En los últimos años el sector de los eventos corporativos ha vivido una transformación significativa gracias a un uso cada vez mayor de las nuevas tecnologías, empleadas tanto para mejorar la eficiencia y la organización de los eventos como para enriquecer la experiencia global de los asistentes.
Sin duda algunos momentos de crisis del sector (como el ligado a la inolvidable pandemia que nunca habríamos pensado vivir) dieron mucho impulso al desarrollo de nueva tecnología también en el sector de los eventos, pero unos años después y con un mercado en continua evolución, ¿cuáles de estas innovaciones tendrán todavía futuro?
¿Y cuáles de ellas serán más capaces, a medio plazo, de ofrecer el mejor apoyo a quien, trabajando en el event management, quiere mejorar su propio rendimiento laboral y el rendimiento de sus eventos?
En nuestra opinión, tres en particular:
1. Inteligencia artificial
Automatización y personalización
La inteligencia artificial (IA) está transformando la gestión de eventos mediante la automatización de muchas tareas repetitivas y la personalización de la experiencia de los asistentes. Los chatbots impulsados por la IA, por poner un ejemplo, pueden gestionar las preguntas frecuentes y ofrecer soporte en tiempo real, mientras que los algoritmos de machine learning pueden analizar los datos de los asistentes para ofrecer contenidos a medida.
¿Cuáles pueden ser, entonces, sus principales ventajas para el mundo de la organización de eventos?
- Eficiencia: la automatización reduce la carga de trabajo de los organizadores, sobre todo en las tareas repetitivas y mecánicas, y les permite concentrarse en actividades estratégicas.
- Personalización: la IA puede crear experiencias más relevantes y atractivas para cada asistente incluso con volúmenes medianos y grandes, y sin que eso conlleve incrementos insostenibles en términos de recursos.
El consejo: algunas plataformas de gestión de eventos están empezando a integrar, de manera más o menos explícita, soluciones de IA para analizar los datos de los asistentes y mejorar la eficiencia operativa. Pueden ser, por tanto, mejor que otras, aliadas valiosas para el futuro del trabajo de los organizadores de eventos.
2. Apps para eventos
Interacción y comodidad al alcance de la mano
Las apps para eventos se han convertido en una herramienta esencial para mejorar la organización y la interacción durante los eventos corporativos. Por un lado, son herramientas utilísimas para quien organiza y gestiona los eventos, porque permiten realizar muchas tareas en movilidad (actualizaciones, notificaciones, check-in, control de asistencia, etc.); por otro, ya forman parte del «equipamiento mínimo» de herramientas que los asistentes esperan de un evento. Además, su potencia crece día a día: de ser herramientas principalmente de marketing y ligadas a funcionalidades específicas (comunicación, documentación), hoy las apps para eventos ofrecen una amplia gama de funcionalidades como agendas personalizadas, notificaciones push, mapas interactivos, encuestas en directo y herramientas de networking.
¿Las ventajas para el mundo de la organización de eventos?
- Interacción: las apps facilitan la comunicación entre asistentes y organizadores, y mejoran el engagement.
- Gestión: permiten una gestión centralizada de todos los aspectos logísticos del evento.
El consejo: elige una plataforma de apps para eventos que sea flexible y personalizable para satisfacer las necesidades específicas de cada evento.
3. Plataformas de eventos híbridos
Unir lo mejor de los dos mundos
Con el aumento de la demanda de eventos accesibles tanto física como virtualmente, las plataformas de eventos híbridos son cada vez más populares, porque permiten combinar la participación presencial con la virtual y ofrecen una experiencia homogénea para todos los asistentes. La integración perfecta entre físico y virtual, que es la característica principal de los eventos realmente «híbridos», permite además realizar mezclas distintas, en las que los dos componentes pesan de manera diferente en función del resultado global que se quiere obtener, para facilitar participación y engagement y, al mismo tiempo, para poder mantener los costes bajo control.
¿Qué ventajas tienen para los eventos?
- Flexibilidad: permiten a los asistentes elegir cómo participar y amplían el alcance del evento.
- Engagement: las funcionalidades interactivas como el chat en directo, las Q&A y las encuestas implican a todos los asistentes, independientemente de su modalidad de participación.
El consejo: adopta una plataforma de eventos híbridos que ofrezca funcionalidades robustas para gestionar tanto los componentes físicos como los virtuales de cada evento y que sea capaz de poner en valor adecuadamente cada una de sus características.
Las innovaciones tecnológicas están abriendo continuamente nuevas posibilidades para los eventos corporativos, capaces de hacerlos más atractivos, más eficientes y más accesibles. Implementarlas en los eventos ya no es solo una opción, sino, cada vez más a menudo, una necesidad si se quiere ofrecer al público experiencias cada vez más satisfactorias y garantizar a los propios eventos niveles de participación adecuados en un mercado cada vez más abarrotado y competitivo.
No hay que olvidar, sin embargo, que cada tecnología tiene sus pros y sus contras y que las oportunidades y las ventajas que ofrece casi siempre tienen un precio. Esto hace que la elección de las herramientas sea cada vez más estratégica y que la necesidad de tener puntos de referencia a los que agarrarse sea un recurso cada vez más útil.
Por eso nuestras demos son en vivo y personalizadas: así podemos descubrir juntos si estamos hechos para recorrer un trecho del camino codo con codo.