Las soluciones

1. Feria virtual

Con SharEvent Feria virtual se creó un entorno virtual personalizado dentro del cual cada empresa dispuso de su propia oficina virtual: un espacio totalmente personalizable con la marca dentro del cual era posible: 

• contar la empresa
• programar entrevistas
• señalar las ofertas de empleo activas 
• indicar los detalles de los perfiles buscados

2. Reserva y gestión de citas

El corazón palpitante del evento fue el sistema de gestión de las entrevistas de encuentro entre empresas y profesionales, desde su reserva hasta la valoración de los CV. 

El proceso se diseñó y se construyó hasta el último detalle para garantizar funcionalidad, seguridad y una experiencia agradable, y se articuló por tanto en: 

• Creación de la agenda de citas

Cada responsable de RR. HH. pudo crear su propia agenda de citas indicando, para cada día de feria, los horarios de disponibilidad para las entrevistas (por ejemplo, de 10 a 12 y de 15 a 18) y las franjas disponibles y reservables correspondientes (por ejemplo, al indicar citas de 15 minutos cada una, SharEvent creó 4 franjas de cita por cada hora de disponibilidad indicada). 

• Publicación de las agendas de citas

Las agendas se pusieron a disposición de los asistentes, que pudieron así reservar de forma autónoma su propia cita, eligiendo directamente entre los horarios disponibles.

• Aprobación o rechazo de las entrevistas

En el momento de inscribirse en la feria, a cada asistente se le pidió subir su CV al área personal como condición indispensable para poder reservar las entrevistas con las empresas. Esto permitió a los responsables de RR. HH. de las empresas consultar los CV ya en el momento de la reserva, para decidir si aceptaban o rechazaban la entrevista. Solo con la aceptación se confirmaba la cita, con el envío de una notificación por navegador y por email tanto al candidato como al responsable de RR. HH.

• Gestión de agendas y cambios

A cada empresa se le dio la posibilidad no solo de monitorizar las reservas de las franjas presentes en la agenda, sino también de cambiar el horario de las citas moviendo a los candidatos a franjas distintas o de marcar algunos horarios como no disponibles. En caso de cambio de las citas, los candidatos recibieron notificación del cambio en tiempo real. 

• Gestión de las invitaciones a las entrevistas

Para garantizar el encuentro óptimo entre la oferta y la demanda de empleo durante la feria, a los responsables de recursos humanos de todas las empresas participantes se les dio la posibilidad de filtrar la lista de inscritos (por ejemplo, por competencias o por ciudad de procedencia) e invitarlos por email a reservar una entrevista.

• Realización de las entrevistas

Cada empresa tuvo la posibilidad de introducir en la plataforma el enlace a su propia videollamada para realizar la entrevista.

NOTA:
Todas las actividades y los procedimientos relativos a la organización y la gestión de las entrevistas —desde la gestión de las citas hasta la valoración de los CV, desde el envío de comunicaciones hasta el networking— son perfectamente aplicables, con la misma funcionalidad y practicidad, también en el caso de eventos presenciales, porque el sistema permite gestionar igualmente de forma integrada todo el recorrido anterior y posterior a la entrevista aunque esta se produzca en persona. Esto hace que el sistema sea especialmente versátil también en el caso de eventos que se realizan con modalidades diferentes (por ejemplo, ediciones online, ediciones híbridas y/o presenciales).

3. Networking
   Mediante la creación de espacios y ocasiones y la puesta a disposición de herramientas ad hoc, se estimuló el networking entre profesionales y entre profesionales y empresas para incentivar tanto el conocimiento mutuo como el intercambio de información. Estas actividades estimularon aún más la creación de relaciones y aumentaron tanto el número de citas fijadas como el de entrevistas efectivamente realizadas. 

4. Webinars

Como apoyo adicional a las actividades de RR. HH. y de selección, un nutrido calendario de talleres por webinar se propuso poner de relieve las particularidades técnicas y operativas de las empresas presentes en la feria y reunir así en torno a ellas un interés más perfilado por parte de los profesionales. Esto contribuyó a aumentar la calidad —y, en consecuencia, el valor— de las citas y entrevistas posteriores, reduciendo al mismo tiempo la dispersión de recursos y la pérdida de tiempo para ambas partes. 

Conclusiones

Partiendo de los objetivos del evento —hacer que se encuentren la oferta y la demanda de empleo en el sector tech—, Techjobsday 2022 fue capaz de crear valor gracias a la tecnología.

Al tratarse de un evento online, el activo fundamental fue la «Ciudad digital», un espacio online que tenía que ser al mismo tiempo bonito y funcional, agradable y práctico para todos los stakeholders implicados. Esto fue posible gracias a la creación de un espacio con marca propia y personalizado dentro del cual no solo pudieran ponerse en valor promotores y empresas, sino que estuvieran disponibles todas las funciones centrales (espacio expositivo, sistema de reserva y gestión de los encuentros, intercambio de documentos e información) y las «de apoyo», como los servicios relativos a la actualización y la formación (talleres) o al networking y a la creación —también informal— de relaciones.

Mantener unida toda esta compleja arquitectura fue más sencillo en el momento en que el esqueleto que la hizo moverse fue único, gracias al software de gestión de SharEvent, que permitió los dos niveles de actividad necesarios: el de la operativa directa por parte de la organización del evento y el gestionado de forma autónoma por cada asistente, relativo principalmente a la organización y a la realización de las entrevistas. Un sistema único pero capaz de operar en dos niveles a la vez permitió reducir la complejidad de gestión de un proyecto tan articulado y, al mismo tiempo, tenerlo todo bajo control, dando a cada asistente la autonomía necesaria para gestionar las actividades según sus propias necesidades y posibilidades.