Lorsque les applications événementielles ont commencé à se répandre il y a quelques années, le marché des événements d’entreprise y a tout de suite vu des game changers qui allaient révolutionner tout un secteur. C’étaient après tout des outils d’une grande puissance, qui tenaient dans la paume de la main du personnel, des organisateurs et des participants. C’étaient des « portails portables » hautement désirables pour tout organisateur d’événements soucieux de tirer vraiment le meilleur de ses événements — pour lui-même comme pour les sponsors, les investisseurs et les participants.
Chez SharEvent, nous pouvons dire que nous devons une grande part de notre succès au fait d’avoir été parmi les premiers sur le marché italien à créer des applications événementielles attrayantes, pratiques et — surtout — pensées et construites spécifiquement pour le monde de l’événementiel. À l’époque, elles n’étaient évidemment pas à la portée de tous : elles étaient coûteuses et exigeantes, et c’est pourquoi il y a eu peu de véritables applications événementielles sur le marché. Le plus souvent, il ne s’agissait guère que de simples versions mobiles du site de l’événement — des outils peu utiles et redondants à côté d’autres déjà en usage et plus familiers.
Le marché des applications événementielles s’est donc vite scindé en deux : d’un côté les « vraies » applications — attrayantes, pratiques, réellement capables d’être des outils de travail et de produire des résultats — et de l’autre des gadgets plus légers et plus agiles, assurément plus faciles à oublier et, surtout, plus faciles à supprimer à la première coupe budgétaire.
Et les applications événementielles existent-elles encore aujourd’hui ?
Assurément — celles de la première catégorie surtout se portent bien, et deviennent toujours plus stratégiques à mesure que l’on demande aux événements des résultats de plus en plus précieux avec des budgets qui, souvent, ne cessent de se réduire. Les applications peuvent en effet être l’un des moyens les plus efficaces de tenir ensemble ces deux exigences, pour quatre raisons qui nous semblent — sans être exhaustives, certainement — les principales.
1. Créer des expériences vraiment immersives dans la marque, le mood et l'univers d'un événement
Les organisateurs qui les utilisent nous le disent : les applications événementielles sont le moyen le plus efficace de créer des expériences vraiment immersives. Rien d’autre, en ligne ou hors ligne, n’est capable de compléter n’importe quel type d’événement, d’enrichir ses activités et son potentiel, et de créer des ressources et des relations comme le fait une application événementielle — toujours disponible, toujours au creux de la main. Une application a aussi trois caractéristiques qui, additionnées, la rendent plus puissante encore :
- elle est personnalisable dans son design et ses couleurs, et peut donc devenir un puissant outil de marketing et de branding ;
- elle peut être programmée et construite autour des besoins et des demandes de chaque événement ou de chaque entreprise, de sorte qu’elle réponde vraiment à ce dont ses concepteurs et ses utilisateurs ont besoin, sans rien gaspiller ;
- c’est un outil auquel les gens sont désormais habitués, si bien qu’il y a peu de résistance ou de friction à l’installer et à l’utiliser.
2. Rendre le check-in et le contrôle d'accès plus efficaces, plus performants et plus agréables
Le check-in et le contrôle d’accès est l’un des moments les plus sensibles de tout événement. C’est la carte de visite de l’organisation, parce que c’est souvent le premier point où les gens rencontrent vraiment l’événement — et, comme on dit, on n’a jamais deux fois l’occasion de faire une première impression. C’est aussi l’un des moments où il faut tenir ensemble des exigences apparemment contradictoires : sécurité et rapidité, simplicité et contrôle. Les applications peuvent être ici aussi une ressource importante, parce qu’elles réussissent quelque chose à la fois banal et redoutable : rendre les procédures plus rapides sans renoncer à la sécurité. Que vous optiez pour le self check-in, où les participants font tout eux-mêmes, ou que du personnel gère les entrées et les sorties, pouvoir conduire les procédures directement depuis une application rend l’ensemble plus agile et plus intuitif. Cela supprime aussi les barrières, en dématérialisant de fait entrées et sorties. La première conséquence en est assurément des files d’attente plus courtes — universellement reconnues comme l’une des plus grandes sources d’insatisfaction en toute circonstance — et la seconde, une dépense moindre en infrastructures physiques : tourniquets, portiques et comptoirs de toute sorte.
3. Tirer le meilleur de la participation à un événement, pour le personnel comme pour les participants
Deux mots : programmes et agendas.
Les applications événementielles sont la clé de voûte qui tient ensemble deux besoins coexistant depuis longtemps dans le monde de l’événementiel : le besoin de l’organisateur de proposer des programmes riches, capables de répondre aux goûts et aux intérêts de personnes parfois très différentes les unes des autres, et le besoin du participant de maîtriser cette complexité sans en être submergé. Les programmes personnalisés que l’on peut construire avec une application événementielle, en suivant les goûts et les préférences de chacun dans un buffet d’options potentiellement infini, deviennent un moyen de donner à tous la possibilité de se créer leur événement parfait, d’optimiser leur temps et leur énergie et de garder une vue d’ensemble.
Il en va à peu près de même pour les agendas de rendez-vous.
Nous savons très bien que l’une des raisons pour lesquelles les gens participent aux événements est d’élargir ce qu’ils connaissent : personnes, outils et contenus. C’est pourquoi les espaces de networking et d’exposition comptent parmi les plus fréquentés de tout événement. Là aussi, pouvoir organiser ces rendez-vous importants avec clarté, efficacité et rapidité peut faire toute la différence — et c’est quelque chose que les applications événementielles, lorsqu’elles sont conçues pour cela, savent remarquablement bien faire.
4. Garantir une information constante, en temps réel
Enfin, et ce n’est pas le moindre : l’information.
Nous attendons tous désormais d’être tenus informés en temps réel, souvent sans avoir à faire quoi que ce soit pour aller chercher nouvelles et mises à jour. Dans le monde de l’événementiel, cette attente du public répond au souhait de l’organisateur d’avoir tout le monde informé à tout moment, parce que cela produit de l’efficacité dans le système et de la satisfaction chez les gens, ce qui se traduit presque toujours par des gains, matériels ou non. Et s’il est vrai qu’il existe une multitude d’outils pour informer vite et à peu de frais, il est tout aussi vrai que rien n’a moins de friction et moins d’interférence qu’une notification push envoyée depuis une application que les gens utilisent déjà activement. Rien d’étonnant, donc, à ce que les notifications push soient l’une des fonctions que les organisateurs décidés à doter leur événement d’une application nous demandent le plus souvent.
Nous savons parfaitement que ce ne sont là que quatre des raisons d’utiliser les applications événementielles comme outils de travail, d’engagement et de production de résultats et de revenus, et qu’il y en a bien d’autres. Mais nous savons aussi que ce que l’on attend d’une application événementielle est souvent étroitement lié aux besoins, aux caractéristiques et aux contraintes de chaque événement et de chaque organisateur. C’est pourquoi nous construisons les applications SharEvent sur mesure, pour que rien ne soit gaspillé et que tout serve. Et pourquoi le meilleur moyen d’en voir une est de demander une démo en direct.