Es gibt einen alten Film von Tom Stoppard mit dem Titel „Rosencrantz und Guildenstern sind tot“. Er stammt aus dem gleichnamigen, sehr vergnüglichen Theaterstück, in dem die beiden Figuren, Jugendfreunde Hamlets, ihn am dänischen Hof unterhalten sollen, wo sie zusammen mit einer Schauspieltruppe eintreffen, die genau das aufführt: Hamlet.
Der Film ist surreal und voller Ironie, und einer seiner denkwürdigsten Teile ist das „Fragenspiel“: ein seltsames Tennismatch, das Rosencrantz und Guildenstern mit Rhetorik spielen – Aufschläge aus Verneinungen, Angriffe aus Behauptungen, Schmetterbälle aus rhetorischen Fragen – und dabei Punkte gewinnen oder verlieren. Genau solche Punkte – mindestens einen, sicher – würden wir für die rhetorische Frage im Titel dieses Artikels verlieren.
Denn alles, was wir von hier an schreiben, geht natürlich in die entgegengesetzte Richtung und soll zeigen – sofern das überhaupt nötig ist, da wir mit Eventprofis sprechen –, dass Event-Apps nicht nur Gadgets oder Branding-Werkzeuge sind, sondern viel mehr. Und dass sie gerade wegen ihrer Möglichkeiten in den Werkzeugkasten jedes Profis gehören, der gut organisierte und praktische Events machen will, vor allem aber interessante, mitreißende Events, die konkrete Ergebnisse für alle Beteiligten bringen.
Beginnen wir also damit, ein paar Mythen über dieses Werkzeug auszuräumen.
1. Event-Apps sind nur für die Teilnehmer des Events
Die Event-App ist ein Werkzeug für Teilnehmer ebenso wie für alle, die wirtschaftliche Interessen am Event haben. Veranstalter, Investoren, Sponsoren und Aussteller haben auf Events nämlich eine sehr genaue Perspektive, Erwartungen und Ziele, die sie leichter erreichen, wenn sie über Werkzeuge verfügen, die ihnen bei Aktivitäten, Flächen und Abläufen helfen. Diese Werkzeuge müssen natürlich auch bequem, zuverlässig und immer verfügbar sein, sonst ist es im Alltagschaos eines Events, als hätte man sie nicht. Genau hier kann eine Event-App, die als Arbeitswerkzeug und nicht nur als Web-Schaufenster gedacht ist, wirklich zur Ressource werden – und deshalb haben wir sie genau so entwickelt.
2. Event-Apps sind ein zusätzlicher Kostenfaktor für das Event
Nichts ist falscher.
Event-Apps – wenn sie gut gestaltet sind und funktionieren, versteht sich – gehören zu den wirksamsten Werkzeugen, um Geld, Zeit und Energie zu sparen, sowohl bei der Organisation als auch bei der Durchführung des Events.
Einige Beispiele?
Sie können Drehkreuze und Check-in-Schalter ersetzen – durch Werkzeuge, die Saal- und Empfangspersonal bequem in der Tasche hat, etwa das Smartphone, für eine schnelle, praktische und sichere Zutrittskontrolle. Auf Wunsch können Apps das Check-in-Personal sogar ganz ersetzen, wenn sie mit QR-Code-Lesern und WLAN-Druckern kombiniert werden, die Teilnehmer eigenständig und sicher nutzen, um ihren Zutritt zur Venue und zu den Sälen zu verwalten und Tickets und Badges in Sekunden zu drucken.
Eine Event-App, die die Teilnehmer während ihres Aufenthalts begleitet (bei Präsenzevents wie online), spart außerdem Zeit, Geld und oft auch Ärger, weil die Menschen stets informiert und auf dem aktuellen Stand sind: Sie haben Dokumente, Daten und Neuigkeiten schnell und bequem zur Hand und können ihre eigene Zeit und die aller anderen optimal nutzen, sodass alle die Chancen des Events voll ausschöpfen. Das heißt nicht nur, dass Personal für Information und Teilnehmerbetreuung besser eingesetzt werden kann, sondern auch, dass dessen Stresslevel sinkt, weil die gesuchten Informationen direkt auf den Geräten verfügbar sind.
Auch die Kosten für Druck und Produktion von Materialien sinken, was das Event nicht nur günstiger, sondern auch nachhaltiger und umweltfreundlicher macht.
Hinzu kommt:
3. Event-Apps sind Werkzeuge für datengetriebenes Marketing
Dank ihrer Vielseitigkeit – also der vielen Dinge, die man über eine Event-App tun und tun lassen kann – lassen sich Daten sammeln, die für das Marketing vor, während und nach dem Event nützlich sind. Indem Sie Networking fördern, Meinungen und Einschätzungen über Umfragen und Bewertungen erheben oder Spiele rund um das Event oder die Initiativen einzelner Investoren und Aussteller schaffen, gewinnen Sie viele Daten, die Veranstalter und Aussteller nutzen können, um laufende Aktivitäten zu verbessern oder künftige besser zu planen. Ein Win-win-System, das sofort und langfristig Wert schafft.
Event-Apps als einfache Werkzeuge zu sehen, die das eigene Event schöner, angenehmer und reizvoller machen, wäre daher nicht nur verkürzt, sondern angesichts des Erlebniswerts und der Zufriedenheit, die sich sonst erzeugen ließen, sogar einschränkend. Keine besonders reizvolle Vorstellung, nicht wahr?
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