Pour beaucoup d’organisateurs, disposer d’un bon système de contrôle d’accès veut surtout dire pouvoir faire trois choses :
1- gérer efficacement les entrées et les sorties des lieux, des salles et des rencontres en évitant les files d’attente et en économisant du temps et de l’énergie, y compris celle du personnel, avec en prime des données à jour en temps réel ;
2- garder sous contrôle des données essentielles à la bonne gestion des espaces, en évitant surpeuplement et sous-fréquentation ;
3- suivre les présences et les temps de présence des personnes dans les espaces pour organiser, par exemple, l’agenda des rendez-vous des sponsors dans l’espace d’exposition ou délivrer les crédits et attestations des formations qui exigent une assiduité.
Limiter le contrôle d’accès à ces fonctions, c’est pourtant sous-estimer une grande part de son potentiel : un système de contrôle d’accès moderne garantit la rapidité, la sécurité, la commodité et, souvent, des économies, mais il offre aussi une série d’avantages qui peuvent améliorer l’efficacité opérationnelle, optimiser l’expérience des participants et augmenter la valeur globale pour les investisseurs et les sponsors.
Comment ?
1. La fluidité des flux n'est pas seulement une fin, c'est aussi un moyen
L’absence de files d’attente, le temps gagné, l’autonomie des personnes ne rendent pas seulement plus efficace la machine qui fait tourner un événement : ils pèsent directement sur l’expérience des participants, qu’ils rendent plus agréable. S’appuyer sur ces éléments pour construire un système plus dynamique et plus participatif, c’est donc investir directement dans un facteur clé du succès de tout événement : la satisfaction des participants. Le temps que chacun ne passe plus à faire la queue peut en outre être rempli d’activités à plus forte valeur ajoutée, pour la personne comme pour l’événement dans son ensemble.
2. La sécurité n'est pas un insigne
Pour la confidentialité aussi, déplacer l’attention de l’obligation de respecter les règles vers ce qu’elle permet en termes d’image, de confiance et de relation, c’est transformer une contrainte en opportunité.
Les personnes sont désormais très attentives à la confidentialité de leurs données et de leurs comportements, surtout quand la protection en revient à des tiers comme les organisateurs d’un événement. Un événement où le respect de la vie privée n’est pas qu’un ensemble de contraintes, c’est bâtir sur le respect des règles (une obligation, pas une option) un climat positif où domine la confiance : celle qui ouvre, qui stimule le partage et la participation, qui encourage l’échange et donc, en retour, l’enrichissement de l’expérience de tous. Et nous savons bien que tout cela a des effets directs sur le succès d’un événement, n’est-ce pas ?
3. Des relations plus longues et plus profondes
La valeur ajoutée qu’un système de contrôle d’accès peut apporter à un événement ne se limite pas à l’organisation : elle s’étend à bien d’autres acteurs. Les intervenants, d’abord, qui peuvent ajuster leur intervention en fonction des données de fréquentation de la salle, par exemple. Les sponsors, ensuite, pour qui il n’y a pas seulement le confort de rendez-vous fixés avec ordre et mis à jour en temps réel, mais la possibilité de créer des relations plus longues et plus profondes. Pensez seulement à la possibilité, pour chacun d’eux, de préparer la rencontre dès la réservation en envoyant de la documentation, ou de la faire suivre d’un système de relance réellement personnalisé et donc plus efficace.
En changeant de perspective, ne serait-ce que sur ces trois éléments, la contribution qu’un système de contrôle d’accès peut apporter à la performance d’un événement s’élargit considérablement. D’outil au service d’une phase limitée du processus (entrées, sorties, présences, absences), il devient un pilier de l’élément de base — et vraiment incontournable — de tout événement : la relation entre les personnes.
Pensez-y quand vous choisirez votre prochain système de contrôle d’accès, ou mettez à l’épreuve celui que vous avez déjà : il peut vous donner des résultats auxquels vous n’aviez peut-être pas encore pensé.