Quand on parle plus généralement d’« application événementielle », en revanche, on désigne d’ordinaire des outils destinés aux participants et conçus pour enrichir l’expérience de l’événement.
Ceux-ci offrent des services et des outils qui s’ajoutent aux dispositifs physiques et visent à aider chacun à tirer le meilleur de l’événement : agendas en ligne, plans interactifs, programmes personnalisés, sondages en direct, outils de networking et divertissement.
Deux outils différents, donc, pour des publics différents et des tâches différentes. Mais comment choisir celui qui convient à vos besoins ? On nous le demande souvent : c’est pourquoi nous avons décidé de réunir un court guide en trois étapes pour vous aider à comprendre comment choisir et comment tirer le meilleur de chacun.
1. Point de mire : gestion des invités et expérience des participants
Les applications de gestion d’événements sont conçues pour aider les organisateurs à planifier et à traiter le volet logistique. Parmi leurs fonctions principales figurent la gestion des invitations et la constitution des listes de participants, ce qui vous permet de savoir précisément qui vient et de communiquer facilement avec eux.
Les applications événementielles destinées aux participants, en revanche, visent à améliorer l’expérience des invités pendant l’événement. Elles offrent un ensemble d’outils pour s’orienter et entrer en relation efficacement avec les autres participants, pour s’exprimer et être entendu et — pourquoi pas — pour s’amuser un peu en chemin.
2. Point de mire : logistique et engagement
Les applications de gestion d’événements aident à planifier les activités, à gérer les lieux et à répartir les tâches, ce qui facilite la vue d’ensemble et permet de veiller à chaque détail. Le contrôle d’accès par lecture du QR code des participants, par exemple, est une fonction clé pour gérer les entrées de façon sûre et ordonnée ; il dématérialise en même temps entrées et sorties, en rendant chaque procédure plus fluide et plus agréable.
Les applications événementielles, elles, mettent l’accent sur l’interaction entre les participants et l’événement lui-même. Des fonctionnalités comme les sondages en direct, les sessions de questions-réponses et les votes en temps réel encouragent la participation active, rendent l’événement plus dynamique et plus engageant — et aident aussi à recueillir des retours extrêmement précieux pour les organisateurs.
3. Point de mire : communication et mises à jour
Les applications de gestion d’événements s’appuient fortement sur la communication et l’information : elles permettent aux organisateurs d’envoyer aux participants des mises à jour et des notifications de façon efficace et immédiate, au fil des besoins. Elles gardent aussi en vue à tout moment les données les plus importantes de l’événement, de sorte que des changements ou des corrections puissent être apportés, y compris en temps réel.
Les applications événementielles, pour leur part, sont l’autre extrémité de ce système de communication, puisqu’elles doivent pouvoir recevoir toutes les informations utiles le plus rapidement et le plus efficacement possible et, surtout, les notifications et les mises à jour en temps réel. Elles doivent en outre permettre la réservation et un accès rapide et facile aux documents de l’événement (mis à jour en temps réel), aux biographies et aux contacts des intervenants, et à l’espace sponsors ou aux rendez-vous avec les consultants et les prestataires.
En bref ? Les applications de gestion d’événements et les applications événementielles sont les deux faces d’une même pièce, deux moitiés qui se complètent et qui étendent les fonctions et l’efficacité de cet écosystème complexe qu’est tout événement. Ce sont des outils agiles, puissants, rapides, à la fois pratiques et — lorsqu’ils sont bien conçus — assez intuitifs pour que celui qui les utilise en tire aussitôt le maximum. Ce sont donc d’excellents alliés pour renforcer à la fois le versant organisationnel et gestionnaire d’un événement et le versant qui touche davantage à la participation et au vécu — lequel peut être enrichi énormément et prolongé bien au-delà des frontières d’un événement isolé. Comme presque toujours, ce qui compte, c’est de savoir à quelles questions et à quels besoins on leur demande de répondre, pour qu’ils y répondent le mieux possible, y compris par une conception sur mesure qui crée exactement l’outil qu’il faut pour le besoin.