Partout, dans le monde de l’événementiel, on entend dire que le secret des expériences mémorables consiste à mettre les participants — et leurs besoins — au centre et à construire autour d’eux. Dans la plupart des cas, pourtant, cela se traduit par une conception qui part de l’idée que les organisateurs se font des participants, ou d’informations recueillies lors d’un événement précédent qu’on leur a demandé d’évaluer.
On a encore souvent tendance à penser que les questionnaires d’évaluation ou de satisfaction et les sondages sont des outils à utiliser pendant l’événement ou à sa fin, pour recueillir des jugements dont on fera son miel plus tard.
Et si l’on commençait plutôt à déplacer cette démarche, ces « conversations » avec nos publics, bien plus haut dans le processus de construction d’un événement, jusqu’à faire des sondages et des votes le « la » à partir duquel bâtir tout le reste ?
Nous activerions ce qui s’appelle, de façon plus structurée, la co-conception : l’une des ressources stratégiques dont disposent les organisateurs face à un monde événementiel de plus en plus concurrentiel, fait de publics de plus en plus exigeants parce que plus mûrs, plus avertis et décidés à investir leur temps et leur argent de façon ciblée.
Intégrer les participants au processus de construction d’un événement dès les premières phases peut aider à répondre à leurs besoins sans compliquer la vie de l’organisation mais, au contraire, en optimisant les ressources et en réduisant même les gaspillages ; et, au bout du compte, cela peut être un moyen de produire des résultats plus appréciés. Un mécanisme gagnant-gagnant qu’il semble impossible d’ignorer.
Alors pourquoi ne le fait-on pas couramment, ? Parce que co-concevoir sérieusement est aussi fatigant, coûteux (cela demande des ressources de gestion et de coordination, par exemple) et peut devenir très frustrant et difficile, comme tous les parcours qui exigent une collaboration étroite entre des personnes différentes.
Donc, on peine d’un côté ou de l’autre ? En un sens oui mais, puisque la co-conception n’est pas un interrupteur « allumé/éteint » mais un continuum, on peut la doser et en prendre des quantités soutenables, qui permettent d’activer certains processus sans se laisser submerger.
Comment ? En commençant par où nous sommes partis, c’est-à-dire par les bases : demander aux participants ce qu’ils veulent et ce qu’ils jugent important, par des votes et des sondages diffusés par newsletter, application ou réseaux sociaux, pour repérer les thèmes pertinents, les préférences et les contenus.
Rien que cela, une activité relativement simple et gérable, permet d’obtenir au moins trois bénéfices substantiels :
1. Activation rime avec satisfaction
L’implication des participants crée les conditions d’une plus grande satisfaction à l’égard de l’événement, parce que :
- les besoins exprimés ont plus de chances d’être satisfaits de façon ciblée.
- les demandes sont d’ordinaire plus réalistes, puisque les participants, se sentant impliqués, sont plus conscients et tendent à aligner leurs souhaits sur les ressources disponibles.
Un meilleur alignement entre les attentes du public et les objectifs de l’événement favorise en outre l’engagement et augmente le retour sur investissement, élément crucial pour tout organisateur en entreprise.
2. Activation rime avec collaboration
Nous l’avons déjà vu avec les demandes : dès lors qu’on se sent directement impliqué, on est plus raisonnable et plus coopératif. Autrement dit, on est plus disposé à faire en sorte que les choses aillent au mieux, ce qui aide généralement tout à aller exactement dans cette direction. Bien sûr, on ne peut pas espérer résoudre ou prévenir tous les problèmes, mais si tout le monde rame dans le même sens, on affronte aussi des courants plus agités que d’habitude.
3. Activation rime avec promotion
Nous l’avons déjà vu plusieurs fois, y compris en parlant de marketing et de promotion des événements : les participants qui se sentent impliqués et engagés par l’événement en sont les premiers et plus efficaces promoteurs. Dès lors qu’ils considèrent l’événement — au moins en partie — comme le leur, comme quelque chose auquel ils ont contribué activement, les gens sont en général plus disposés à mettre leur voix, leur visage et leurs relations au service du succès du projet. Et l’on sait qu’il n’y a pas de promotion plus efficace que celle de ceux qui s’engagent personnellement et font jouer le bouche-à-oreille.
Tout cela s’obtient-il seulement avec des sondages et des votes ? Oui, s’ils sont bien conçus, réalisés avec autant de soin et diffusés de façon stratégique, en activant une série de canaux qui peuvent — comme les cercles concentriques d’un caillou jeté dans un étang — s’élargir progressivement.
Pour susciter une participation de qualité, il est en effet judicieux de commencer par les personnes qui nous sont déjà les plus proches, celles dont nous connaissons le mieux la façon de penser et d’agir. Ce sont elles qui nous donneront les premiers avis de valeur, par les canaux les plus directs que nous entretenons avec elles, comme les newsletters ou les applications.
Pour ceux qui sont plus éloignés, mais tout aussi importants à impliquer, nous pouvons utiliser des canaux plus structurés, où l’outil lui-même sollicite d’une certaine façon la participation. Pensons par exemple à la gamification, qui peut soutenir ces enquêtes en y introduisant des éléments de jeu et de plaisir, leviers importants de motivation.
Bref, pour activer les gens les outils peuvent être nombreux et la conception aide à repérer les meilleurs. Mais la bonne conception, celle qui fera l’avenir des événements, sera assurément de plus en plus participative. Alors pourquoi ne pas commencer tout de suite ?