Pour qui travaille dans l’événementiel, savoir organiser et conduire efficacement n’importe quel type d’événement est essentiel. Dans un monde de l’événementiel toujours plus exigeant et toujours changeant — pris entre la pression du changement et le retour aux pratiques établies — cela signifie pouvoir compter sur des outils pratiques, sûrs, efficaces et souples, et en premier lieu sur un logiciel de gestion d’événements.
Quels que soient le type d’événement, ses caractéristiques, sa taille ou l’agencement de ses activités, le logiciel de gestion d’événements est au centre de tout. Il est le lieu où le projet d’un événement prend vie, où il grandit et depuis lequel on le conduit ensuite, avant, pendant et après. Il est l’agrégateur de toutes les personnes qui y travailleront directement ou indirectement, ou que l’on aidera à faire leur propre travail mieux et plus tôt, et de toutes les fonctions et de tous les outils — du contrôle d’accès à la gamification, par exemple — qui composeront l’événement. Bref, c’est le carrefour, le nœud qui tient tout ensemble : il permet de gérer les différentes parties, de les coordonner, de les modifier et d’avoir — c’est décisif, et plus encore aujourd’hui — une vision d’ensemble de ce qui se passe et de la marche de chaque activité.
Et si cela est vrai (et, croyez-nous, ça l’est), alors non seulement le logiciel de gestion est un outil dont on se passe difficilement, à supposer que ce soit même possible, mais bien le choisir est essentiel, puisqu’il peut devenir la plateforme sur laquelle nous bâtirons le projet non pas d’un seul événement mais, potentiellement, de beaucoup. Un bon logiciel de gestion d’événements devient un compagnon de confiance dans lequel il vaut la peine d’investir à moyen et long terme parce que, une fois optimisé autour de vos besoins, il permet de créer des modèles gagnants reproductibles à l’infini et d’en construire des variantes pour chaque besoin. Il permet de comparer données et procédures, de capitaliser sur l’expérience et d’engranger pratiques et fonctions. Car s’il est bon, un logiciel de gestion d’événements devient un peu comme un diamant : pour toujours, ou presque.
Alors comment choisir un bon logiciel de gestion d’événements ?
Il n’existe certainement pas une réponse unique qui convienne à tous les besoins — c’est d’ailleurs pourquoi nous ne vendons notre propre logiciel de gestion d’événements qu’après avoir conduit une démo en direct personnalisée avec le client, afin de faire connaissance et de partir des besoins réels (et des doutes et des contraintes) de chaque entreprise, de chaque personne et de chaque événement. Mais certaines qualités nous paraissent plus importantes que d’autres. Les voici.
1. Gérer tout le cycle de vie de l'événement
Avant tout, un logiciel de gestion d’événements devrait permettre de gérer l’ensemble du cycle de vie de l’événement, quel qu’il soit. Un bon logiciel devrait pouvoir offrir une suite d’outils couvrant chaque étape de l’événement : de la planification et de l’organisation à la promotion, de l’inscription des participants au check-in, de la coordination logistique à la communication avec les participants, de la conduite des activités marketing à la production des analyses après l’événement.
2. Des outils différents, une seule logique
Souplesse et intégration : ce sont les mots dont dépend une grande part de l’avenir des événements réussis. Dans un monde qui change vite, il devient toujours plus important d’être agile face au changement, à la variation, à l’innovation. Tout cela est en tension avec la solidité qu’exige l’organisation d’événements, surtout complexes. En organisation d’événements, on n’improvise pas : c’est appeler la catastrophe. Le « secret » pour tenir tout cela ensemble est donc d’avoir des systèmes fiables et stables et en même temps modulaires et personnalisables, sûrs dans leur fonctionnement et dans ce qu’ils produisent sans devenir rigides et fermés. Des systèmes qui parlent une seule langue mais savent aussi dialoguer avec des outils tiers, en les intégrant au besoin pour traiter des situations particulières et des exigences précises. Des systèmes personnalisables sans faire exploser les coûts et capables en même temps d’accueillir, autant que possible, les façons de faire déjà en usage dans l’entreprise. Parce qu’il n’est pas toujours nécessaire de réinventer la roue, du moment qu’elle tourne.
3. Mettre l'expérience au centre
C’est aujourd’hui une expression aussi galvaudée que « storytelling » et « résilience », mais elle reste juste : les événements réussis sont ceux qui savent mettre au centre l’expérience de tous ceux qui y prennent part, à quelque titre et dans quelque rôle que ce soit. Si nous voulons offrir aux participants, aux sponsors, aux investisseurs et aux intervenants — et au personnel aussi, qui travaille alors mieux et produit de meilleurs résultats — « une expérience de vraie valeur », nous ne pouvons pas éviter de la construire autour de leurs besoins, de leurs objectifs et de toutes les contraintes qui pourraient s’y opposer. Et cela n’est possible que si l’outil que vous utilisez permet de mettre ces éléments au centre de la table dès les premières étapes de la conception de n’importe quel événement, et de bâtir tout le reste autour d’eux. Cela paraît évident, mais ça ne l’est pas. Parce que l’expérience est souvent quelque chose de souple et de fluide, qui se heurte à la rigidité de bien des logiciels, encore trop en noir et blanc pour un monde en couleurs.
Et maintenant la question la plus épineuse de toutes : où trouve-t-on un logiciel de gestion d’événements de ce genre ?
Notre réponse, c’est qu’il en existe désormais beaucoup. Le secteur a mûri, et de nombreuses aventures sont nées, ont grandi et se sont développées en Italie, en Europe et dans le monde. Bien sûr, si vous en voulez un italien et à portée de main, vous pourriez commencer par le nôtre, et le mettre à l’épreuve par vous-même.
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