Uno de los factores más importantes para el éxito de un evento es, sin duda, la gestión correcta, eficiente y eficaz de la lista de invitados. Quien organiza eventos de profesión lo sabe: respetar la emoción que despierta asistir a un evento y, al mismo tiempo, mantener el ritmo de las necesidades y las expectativas de los invitados es fundamental para que los asistentes queden satisfechos.
Toda esa presión se puede contener, al menos en parte, gracias al uso de herramientas tecnológicas fiables, prácticas y seguras que ayuden en la gestión de una de las principales cartas de presentación de cualquier evento: el momento del check-in en la entrada. Y si por suerte la tecnología pone cada día nuevas herramientas a disposición de los organizadores de eventos, puede no ser igual de fácil saber cómo utilizarlas al máximo para aprovechar su rendimiento y su impacto.
Por eso hemos querido reunir algunas de las preguntas que nos hacen los organizadores de eventos que llegan hasta nosotros con la necesidad de gestionar listas de asistentes de forma rápida, segura y flexible, y que eligen SharEvent como socio para hacerlo. Las hemos convertido en una pequeña guía de 3 puntos que creemos que puede ser útil —sea cual sea el tipo y el tamaño del evento— para orientar un uso óptimo de este tipo de herramientas.
1. Crea un sistema funcional para recoger y archivar la información
Empecemos por lo más importante: la capacidad de recoger, gestionar y archivar la información sobre los invitados del evento para poder acceder a ella en cualquier momento, a ser posible desde distintos dispositivos, como el ordenador de la oficina y el móvil cuando estás fuera. Claro que, cuando se habla de «app para listas de invitados» —o de «app Guest list», si lo decimos de forma más internacional—, se puede dar por hecho que estas herramientas están pensadas para usarse ante todo en soportes móviles como teléfonos y tabletas. Pero eso, aunque necesario, no basta. Para que se conviertan de verdad en herramientas de trabajo deberían tener alguna característica más, como:
- la posibilidad de gestionar a los invitados tanto de forma agregada como segmentada por listas;
- la posibilidad (o mejor, la eventualidad) de añadir asistentes de última hora e incluso «on the door»;
- la posibilidad de poner en relación a los usuarios, por ejemplo los «+1» en el caso de ceremonias o eventos sociales o, más sencillamente, algunos miembros de listas y sublistas;
- la posibilidad de atribuir a listas distintas permisos distintos, por ejemplo para el acceso a espacios o actividades.
2. Piensa en un ecosistema, no en una herramienta
Sin duda una app Guest list debe, ante todo, ser capaz de gestionar de forma sencilla, eficiente y fiable a los invitados de un evento.
¿Pero es realmente eso todo?
Puede ser útil mirar también un poco más lejos, a ese conjunto de funciones y características que, a medio y largo plazo, pueden marcar de verdad la diferencia entre una herramienta y otra y hacer que una sea más estratégica que la otra. Anotamos algunas, todas ellas fruto de la experiencia acumulada en varios años de actividad en el mundo de los eventos:
- la posibilidad de construir con cada lista de invitados un canal personalizado para comunicar cualquier cosa: desde un cálido mensaje de bienvenida hasta las instrucciones para disfrutar al máximo de la experiencia y, naturalmente, las actualizaciones de última hora;
- la posibilidad de generar engagement y participación a través de las actividades sociales y de encuentro e incluso de gaming;
- la posibilidad de crear áreas reservadas con materiales accesibles solo para los miembros de una lista concreta o dentro de las cuales esos mismos miembros pueden compartir fotos, documentos e información. Espacios así, compartidos y protegidos, podrían convertirse fácilmente en un montón de cosas, desde libros de visitas personalizados hasta el recuerdo de una experiencia inolvidable si, por ejemplo, siguieran disponibles después de que el evento termine.
3. Trabaja sobre un continuo, no sobre un momento
La función de una app para la gestión de listas de invitados es seleccionar quién puede entrar al evento y quién no, y con qué permisos, si los hay. Hay, sin embargo, otros factores, algunos ligados a la especificidad de cada evento y de cada cita, que pueden complicar ligeramente la situación, como en el caso de:
- la necesidad de gestionar no solo los check-in, sino también los check-out, de forma individual o múltiple y por lo tanto con la posibilidad de volver a acceder a la sede o a la sala o sin ella;
- la necesidad de disponer de datos de afluencia y de presencia para analizarlos incluso en tiempo real y conectarlos con otras actividades, como las votaciones o las encuestas de satisfacción;
- eventos recurrentes que permitan apoyarse cada vez en la experiencia (y en los datos) del evento anterior, sin rehacerlo todo desde cero.
Está claro que estos tres puntos no agotan todas las maneras de hacer un uso más estratégico y práctico de una app Guest list. Lo que buscan, más bien, es dar algunas ideas a quien, profesionalmente, está buscando el producto ideal para sus necesidades. Por eso hemos puesto en fila algunas preguntas útiles para hacer una valoración, en nuestra opinión, más completa y exhaustiva, partiendo de las mismas cuestiones que nos guiaron a nosotros al pensar y construir la App Guest list de SharEvent.
Si quieres oír nuestras respuestas, o si quieres hacernos otras preguntas, puedes simplemente escribirnos aquí o solicitar una demo en vivo, durante la cual podemos ver juntos nuestra herramienta en acción.