Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren eines Events ist zweifellos die korrekte, effiziente und wirksame Verwaltung der Gästeliste. Wer Events professionell organisiert, weiß es: Die Vorfreude der Gäste zu respektieren und gleichzeitig mit ihren Bedürfnissen und Erwartungen Schritt zu halten, ist entscheidend für die Zufriedenheit der Teilnehmer.
Ein Teil dieses Drucks lässt sich mit zuverlässigen, praktischen und sicheren technischen Tools abfedern, die die Verwaltung einer der wichtigsten Visitenkarten jedes Events unterstützen: den Check-in am Eingang. Und auch wenn die Technik Veranstaltern zum Glück täglich neue Tools bietet, ist es nicht immer ebenso einfach zu wissen, wie man sie optimal nutzt und ihre Wirkung maximiert.
Deshalb haben wir einige Fragen gesammelt, die uns Veranstalter stellen, die Teilnehmerlisten schnell, sicher und flexibel verwalten müssen und dafür SharEvent als Partner wählen. Daraus ist ein kurzer Leitfaden in 3 Punkten entstanden, der – unabhängig von Art und Größe des Events – helfen soll, solche Tools optimal einzusetzen.
1. Erstellen Sie ein funktionales System für Erfassung und Speicherung der Informationen
Beginnen wir mit dem Wichtigsten, nämlich der Fähigkeit, Informationen über die Gäste des Events zu erfassen, zu verwalten und zu speichern, um jederzeit darauf zugreifen zu können – möglichst von verschiedenen Geräten wie dem Computer im Büro und dem Handy unterwegs. Natürlich kann man bei einer „App für Gästelisten” – oder „Guest-List-App”, international gesagt – davon ausgehen, dass diese Tools vor allem für mobile Geräte wie Smartphones und Tablets gedacht sind. Das ist notwendig, aber längst nicht ausreichend. Damit sie wirklich zu Arbeitswerkzeugen werden, brauchen sie einige Eigenschaften mehr:
- Gäste sowohl gesamt als auch nach Listen segmentiert verwalten zu können;
- Teilnehmer last minute und auch „on the door” hinzufügen zu können;
- Gäste miteinander verknüpfen zu können, etwa die „+1″ bei Zeremonien oder gesellschaftlichen Events oder einzelne Mitglieder von Listen und Unterlisten;
- verschiedenen Listen unterschiedliche Berechtigungen zuweisen zu können, etwa für den Zugang zu Bereichen oder Aktivitäten.
2. Denken Sie an ein Ökosystem, nicht an ein einzelnes Tool
Eine Guest-List-App muss vor allem die Gäste eines Events einfach, effizient und zuverlässig verwalten können.
Aber ist das schon alles?
Es lohnt sich, auch etwas weiter zu blicken: auf jene Funktionen, die mittel- und langfristig den eigentlichen Unterschied zwischen zwei Tools machen und eines davon deutlich strategischer werden lassen. Einige davon, alle aus mehreren Jahren Erfahrung in der Eventbranche:
- aus jeder Gästeliste einen personalisierten Kommunikationskanal für alles machen zu können: von einer herzlichen Willkommensnachricht über Hinweise zum besten Erlebnis bis zu Updates in letzter Minute;
- Engagement und Beteiligung zu erzeugen – über soziale und Begegnungsaktivitäten und sogar über Gaming;
- geschützte Bereiche anzulegen, mit Materialien, die nur Mitglieder einer bestimmten Liste öffnen können und in denen dieselben Mitglieder Fotos, Dokumente und Informationen teilen können. Solche gemeinsamen, geschützten Räume könnten leicht vieles werden, von personalisierten Gästebüchern bis zur Erinnerung an ein unvergessliches Erlebnis, wenn sie etwa auch nach dem Event nutzbar bleiben.
3. Arbeiten Sie an einem Kontinuum, nicht an einem einzelnen Moment
Die Aufgabe einer App zur Gästelistenverwaltung ist zu entscheiden, wer zum Event Zutritt hat und wer nicht – und mit welchen Berechtigungen. Es gibt jedoch weitere Faktoren, manche an die Besonderheiten einzelner Events gebunden, die das Bild etwas komplizierter machen, etwa:
- die Notwendigkeit, nicht nur Check-in, sondern auch Check-out zu verwalten, einzeln oder für Gruppen, also mit oder ohne Möglichkeit, die Venue bzw. den Saal erneut zu betreten;
- der Bedarf an Zutritts- und Anwesenheitsdaten, die auch in Echtzeit ausgewertet und mit anderen Aktivitäten wie Abstimmungen oder Zufriedenheitsumfragen verknüpft werden können;
- wiederkehrende Events, bei denen Sie auf Erfahrung und Daten der vorherigen Ausgabe aufbauen, statt jedes Mal von vorn zu beginnen.
Diese drei Punkte decken sicher nicht alle Wege ab, eine Guest-List-App strategischer und praktischer zu nutzen. Sie sollen vielmehr Anregungen geben für alle, die beruflich das passende Produkt für ihre Anforderungen suchen. Deshalb haben wir einige Fragen zusammengestellt, die unseres Erachtens eine umfassendere Bewertung erlauben – ausgehend von denselben Fragen, die uns beim Konzipieren und Entwickeln der Guest-List-App von SharEvent geleitet haben.
Wenn Sie unsere Antworten hören oder weitere Fragen stellen möchten, können Sie uns einfach hier schreiben oder eine Live-Demo anfragen, in der wir unser Tool gemeinsam in Aktion ansehen.