Organizar un evento es una empresa compleja que exige tiempo, energía y recursos. Ya sea presencial, híbrido o virtual, el objetivo final es siempre el mismo: crear una experiencia inolvidable para los asistentes. Al mismo tiempo, quien trabaja en el sector de la organización de eventos también debe preocuparse, ahora quizá más que nunca, de tener el presupuesto bajo control y de optimizar los recursos disponibles. Por eso disponer de herramientas que ayuden a ahorrar tiempo, energía y dinero sin comprometer la calidad de la experiencia de los asistentes es cada vez más importante.
Las encuestas y las votaciones pueden ser dos de esas herramientas al menos de tres maneras, todas fáciles de integrar en cualquier estructura organizativa del mundo de los eventos, sea cual sea su tipo y su tamaño.
1. Encuestas y votaciones para identificar necesidades, preferencias y tendencias de los asistentes
Ya antes del evento, las encuestas y las votaciones pueden usarse para recoger información valiosa sobre las preferencias y las tendencias de los asistentes. Analizando estos datos se puede entender cómo orientar la planificación y la realización del evento hacia las actividades y los temas que tienen más valor, y se puede evitar invertir tiempo y recursos en actividades que quizá no interesen y que, por tanto, podrían resultar inversiones perdidas, cuando no auténticos desperdicios.
¿Los secretos para hacer todo esto? Dos.
El primero: construir un conjunto de preguntas capaz de hacer que las personas se expresen de forma clara y precisa, para obtener indicaciones que se traduzcan de inmediato en acciones y prácticas concretas.
El segundo: pedir a las personas que se pronuncien solo sobre aquellas áreas o temas en los que sus aportaciones podrán tenerse realmente en cuenta y aplicarse, al menos en parte. De lo contrario, el efecto bumerán está asegurado.
2. Encuestas y votaciones para optimizar la gestión del evento
Durante el evento, las encuestas y las votaciones pueden usarse para tener bajo control la satisfacción de los asistentes e introducir correcciones o cambios en tiempo real. La gestión de las actividades se vuelve así más eficiente y la calidad de la experiencia se mantiene alta. Además, cuando están construidas expresamente para ello, las encuestas y las votaciones pueden ayudar a identificar posibles problemas técnicos o logísticos antes de que se conviertan en incidencias, lo que permite ahorrar tiempo y energía en su gestión y su resolución.
En este caso, evidentemente, los criterios que hay que tener presentes son el momento en que se realizan las actividades de medición, para que puedan dar información puntual, clara y aprovechable, y la rapidez de análisis de los datos, para que puedan convertirse rápidamente en soluciones y acciones.
3. Encuestas y votaciones para crear embajadores
Por último, las encuestas y las votaciones son también una excelente manera de obtener otros dos resultados que se traducen de inmediato en ahorros para la organización y para el evento. Al pedir a las personas que se expresen sobre sus deseos y sus expectativas respecto al evento, de hecho, las activas. Y, como se sabe, quien participa desde el principio en las decisiones estratégicas de un evento no solo se sentirá más motivado para asistir, con el efecto de reducir los no-shows y las cancelaciones, sino que a menudo se comprometerá también a que otras personas hagan lo mismo, activando así la forma más eficaz de promoción: el boca a boca.
De estas tres maneras, las encuestas y las votaciones pasan de ser «simples» herramientas de feedback y de engagement a convertirse en auténticas palancas estratégicas para los organizadores que quieren sacar el máximo partido de su evento. Además, se han convertido ya en un componente normal de cualquier actividad participativa: la gente las espera y espera poder decir lo que piensa. Es más, a menudo está deseando hacerlo. Vale la pena, por tanto, aprovechar al máximo el potencial de estas herramientas no solo en la forma, sino en el fondo, dada además su enorme versatilidad.
Eso sí, hay que tener las herramientas adecuadas no solo para construirlas, sino también para administrarlas, para recoger las respuestas y poder convertirlas en información clara y aprovechable.
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