Ein Event zu organisieren ist ein komplexes Unterfangen, das Zeit, Energie und Ressourcen erfordert. Ob in Präsenz, hybrid oder virtuell – das Ziel ist immer dasselbe: ein unvergessliches Erlebnis für die Teilnehmer. Gleichzeitig muss, wer im Eventmanagement arbeitet, heute mehr als je zuvor das Budget im Blick behalten und die verfügbaren Ressourcen optimieren. Deshalb werden Werkzeuge, die Zeit, Energie und Geld sparen, ohne die Qualität des Erlebnisses für die Teilnehmer zu beeinträchtigen, immer wichtiger.
Umfragen und Live-Abstimmungen können auf mindestens drei Wegen solche Werkzeuge sein – alle leicht in jede Organisationsstruktur der Eventwelt einzufügen, unabhängig von Typ und Größe.
1. Umfragen und Live-Abstimmungen, um Bedürfnisse, Vorlieben und Trends der Teilnehmer zu erkennen
Bereits vor dem Event können Umfragen und Abstimmungen genutzt werden, um wertvolle Informationen zu Vorlieben und Trends der Teilnehmer zu sammeln. Die Analyse dieser Daten zeigt, wie sich Planung und Durchführung des Events auf die Aktivitäten und Themen mit dem größten Wert ausrichten lassen und wie sich vermeiden lässt, Zeit und Ressourcen in Aktivitäten zu investieren, die niemanden interessieren und damit zu Verlusten, wenn nicht zu reiner Verschwendung führen.
Die Geheimnisse dahinter? Es sind zwei.
Erstens: Fragen so aufbauen, dass sich die Teilnehmer klar und präzise äußern und die Antworten direkt in konkrete Maßnahmen übersetzt werden können.
Zweitens: die Teilnehmer nur zu den Bereichen und Themen befragen, bei denen ihre Beiträge wirklich berücksichtigt und mindestens teilweise umgesetzt werden können. Sonst ist der Bumerangeffekt garantiert.
2. Umfragen und Abstimmungen zur Optimierung der Eventabwicklung
Während des Events können Umfragen und Abstimmungen genutzt werden, um die Zufriedenheit der Teilnehmer zu überwachen und in Echtzeit Korrekturen oder Änderungen vorzunehmen. So wird die Abwicklung effizienter und die Qualität des Erlebnisses bleibt hoch. Gezielt aufgebaut helfen Umfragen und Abstimmungen außerdem, technische oder logistische Probleme zu erkennen, bevor sie kritisch werden, und sparen Zeit und Energie bei deren Bearbeitung und Lösung.
Entscheidend sind hier natürlich der richtige Zeitpunkt der Messungen, damit sie genaue, klare und nutzbare Informationen liefern, und die Geschwindigkeit der Datenanalyse, damit die Ergebnisse schnell zu Lösungen und Maßnahmen werden.
3. Umfragen und Abstimmungen zur Gewinnung von Ambassadors
Schließlich sind Umfragen und Abstimmungen auch ein hervorragender Weg zu zwei weiteren Ergebnissen, die sich unmittelbar in Einsparungen für die Organisation und das Event übersetzen. Indem Sie die Teilnehmer nach ihren Wünschen und Erwartungen an das Event fragen, aktivieren Sie sie. Und bekanntlich fühlen sich Personen, die von Anfang an in die strategischen Entscheidungen eines Events einbezogen werden, nicht nur stärker motiviert teilzunehmen, was No-Shows und Absagen reduziert, sondern sie bringen oft auch andere dazu, es ihnen gleichzutun, und lösen damit die wirksamste Form der Werbung aus: Mundpropaganda.
Auf diese drei Weisen werden Umfragen und Abstimmungen von „einfachen“ Feedback- und Engagement-Werkzeugen zu echten strategischen Hebeln für Veranstalter, die das Maximum aus ihrem Event holen wollen. Zudem sind sie längst normaler Bestandteil jeder partizipativen Aktivität: die Teilnehmer erwarten sie und erwarten, sich äußern zu können. Oft können sie es kaum abwarten. Es lohnt sich also, das Potenzial dieser Werkzeuge nicht nur formal, sondern inhaltlich voll zu nutzen, zumal sie äußerst vielseitig sind.
Natürlich braucht es die richtigen Werkzeuge, um sie nicht nur zu erstellen, sondern auch durchzuführen, die Antworten zu sammeln und in klare, nutzbare Informationen zu verwandeln.
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