Hay una vieja película de Tom Stoppard que se llama «Rosencrantz y Guildenstern han muerto». Viene de la divertidísima obra de teatro del mismo nombre, en la que los dos personajes, amigos de infancia de Hamlet, son llamados a entretenerlo en la corte de Dinamarca, adonde llegan junto a una compañía teatral que representa, precisamente, Hamlet.
La película es surrealista y de gran ironía, y una de sus partes más memorables es el «juego de las preguntas»: un extraño partido de tenis que Rosencrantz y Guildenstern juegan a golpe de retórica, con saques de negaciones, ataques de afirmaciones y remates de preguntas retóricas, ganando o perdiendo puntos. Exactamente los mismos —al menos uno, seguro— que perderíamos nosotros por la pregunta retórica del título de este artículo.
Porque, evidentemente, todo lo que escribamos a partir de ahora irá exactamente en la dirección contraria y tendrá el objetivo de demostrar —suponiendo que haga falta de verdad, ya que hablamos a profesionales de la organización de eventos— que las apps para eventos no son solo gadgets o herramientas para hacer branding, sino mucho más. Y que precisamente por lo que saben hacer deberían estar en la caja de herramientas de cualquier profesional que quiera hacer eventos bien gestionados y funcionales, pero también y sobre todo interesantes, emocionantes y capaces de producir resultados concretos para todas las personas que participan.
Empecemos, entonces, desmontando un par de mitos ligados a esta herramienta.
1. Las apps para eventos son solo para los asistentes al evento
La app para eventos es una herramienta tanto para los asistentes como para todos los que tienen intereses económicos ligados al evento. Los organizadores, los inversores, los patrocinadores y los expositores, cuando participan en eventos, tienen una perspectiva muy precisa, expectativas y objetivos que pueden alcanzar más fácilmente si disponen de un conjunto de herramientas que les ayude a gestionar las actividades, los espacios y los procedimientos. Naturalmente, esas herramientas también deben ser cómodas, fiables y estar siempre disponibles; si no, en el caos de la operativa diaria de un evento es como no tenerlas. Es aquí donde una app para eventos pensada como una herramienta de trabajo y no solo como un escaparate web puede convertirse de verdad en un recurso, y por eso nosotros la hemos creado exactamente así.
2. Las apps para eventos son un coste más para el evento
Nada más equivocado.
Las apps para eventos —cuando están bien diseñadas y funcionan, claro— están entre las herramientas más eficaces para ahorrar dinero, tiempo y energías tanto en la fase de organización como en la de gestión del evento.
¿Algún ejemplo?
Pueden sustituir tornos y puestos de check-in por herramientas que el personal de sala y de acogida lleva cómodamente en el bolsillo, como el smartphone, para un control de accesos rápido, práctico y seguro. Si se quiere, las apps pueden incluso sustituir directamente al personal de check-in cuando se acompañan de lectores de códigos QR e impresoras inalámbricas que los asistentes pueden usar de forma autónoma y segura para gestionar sus entradas a la sede y a las salas e imprimir en un momento entradas y acreditaciones.
Una app para eventos que acompaña a los asistentes durante toda su estancia en el evento (tanto presencial como online) permite además ahorrar tiempo, dinero y a menudo también quebraderos de cabeza, porque las personas están siempre informadas y al día, tienen siempre a mano, de forma práctica y rápida, documentos, datos y noticias y pueden optimizar su tiempo y el de todos los demás, permitiendo a todos aprovechar al máximo las oportunidades que ofrece el evento. Esto significa no solo que se puede asignar mejor al personal de información y apoyo a los asistentes, sino que para ellos bajará el nivel de estrés ligado a la actualización y a la búsqueda de información, porque estará disponible directamente en sus dispositivos.
Se reducirán además los costes de impresión y producción de materiales, con lo que el evento no solo será más económico, sino también más sostenible y ecológico.
Y añadamos que:
3. Las apps para eventos son herramientas con las que hacer marketing basado en datos
Gracias a su versatilidad —es decir, a las muchas cosas que se pueden hacer y permitir hacer a través de una app para eventos— se pueden recoger datos útiles para las actividades de marketing antes, durante y después del evento. Estimulando el networking, recogiendo pareceres y opiniones con encuestas y valoraciones o creando juegos ligados al evento o a las iniciativas de cada inversor o expositor, se pueden obtener muchos datos que tanto los organizadores como los expositores pueden usar para mejorar las actividades en curso o para planificarlas mejor de cara al futuro. Un sistema en el que todos ganan y que produce valor de inmediato y a lo largo del tiempo.
Pensar en las apps para eventos como simples herramientas para hacer más bonito, más agradable y más atractivo el propio evento sería, por tanto, no solo reductor, sino incluso limitante respecto al valor de la experiencia y a la satisfacción que se pueden crear en cambio. Y la idea no es muy atractiva, ¿verdad?
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