Dans un secteur aussi concurrentiel et exigeant que l’organisation d’événements, garder une vue d’ensemble compte chaque jour davantage — parce que cela veut dire être plus efficace, commettre moins d’erreurs, économiser du temps et de l’argent et investir dans ce qui se transforme le plus facilement en satisfaction pour les participants, pour les sponsors et pour les investisseurs.
Quiconque organise des événements sait pourtant qu’avoir la maîtrise de tout est pour ainsi dire impossible : les événements sont devenus complexes et les facteurs et les variables se sont multipliés de façon exponentielle. Alors comment tenir ensemble ces deux exigences opposées ? L’idéal serait une baguette magique, mais il existe des outils, et ils reposent principalement sur les données que les événements produisent — de précieuses sources d’information pour comprendre ce qui se passe et, souvent, pour entrevoir un peu de ce qui vient.
Nous avons déjà écrit sur le marketing piloté par les données et sur la valeur des données dans d’autres articles de ce blog, vers lesquels nous vous renvoyons volontiers. Aujourd’hui, nous voulons nous concentrer sur les KPI — les indicateurs clés de performance — qui, pour un événement, mesurent dans quelle mesure et à quel point il atteint ses objectifs, et sont le premier moyen de lire une situation objectivement et donc de juger s’il faut changer quelque chose, et quoi. Parmi les principaux, selon nous, certains peuvent être très utiles pour évaluer un événement avant, pendant et après.
Avant l'événement
Avant qu’un événement ne commence, sa performance tient essentiellement à la planification et à la promotion, et donc au travail d’organisation (informations, procédures et pratiques), de communication et de promotion. Que vaut-il la peine de mesurer ? Voici quelques KPI efficaces :
- Portée et impressions du matériel promotionnel
- Taux de clic sur les liens promotionnels et taux de conversion
- Nombre d’inscriptions à l’événement
- Coût d’acquisition de chaque nouvel inscrit
- Rapport entre les coûts et les recettes estimées.
Pendant l'événement
- Fréquentation et présence
- Taux de check-in : la proportion d’inscrits qui se présentent
- Fréquentation des sessions : la présence à chaque session
- Engagement
- Utilisation de l’application (téléchargements, interactions)
- Participation aux activités de gaming
- Interactions en direct comme les questions et les sondages
- Nombre de rendez-vous réservés pour l’espace d’exposition
- Logistique
- Respect du programme
- Utilisation des ressources disponibles
- Nombre et résolution des problèmes logistiques
Après l'événement
- Le nombre et les résultats des enquêtes de satisfaction
- Le nombre de personnes qui recommanderaient l’événement
- Les témoignages, les retours et les avis positifs
- La comparaison entre les coûts engagés et les recettes produites
- L’écart entre le budget prévu et la dépense réelle.