento. En definitiva, es el hub, el nodo, que lo mantiene todo unido: permite gestionar las distintas partes, coordinarlas, modificarlas y tener – algo fundamental, más aún hoy en día – una visión de conjunto de lo que está pasando y de cómo se está desarrollando cada actividad.
Y si esto es cierto (y, créenos, lo es), no solo el software de gestión es una herramienta de la que se hace mal en prescindir, suponiendo que sea posible, sino que es fundamental elegirlo bien, ya que puede convertirse en la plataforma sobre la que construiremos el proyecto no ya de un evento sino, potencialmente, de muchos. Un buen software de gestión de eventos se convierte, de hecho, en un compañero de confianza en el que invertir a medio y largo plazo porque, una vez optimizado según tus necesidades, permite crear plantillas de éxito repetibles hasta el infinito y construir sobre ellas variantes para cada necesidad. Permite comparar datos y procedimientos, construir sobre la experiencia y sacar partido de prácticas y funciones. Porque, si es bueno, un software de gestión de eventos se vuelve como un diamante: para siempre, o casi.
Pero entonces, ¿cómo se elige un buen software de gestión de eventos?
Desde luego no hay una respuesta válida para todas las necesidades; de hecho, también nosotros vendemos nuestro software de gestión de eventos después de haber realizado con los clientes demos en vivo personalizadas que nos permiten conocernos mutuamente y partir de las necesidades reales (pero también de las dudas y los límites) de cada empresa, persona o evento. Sin embargo, algunas características nos parecen más importantes que otras: aquí están.
1. Gestión completa del ciclo de vida del evento
Ante todo, un software de gestión de eventos debería permitir gestionar por completo todo el ciclo de vida del evento, sea cual sea el evento. Un buen software debería ser capaz de ofrecer una suite de herramientas que cubra todas las fases del evento: desde la planificación y la organización hasta la promoción, desde la inscripción de los asistentes hasta el check-in, desde la coordinación logística hasta la comunicación con los asistentes, desde la gestión de las acciones de marketing hasta la realización de análisis posteriores al evento.
2. Herramientas distintas, una única lógica
Flexibilidad e integración: estas son las palabras en torno a las que se juega buena parte del futuro de los eventos de éxito. En un mundo que cambia deprisa se vuelve cada vez más importante ser ágil ante el cambio, ante la variación, ante la innovación. Todo ello choca con la solidez que exige la organización de eventos, sobre todo cuando son complejos. En la organización de eventos no se puede improvisar, porque es como ir a buscarse el desastre. El «secreto» para mantener todo esto unido es, por tanto, tener sistemas fiables, estables y al mismo tiempo modulares y personalizables, capaces de ser seguros tanto en las formas de trabajo como en los resultados, sin volverse rígidos y cerrados. Sistemas que hablen un único idioma pero sepan dialogar también con herramientas de terceros, e integrarlas cuando haga falta para afrontar situaciones particulares y necesidades específicas. Sistemas que se puedan personalizar sin que los costes se disparen y que, al mismo tiempo, puedan acoger, en la medida de lo posible, las formas en que siempre se han hecho las cosas en la empresa. Porque no siempre hay que reinventar la rueda, mientras siga girando.
3. Poner la experiencia en el centro
Ya es una expresión tan manida como «storytelling» o «resiliencia», pero sigue siendo cierta: los eventos de éxito son capaces de poner en el centro la experiencia de todos los que, a distinto título y con distinto papel, participarán en ellos. Si queremos dar a asistentes, patrocinadores, inversores y ponentes – pero también a los operadores, que así trabajan mejor y producen mejores resultados – «una experiencia de valor», no podemos dejar de construirla en torno a sus necesidades, a sus objetivos y a todas las limitaciones que podrían dificultar su consecución. Y esto solo es posible si la herramienta que se usa permite, ya desde la planificación más temprana de cada evento, poner estos elementos en el centro de la mesa para construir después todo lo demás. Parece obvio, pero no lo es. Porque la experiencia a menudo es algo blando y fluido que choca con la rigidez de muchos programas, todavía demasiado en blanco y negro para un mundo en color.
Y ahora la pregunta más espinosa de todas: ¿dónde encuentro un software de gestión de eventos así?
Nuestra respuesta es que a estas alturas hay muchos ahí fuera. El sector está maduro, y han nacido, crecido y se han desarrollado numerosas iniciativas tanto en Italia como en Europa y en el mundo. Eso sí, si quieres una italiana y cercana, puedes empezar por la nuestra y ponerla a prueba tú mismo.
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