¿Cómo puedes garantizar que patrocinadores y expositores queden satisfechos con su participación y obtengan el máximo beneficio de tu evento?
La tecnología puede ser una herramienta excelente para lograrlo sin aumentar los costes ni la carga de trabajo, al menos de cuatro maneras.
Aquí las tienes.
1. Ofréceles sitios web
Crear un sitio web es sin duda un paso imprescindible en la organización de un evento, porque es una herramienta fundamental para su promoción, pero se le puede pedir mucho más.
Se puede, por ejemplo, crear una sección dedicada, una página escaparate o casi un minisitio para cada patrocinador y cada expositor, dentro del cual cada empresa no solo gestiona mejor su presencia, reparte material o facilita información, sino que también ofrece servicios personalizados y exclusivos para el evento.
¿Complicado?
Exigente, desde luego, pero capaz de dar grandes resultados. Y algo que ni siquiera es tan difícil si se tienen las herramientas adecuadas, por ejemplo un CMS (content management system) que reduzca la necesidad de contar siempre con un desarrollador o un webmaster y que permita crear pequeños sitios de forma sencilla y modificarlos en tiempo real cuando haga falta.
2. Utiliza una plataforma de gestión de eventos
Un software de gestión de eventos no es solo una herramienta para quien organiza y gestiona el evento: puede ofrecer muchas ventajas también a expositores y patrocinadores. De hecho, puede usarse para gestionar de forma más eficaz los flujos de personas hacia los stands o las actividades de los expositores, garantizando una experiencia más agradable y ordenada para los visitantes. Además, si permite recoger datos de forma puntual y eficaz, permite también convertirlos en herramientas de trabajo útiles ya durante el evento. Así, los expositores y los patrocinadores pueden utilizar la información recogida para optimizar su presencia en el evento e identificar tendencias y oportunidades de negocio.
El software de gestión de eventos adecuado puede además personalizar muchos flujos de información, desde las notificaciones push hasta las newsletters, para hacer aún más eficaz la comunicación no solo del evento, sino también de cada patrocinador y de cada expositor. De este modo, cada asistente al evento puede sentirse parte de un proyecto común y sacar el máximo partido a su presencia.
3. Ofrece servicios integrados
Ya lo haces para tu evento; hazlo también para tus expositores. ¿El qué?
Razonar en términos de experiencia y, por tanto, conectar en red varias herramientas para crear universos de sentido más amplios y productivos.
Pongamos un ejemplo. Los webinars patrocinados son la herramienta clásica con la que puedes dar visibilidad a marcas, empresas y a sus productos y servicios. A estas alturas son prácticamente un must de cualquier evento y, por tanto, algo tan habitual que casi resulta banal. ¿Por qué no enriquecer entonces estas herramientas integrándolas con otras gracias, por ejemplo, a la gamificación? O ir aún más lejos y construir estructuras todavía más articuladas, donde los workshops se conectan entre sí y se apoyan en herramientas de aprendizaje y de engagement que los hacen aún más útiles para las personas a las que se dirigen.
Al fin y al cabo, crear valor es fundamental para tener éxito, y el valor se puede medir, y de qué manera.
4. Comparte los datos desde el primer momento
Es fácil facilitar los datos al final de un evento. En cualquier caso, es algo que todo el mundo espera. Pero, llegados a ese punto, aunque permitan tener un cuadro completo y exhaustivo de un rendimiento, solo sirven para proyectar el futuro, que a menudo significa la edición del año siguiente o, en todo caso, un próximo evento.
Si en cambio los datos se ponen a disposición enseguida, incluso en tiempo real, se pueden usar para hacer mejor lo que más se aprecia, para evitar desperdicios y optimizar los recursos. Pueden convertirse, es decir, en herramientas para dar a las personas lo que quieren, del mejor modo y de la forma más eficaz. Claro está, toda la estructura que sostiene esa planificación debe ser capaz de modificarse con la misma rapidez y flexibilidad para convertirse en lo que haga falta, pero tener una brújula ya es un buen paso adelante para orientarse en el laberinto.
Volvamos entonces a nuestra pregunta inicial: ¿cómo se pone en valor la presencia de patrocinadores y expositores en un evento? Las herramientas pueden ser muchas y variadas, y dependen de muchos factores, empezando por el tipo de evento y el tipo de personas que lo frecuentarán, tanto en calidad de asistentes como de inversores. ¿Cómo elegir, entonces?
La primera respuesta es: haciéndose las preguntas adecuadas, y la primera de todas es cómo poner a patrocinadores y expositores en condiciones de aportar verdadero valor a la experiencia de los asistentes del evento y, al mismo tiempo, de generar valor también para sí mismos y para su negocio.
¿Te suena familiar? Es normal, porque es la misma perspectiva de quien organiza el evento, que debe trabajar sobre la experiencia de todos los asistentes para que aporte valor a su trabajo.
La segunda es dotándose de las herramientas adecuadas, capaces no solo de hacer el evento organizable y gestionable, sino también de dar herramientas a todas las personas que pueden aumentar el valor de la experiencia que se quiere crear, en primer lugar a expositores y patrocinadores, precisamente. Ya sean los sitios web, los datos, las herramientas de comunicación, engagement y networking como en los ejemplos que hemos puesto, u otras más adecuadas a la experiencia concreta que se está construyendo, la diferencia se produce cuando estas herramientas se vuelven transversales y, por tanto, capaces de crear un ecosistema donde las distintas perspectivas y los distintos objetivos se enriquecen mutuamente.
Y luego, claro, hace falta un buen director de orquesta que lo mantenga todo unido, con una visión unitaria y la mirada fija en la meta. Eso, sin embargo, se llama experiencia y profesionalidad en la organización de eventos.