Parlons du contrôle d’accès, fléau et bénédiction de tout événement et de tout professionnel de l’événementiel.
Fléau, parce que c’est une étape délicate qui doit être à la fois rapide et sûre, et tenir ensemble efficacité et économie, ce qui n’est pas toujours facile.
Bénédiction, parce que — comme nous l’avons déjà vu dans d’autres articles — il peut être un atout extraordinaire pour la réussite d’un événement, ne serait-ce que comme outil de marketing ou comme preuve de l’intérêt et de l’engagement réels du public pour ce qui lui est proposé. Et cela sans compter tous les cas où mesurer précisément les entrées dans les bâtiments et les salles est le nœud de tout l’événement, comme c’est le cas pour la formation accréditée et les parcours de perfectionnement professionnel.
Au fil du temps, la façon dont on gère le contrôle d’accès et les procédures de check-in s’est beaucoup simplifiée : il faut moins d’infrastructures (portiques, tourniquets) et les outils sont devenus plus agiles (QR codes, caméras intelligentes), jusqu’à ce que, à l’époque de la pandémie, on en vienne à s’en passer complètement et à autoriser un self check-in entièrement autonome, effectué par chacun et plus ou moins lié à des services supplémentaires comme l’impression des badges ou des mini-sites personnels pour le networking et les relations publiques. La technologie a joué son rôle elle aussi, en mettant dans un smartphone tout ce qu’il faut pour enregistrer les entrées, avec des applications de check-in pratiques, agiles et fonctionnelles. Belles aussi, si vous le voulez, et ouvertes à des fonctionnalités supplémentaires.
Le corollaire de tout cela, c’est qu’une nouvelle question est apparue : quand elles peuvent pratiquement tout faire et davantage, comment choisir la bonne application de check-in ? Selon nous, « la bonne » doit avoir au moins trois caractéristiques :
1. La facilité d'utilisation
2. Évolutivité et personnalisation
3. Sécurité des données et vie privée
Le traitement des données personnelles est une question décisive dans tout événement, et l’application de check-in peut être soit le rempart qui garde l’ensemble en sécurité, soit la brèche qui fait tomber le système, puisque la plupart — sinon la totalité — des données les plus importantes y passeront : celles des personnes présentes à l’événement. Nous avons donc gardé pour la fin la caractéristique qui, si évidente soit-elle, est la plus importante de toutes : toute application de check-in, pour être seulement envisagée, doit pouvoir garantir le plus haut niveau de sécurité et de protection de la vie privée pour les données des participants. Elle doit donc être certifiée et conforme à la réglementation sur la protection des données, et devrait idéalement offrir des options de sécurité avancées qui ajoutent des couches de protection supplémentaires selon la sensibilité des données accessibles. Vous le savez bien : la réputation de votre événement — et donc la vôtre — dépend de la protection des données des participants ; ce n’est donc pas le terrain des compromis.
Choisir la bonne application de check-in est une décision fondamentale, qui peut influencer fortement et directement la réussite et la sécurité d’un événement. La facilité d’utilisation, l’évolutivité et la sécurité des données sont, selon nous, les trois premières caractéristiques clés à rechercher dans une application : les fondations à partir desquelles explorer ensuite toutes les fonctionnalités supplémentaires qui peuvent faire passer l’application de check-in d’un simple outil au service d’une fonction — si décisive soit-elle — à un véritable atout stratégique et opérationnel. Avec le bon choix et une mise en œuvre à la hauteur, vous pouvez garantir un accès rapide, efficace et sûr à tout type d’événement, et créer vraiment des expériences mémorables.
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