Organiser des événements MICE peut être un défi complexe, surtout parce qu’il s’agit souvent de grands événements, avec de larges publics et un mélange de participants tant par leur profil que par leurs intérêts. Comment concilier alors le besoin d’une offre variée — qui satisfasse des publics différents — avec le besoin tout aussi pressant que cette variété ne désoriente pas les participants, ne les laisse pas perdus et ne les pousse pas à renoncer à tirer le meilleur de l’expérience simplement parce que « c’est trop compliqué » ?
Une réponse possible à cette question est : « En créant des parcours personnalisés ». Mais comment y parvenir sans finir par organiser plusieurs événements différents à l’intérieur d’un même contenant, ce qui deviendrait extrêmement coûteux en ressources comme en énergie ?
Il suffit d’idées claires et de la bonne technologie. Voyons donc ensemble trois façons d’y arriver vraiment, et les bénéfices concrets qu’elles peuvent apporter.
1. Laissez chaque participant créer son événement sur mesure
Imaginez que vous participiez à un grand événement MICE dont le programme est bourré de sessions et de rendez-vous. Selon toute vraisemblance, à y regarder de près, chaque participant aura des intérêts différents et des objectifs précis, et créer une expérience sur mesure pour chacun d’eux serait un travail titanesque. Alors pourquoi ne pas contourner le problème en donnant aux participants la possibilité de sélectionner les sessions, les thèmes ou les intervenants qui les intéressent le plus et de les ajouter à leur propre calendrier, en créant de fait un événement ajusté à leurs besoins, à leurs goûts et à leurs intérêts ? Le résultat serait non seulement un engagement plus fort, parce qu’ils se sentiraient davantage au centre du dispositif, mais aussi la possibilité pour eux d’organiser efficacement leur présence, ce qui rend l’expérience plus utile. Compliqué ? Pas nécessairement. Grâce à un système d’étiquettes dans une application événementielle optimisée pour l’événement, chaque participant pourrait aisément se construire un agenda personnalisé avec le détail de chaque rendez-vous et s’en servir pour organiser activités et déplacements, en perdant moins de temps et d’énergie et en repartant plus satisfait.
2. Ne sous-estimez pas la valeur des espaces réservés
Quand nous parlons d’événements MICE, nous parlons souvent d’événements qui réunissent des participants, des délégués et des délégations, des intervenants, des sponsors et des exposants. Et si toute cette variété est indéniablement une richesse, l’expérience nous apprend qu’elle peut aussi être très exigeante. Dans ces cas-là, donner à chaque groupe la possibilité de se retirer dans des espaces réservés plus calmes peut être un avantage considérable, tant pour le confort de chacun que pour l’efficacité du networking qui, nous ne nous lasserons pas de le répéter, est fondamental dans tout événement.
Nous entendons déjà votre question : mais de combien d’espace ai-je besoin ? Là encore, pas nécessairement beaucoup.
Ou plutôt, pas beaucoup en mètres carrés, mais peut-être beaucoup en performance technologique.
Les espaces auxquels nous pensons tiennent dans le creux de la main, s’ils sont virtuels, et restent parfaitement capables de créer des lieux différents pour des types d’utilisateurs différents. Et des parcours personnalisés, et des espaces pour consulter et conserver des documents confidentiels, et des bons, des billets, des laissez-passer, des badges, et ainsi de suite. Naturellement, dans ces cas-là, l’accès à chaque espace réservé peut être paramétré à l’avance pour attribuer droits et privilèges, et devra être lié à un identifiant et à un mot de passe pour garantir la plus stricte confidentialité des données.
À l’intérieur, vous pourrez ensuite proposer toute une gamme de services et d’occasions — les uns communs à tout type d’événement, les autres plus thématiques — comme, pour ne donner qu’un exemple, la possibilité de créer des profils personnels avec photo, coordonnées et contacts afin d’être visible des autres et d’échanger avec eux. Vous enrichissez ainsi non seulement l’expérience, mais vous favorisez aussi l’échange d’informations et la construction de relations.
3. N’oubliez pas le marketing
Chaque fois que nous parlons de personnaliser les expériences dans le monde des événements professionnels (et pas seulement là), nous parlons nécessairement aussi de marketing. Mieux : de marketing personnalisé. Nous savons tous que le marketing individualisé est, en général, à la fois l’une des actions au plus fort retour sur investissement et l’une des plus coûteuses ; nous savons aussi que chaque activité dans laquelle les gens choisissent, agissent et décident s’accompagne de l’acquisition d’une ressource fondamentale : les données. Il s’agit donc, dans ces cas-là, moins de « faire encore plus de choses » que d’optimiser ce que vous faites déjà, et précisément de mieux exploiter les données que vous recueillez déjà. Ces données peuvent en effet être transformées, assez facilement, en ingrédients d’un marketing tout aussi personnalisé, qui sera donc non seulement mieux ciblé mais aussi mieux accueilli, et donc plus efficace.
Et si ce sont là trois réflexions sur ce que la personnalisation peut apporter à des événements aussi vastes et complexes que ceux qui relèvent d’ordinaire de la large définition du MICE, il pourrait bien y en avoir d’autres, plus ou moins ajustées aux caractéristiques et aux besoins de chaque événement. Ce que nous voulons souligner ici, c’est que la seule limite en la matière est l’imagination et la capacité de conception — tout sauf étroite — des personnes qui organisent ces événements. Et que la technologie peut être une excellente alliée pour mener ces projets à bien et les faire travailler à produire des résultats.