Nous le savons bien : les données sont une ressource précieuse pour les organisateurs d’événements, parce qu’elles donnent une image détaillée de l’événement, de sa performance, de ses points forts et de ses points faibles. Elles servent à analyser ce qui a bien marché et ce qui peut être amélioré lors des prochaines éditions, et à rendre compte des activités et des résultats aux parties prenantes. Mais si elles pouvaient aussi vous faire économiser ?
Réduire les dépenses inutiles et concentrer les ressources sur ce qui compte le plus, déterminer quelles activités ont le plus d’impact sur le public et sur les sponsors afin de les optimiser, et négocier de meilleurs contrats sont autant d’éléments décisifs pour la réussite d’un événement. Aujourd’hui, ils peuvent faire la différence entre une édition de plus et pas d’édition du tout. Disposer d’une base de données solide sur laquelle prendre les décisions les plus utiles peut réellement devenir un atout dans la manche des organisateurs les plus prévoyants, à condition que ces données soient non seulement fiables et disponibles au bon moment, mais aussi stratégiques au regard des objectifs. Voyons quelques exemples : concrètement, comment les données peuvent-elles nous faire économiser quand nous organisons un événement ?
1. Pour vous et votre équipe :
Suivre les espaces et les flux pour déployer votre équipe le plus efficacement possible
Pas seulement en temps de pandémie, mais chaque fois que l’on organise des événements dans des espaces limités, il y a deux exigences à tenir ensemble. La première consiste à donner à l’événement le dynamisme dont il a besoin pour garder les participants actifs, pour créer des occasions de networking et de rencontre et pour orienter les flux vers les espaces stratégiques (des salles plénières, plus institutionnelles, à l’espace d’exposition). La seconde consiste à rendre tout cela gérable et organisé, non seulement pour les participants mais aussi pour l’organisation et son personnel. Il peut être désastreux qu’une plénière d’ouverture ou de clôture se tienne devant une salle à moitié vide, mais il est tout aussi important d’éviter les bousculades et les files d’attente aux stands ou, à l’inverse, que des démonstrations et des ateliers — parrainés peut-être par des investisseurs importants — n’obtiennent pas la place qu’ils méritent.
Beaucoup de ces flux sont en général gérés par le personnel de l’organisation, qui désamorce les situations à risque et optimise l’ensemble en informant les participants et en surveillant les mouvements et l’affluence. Appuyer ce savoir-faire professionnel sur les données les plus utiles, disponibles en temps réel et de façon pratique et directe, donne donc à votre personnel un outil de plus pour mieux faire son travail. Cela revient en même temps à simplifier la gestion des ressources humaines, à l’optimiser et à réduire coûts et gaspillages, parce que le personnel peut être déplacé, renforcé ou réduit selon le besoin réel et selon ce qu’il peut apporter à la réussite de l’expérience.
2. Pour vos investisseurs :
Fournir moins d'informations, mais des informations plus nettes, sur lesquelles bâtir un marketing efficace
L’anxiété de fournir des informations utiles à ceux qui ont engagé des ressources et des financements conduit souvent à des dispositifs de collecte et de traitement qui ne sont pas seulement inefficaces mais risquent de produire beaucoup trop de données. Et nous savons qu’avoir trop de données revient au bout du compte à n’en avoir aucune, car si les données ne sont pas mises en système et exploitables il est difficile d’en tirer de quoi planifier et agir. Cela vaut particulièrement pour les données que nous voulons et devons donner aux investisseurs, puisque les informations que l’événement peut fournir sont absolument stratégiques pour eux et constituent le retour pour lequel ils ont investi. Leur donner des informations sur lesquelles bâtir un marketing efficace, c’est leur permettre de ne pas gaspiller temps et argent dans des initiatives qui ne mèneront nulle part et, au contraire, d’investir dans l’événement de façon encore plus stratégique. Et pour l’organisation, bien sûr, cela veut dire économiser, parce que seules les données à plus forte valeur sont produites — et peut-être aussi les présenter mieux, pour qu’elles rapportent davantage.
3. Pour vos intervenants :
Fournir des informations détaillées qui les aident à produire des contenus plus efficaces et plus engageants
Si vous construisez avec soin et de façon stratégique chaque point de contact par lequel le public de votre événement entre en relation avec lui, bien avant qu’il ne commence, vous pouvez recueillir des informations qui vous feront économiser, à vous comme à vos intervenants, du temps et de l’argent au moment de bâtir programmes et activités. Grâce aux données que l’on demande aux gens de fournir lorsqu’ils sollicitent des informations ou s’inscrivent à l’événement, vous pouvez commencer aussitôt à mieux les connaître et à comprendre quels contenus et quelles propositions sont les plus utiles, les plus engageants et les mieux adaptés à l’objectif pour lequel l’événement a été créé. Si vous y ajoutez des newsletters, des sondages ou la possibilité de télécharger des contenus avant l’événement, la quantité d’informations que vous pouvez recueillir augmente encore, ce qui permet d’optimiser tous les processus en aval, à commencer par ceux qui impliquent directement les intervenants dans la préparation de leurs interventions et de leurs supports.
Tout cela est bien joli, n’est-ce pas ?
Mais où sont les données, comment les recueille-t-on et comment les analyse-t-on, pour que tout cela ne devienne pas un métier — et un coût — à part entière ?
Avoir les bons outils dès le départ est une bonne solution, et même une excellente. Transformer ces informations en un ensemble d’outils réellement exploitables est tout aussi stratégique.
Alors par où commencer ?
Une plateforme unique qui fait déjà une grande partie du travail et le met à disposition simplement et clairement est un bon point de départ. Si vous voulez voir la nôtre, vous pouvez demander une démo en direct personnalisée et vous en servir pour commencer à parler de votre prochain événement. Vous verrez ainsi en temps réel comment vous pouvez commencer à économiser tout de suite.
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