Quand la technologie est puissante, elle peut beaucoup, y compris améliorer la qualité d’un événement.

Ceux qui ont décidé depuis longtemps de l’utiliser à toutes les étapes de l’organisation et de la conduite d’un événement le savent bien : de la conception à la réalisation, de la gestion quotidienne des salles et des espaces à la mesure des données et des performances. L’un des domaines où cela se voit le mieux est le contrôle d’accès et les systèmes de check-in « sans personnel ».

Les premières choses qui viennent à l’esprit quand on pense au contrôle d’accès sont sans aucun doute nécessaires et utiles : l’exactitude de la mesure, essentielle lorsqu’un résultat commercial dépend du taux de remplissage d’un espace ou d’une salle, ou lorsque le temps passé dans une salle est lié à une attestation, comme c’est le cas pour la formation accréditée.

Avec le check-in, laisser les participants s’en charger eux-mêmes, sans personnel dédié, s’est traduit par une rapidité et une simplicité d’exécution et, ce qui n’est pas à sous-estimer, par des coûts moindres.

Souvent, pourtant, la vraie puissance de la technologie tient moins à ce que les machines savent faire qu’à ce que les gens peuvent leur demander de faire, parce que leur esprit sait l’imaginer avant de le transformer en action concrète. Pourrait-on alors faire du moment où les participants arrivent à un événement un accueil, qui les aide à s’orienter dans l’espace et leur indique les activités qui les intéressent le plus ?
Pourrait-on, en somme, transformer le système de check-in en un véritable majordome numérique ?

Oui, car lorsque le système de check-in dialogue avec le reste de l’architecture informatique de l’événement, vous pouvez faire du moment où un participant se présente physiquement sur le site ou à l’entrée d’une salle le dernier maillon d’une chaîne qui commence avant même que cette personne ne décide de venir et ne s’inscrive.
Comment ?

Par exemple en utilisant les communications, les notifications et les sondages comme outils pour enregistrer les préférences et les intérêts des participants. Ou en créant des espaces personnels dans l’application ou sur le site de l’événement où chacun peut planifier les activités qui l’intéressent le plus, organiser rendez-vous et déplacements, conserver des documents et réserver stands et espaces d’exposition.

Toutes ces activités produisent des informations qu’un système peut non seulement conserver mais gérer et, plus important encore, relier entre elles. Ainsi, l’étape finale — la dernière d’un cycle et la première de beaucoup d’autres — le check-in, peut facilement passer d’un simple moment administratif à une véritable « cérémonie d’accueil », conduite par un concierge virtuel qui n’ouvre pas seulement les portes mais oriente, suggère, rappelle et déclenche activités et actions, exactement comme le ferait un majordome attentif pour chaque participant.

Ce n’est pas une petite valeur ajoutée, à une époque où les événements s’enrichissent nécessairement pour se hisser au-dessus de la concurrence et du bruit, et deviennent donc souvent plus complexes et plus fatigants pour les participants, au point qu’ils risquent de renoncer à tirer le meilleur de leur présence, voire à venir tout court.

Se sentir accueilli et attendu dans un lieu que l’on ne connaît pas aide au contraire à surmonter les difficultés, et favorise une participation plus active, plus constructive et plus positive. Cela aide à être plus positif, plus ouvert et plus disposé à expérimenter, avec le sentiment constant d’être soutenu. Cela aide à tirer le meilleur de chaque expérience, en élevant deux des facteurs les plus importants : la satisfaction et l’engagement. En plus d’avoir un effet positif sur les activités et sur les autres personnes impliquées, ceux-ci produisent des informations et des données qui alimentent en retour ce cercle vertueux, dont le marketing piloté par les données est un autre rouage essentiel.

Tout cela grâce à un système de check-in avancé.
Ou plutôt, grâce à un majordome virtuel vif et attentif.