Trouver les bons outils dans le monde de l’événementiel devient plus difficile qu’organiser l’événement parfait. Il y a quelques années encore, le problème était de trouver un outil, n’importe lequel — même emprunté à un autre secteur — capable de fonctionner dans un environnement aussi complexe et particulier que l’événementiel, parce qu’il n’en existait pour ainsi dire aucun. Aujourd’hui, la difficulté est presque inverse. Il y a trop d’outils et trop de prestataires susceptibles de résoudre des problèmes, de faire gagner du temps et de l’argent et d’améliorer les performances d’un événement.
Alors, si vous ne voulez pas vous perdre dans un labyrinthe de propositions — toutes extrêmement tentantes, il faut le dire — et que vous voulez aller droit au but, que faut-il chercher ?
Disposer d’une carte, d’un guide, d’une série de questions auxquelles répondre est parfois ce qui compte le plus pour ne pas s’égarer. Voici donc la nôtre : quelques réflexions qui tentent de répondre à la question « que dois-je chercher dans un bon ensemble d’outils d’organisation d’événements, s’il doit vraiment devenir un atout ? ».
Ce sont aussi, bien sûr, les qualités que nous avions en tête en construisant SharEvent — mais nous aimerions croire que nous ne sommes pas les seuls, et que ces réflexions sont donc utiles à tout organisateur d’événements, quels que soient les événements qu’il organise et, surtout, qu’il soit déjà notre client ou non. Si vous l’êtes, d’ailleurs, cette courte liste nous semble un excellent moyen d’évaluer ceux de nos produits que vous utilisez déjà, et de nous demander de faire mieux — ce que nous nous efforçons de faire chaque jour.
1. Efficacité opérationnelle
Un logiciel de gestion d’événements doit automatiser les tâches répétitives, en réduisant nettement le temps passé au travail manuel. Cela permet aux responsables de se concentrer sur les questions stratégiques, comme la personnalisation de l’événement et l’amélioration de l’expérience des participants. La première chose à regarder est donc celle-ci : combien de travail puis-je économiser chaque jour, et quelle part du travail restant est un travail de qualité — conception, idées, gestion stratégique ?
2. Intégration et « dialogue »
Un logiciel qui ne parle pas à vos autres outils d’entreprise est un logiciel qui ne fonctionne qu’à moitié. À moins de pouvoir devenir l’unique outil nécessaire pour conduire un événement du début à la fin, il est très important qu’il s’interface le mieux possible avec les outils déjà en place, en particulier ceux qu’il serait difficile de remplacer. Et si ce n’est pas possible ? C’est là qu’il devient essentiel de comprendre la souplesse de chaque outil — jusqu’où chacun peut aller à la rencontre de l’autre, quitte à céder quelque chose, pour que la cohabitation fonctionne.
3. Analyses et reporting
Les analyses et les rapports en temps réel sont décisifs. Un bon logiciel doit pouvoir fournir des rapports détaillés sur la participation, sur l’engagement des participants et, plus largement, sur chaque mesure significative d’un événement : les mesures standard, faciles à réutiliser dans les rapports et dans la conception d’événements futurs — y compris différents — et les mesures spécifiques, capables de saisir la valeur ajoutée réelle d’expériences parfois uniques et non reproductibles. Dans bien des cas, le problème est aussi de déterminer quoi mesurer avant de pouvoir demander aux outils de le mesurer, mais nous avons écrit un autre article à ce propos.
4. Expérience utilisateur
Le temps est déjà compté quand on travaille dans l’événementiel ; s’il faut en plus le passer à apprendre un nouvel outil, la frustration n’est jamais loin. C’est pourquoi, quel que soit l’outil que vous évaluez, il est essentiel que son interface soit intuitive ou au moins familière — car c’est le premier signe qu’il y a matière à bien travailler ensemble. Et parce que la facilité d’utilisation, dans n’importe quel logiciel, est décisive pour la réussite opérationnelle d’un événement, tant pour ceux qui le conduisent que pour ceux qui y participent.
5. Assistance et sécurité
La sécurité des données n’est pas seulement une priorité pour les organisateurs d’événements, c’est une obligation. Chaque outil que vous utilisez doit donc répondre au même niveau d’exigence, à commencer par la conformité au RGPD et jusqu’à la sécurité des serveurs qui hébergent les données. L’assistance technique est tout aussi importante : quelle est son efficacité, et de quelle manière, face aux besoins que vous prévoyez ? Dans quelle mesure peut-elle garantir — dans les limites de l’humainement possible, bien sûr — que les problèmes seront résolus rapidement, avant de devenir critiques ?
6. Personnalisation et évolutivité
Chaque événement est différent de tous les autres, et ce n’est pas qu’une formule. Les outils que vous choisissez pour l’organiser et le conduire devraient donc pouvoir adapter ce qu’ils font — au moins jusqu’à un certain point — à des besoins particuliers, même lorsqu’ils n’ont rien d’exceptionnel. Nous pensons à des choses simples, comme la possibilité de créer des champs personnalisés pour les fiches de contact et les inscriptions, et à d’autres plus complexes, comme la possibilité de configurer des workflows adaptés à des exigences précises. Mais nous pensons aussi à l’évolutivité : la possibilité que les outils grandissent avec les événements, les accompagnent dans la durée et deviennent de véritables partenaires de travail.
À vous, maintenant : combien des outils que vous utilisez déjà possèdent toutes ces qualités, ou certaines d’entre elles ?
Lesquelles manquent, et lesquelles ajouteriez-vous, pour qu’ils deviennent vraiment vos partenaires idéaux ?
Nous aimerions sincèrement le savoir — en partant, pourquoi pas, de votre expérience de ce que nous avons déjà intégré dans SharEvent et que vous connaissez déjà.
Ou que vous pouvez essayer ici.