Un evento que funciona tiene, antes que nada, un sistema de gestión de accesos eficiente.
Todo profesional dedicado a la organización de un evento sabe bien, de hecho, lo crucial que es garantizar una experiencia sin contratiempos en uno de los momentos que hacen de tarjeta de presentación del evento, es decir, el check-in. Los controles de entrada y de salida del evento y de las distintas actividades o salas deben ser rápidos y eficientes y, al mismo tiempo, deben garantizar seguridad y practicidad también para el personal.
Hoy, cuando se habla de control de accesos en los eventos se habla sobre todo de software capaces de gestionar todo el proceso (nadie usa ya papel y bolígrafo, ¿verdad?) y de apps que permiten hacerlo de la mejor manera estés donde estés, sin depender de estructuras o lugares predeterminados. Pero, con una amplia gama de opciones disponibles en el mercado, ¿cómo elegimos la app adecuada para nuestras necesidades?
Para ayudarte a encontrar la respuesta, hemos preparado una pequeña guía que resume, punto por punto, las características que debe tener un buen producto según nuestros clientes, que normalmente han hecho varias pruebas antes de encontrar el zapato perfecto para su pie.
1. Rapidez y eficiencia: la clave para un check-in ágil
Un proceso de check-in rápido, que evite colas y tiempos de espera excesivos, es la mejor manera de dar la bienvenida a los invitados al evento y también a todas sus partes, desde los seminarios y las sesiones hasta las citas con patrocinadores y expositores. Para que esto sea posible, es importante que la app de control de accesos no solo sea potente desde el punto de vista técnico (capaz, por tanto, de acceder a las bases de datos pertinentes y de registrar los datos de forma rápida y precisa), sino también práctica de usar, mejor aún si resulta intuitiva tanto para el personal encargado del check-in como para los asistentes, en el caso de eventos con check-in autónomo.
2. Fiabilidad y seguridad: del RGPD a los servidores, la palabra clave es protección (de los datos)
La seguridad de los datos personales de los asistentes es sin duda otro aspecto crucial a la hora de elegir una app para el control de accesos. Entre los elementos que hay que poner en la balanza en el momento de la elección no está solo el cumplimiento del RGPD, sino también la seguridad de los servidores utilizados y la presencia de un sistema de protección para la transmisión y la conservación de los datos. Como es lógico, para rematarlo todo, deberán garantizarse sistemas de autenticación adecuados para el acceso a las herramientas, que permitan su uso solo al personal autorizado.
3. Personalización: una buena app se adapta a tus necesidades, no tú a las suyas
No hay ninguna duda: cada evento tiene sus propias necesidades y por eso es importante elegir una app lo bastante flexible como para permitir la personalización de las funcionalidades según lo que necesitas. Desde las más sencillas, como la posibilidad de crear campos personalizados, hasta las más estructuradas, que la hagan capaz de responder de forma rápida y eficaz a los flujos de trabajo y a las particularidades del evento. Porque eso también significa ofrecer una experiencia única a los asistentes.
4. Integración: conexión sin interrupciones con el resto de las herramientas
Parecerá un detalle, pero no lo es. Tener presente la integración de la app con el software de gestión de eventos que estás usando y con todas las demás herramientas, propias y de los distintos proveedores, es fundamental. Una app que interactúa sin problemas con la compleja arquitectura necesaria para gestionar un evento, desde el software de reservas hasta las demás herramientas de organización y gestión, simplifica el trabajo y al mismo tiempo lo hace más seguro, además de permitir cosas fundamentales como sincronizar los datos en tiempo real y garantizar una gestión eficiente y sin errores.
5. Funcionalidades de informes y análisis: mide y evalúa el rendimiento
Para valorar la eficacia de un evento y tomar decisiones informadas de cara al futuro es esencial que una app de control de accesos ofrezca la posibilidad de realizar análisis e informes, apoyándose quizá en un software que permita procesar los datos y convertirlos en herramientas de comunicación y marketing eficaces. Desde los análisis más sencillos —los de asistencia, el análisis de los flujos, las actividades de los asistentes o la valoración del evento y de sus partes— hasta las elaboraciones más sofisticadas, todo debería monitorizarse para poder analizarse. Se trata, de hecho, de la información fundamental para valorar el éxito del evento y poder introducir mejoras, si no en tiempo real, al menos en las ediciones futuras.
6. Soporte técnico y atención al cliente: fundamental
El valor de un producto está también en el servicio al cliente que lo acompaña, y esto vale igualmente cuando hablamos de apps para el control de accesos, dada la contribución que pueden hacer al éxito de un evento. Por eso es importante elegir un proveedor que ofrezca un soporte técnico sólido y una asistencia rápida y constante. También la disponibilidad de recursos de apoyo como documentación detallada, tutoriales o asistencia telefónica son herramientas que pueden resultar cruciales para resolver posibles problemas o dudas durante el uso de la app.
En definitiva, si elegir la app adecuada para el control de accesos exige una valoración que parte de las características y de las necesidades específicas del evento que estás organizando, es igual de importante que tenga un conjunto de características que podríamos llamar universales. Son estas, de hecho, las que dan a la herramienta las credenciales para convertirse de verdad en un aliado a la hora de realizar un evento y las que, por tanto, deberían formar parte de la lista de comprobación cada vez que buscas la mejor herramienta que usar.