L’un des plus grands facteurs de réussite d’un événement est sans conteste la gestion correcte, efficace et économe de la liste des invités. Quiconque organise des événements en professionnel le sait : respecter l’enthousiasme des gens à venir tout en suivant leurs besoins et leurs attentes est essentiel pour qu’ils repartent satisfaits.
Une grande part de cette pression peut être allégée en utilisant une technologie fiable, pratique et sûre pour accompagner la gestion de l’une des principales cartes de visite de tout événement : le moment du check-in à l’entrée. Et si la technologie donne heureusement chaque jour de nouveaux outils aux organisateurs, il n’est pas toujours aussi facile de savoir bien les utiliser et d’en tirer le meilleur.
C’est pourquoi nous avons rassemblé quelques-unes des questions que nous posent les organisateurs qui viennent nous voir avec le besoin de gérer des listes de participants rapidement, en toute sécurité et avec souplesse, et qui choisissent SharEvent pour le faire. Nous en avons tiré un court guide en trois points qui nous semble utile — quels que soient le type et la taille de l’événement — pour tirer le meilleur d’outils de ce genre.
1. Construire un système praticable de collecte et de conservation des informations
Commençons par le plus important, c’est-à-dire la capacité de recueillir, de gérer et de conserver les informations sur les invités de votre événement, de manière à pouvoir y accéder à tout moment et idéalement depuis différents appareils : l’ordinateur au bureau, le téléphone en déplacement. Bien sûr, dès lors que l’on parle d’« application de liste d’invités », on peut tenir pour acquis que ces outils sont conçus pour être utilisés d’abord sur des appareils mobiles comme les téléphones et les tablettes. Aussi nécessaire que ce soit, cela ne suffit pas. Pour devenir de vrais outils de travail, il leur faut quelques qualités de plus :
- la capacité de gérer les invités aussi bien dans leur ensemble que répartis en listes ;
- la capacité — ou plutôt la possibilité — d’ajouter des participants de dernière minute, y compris à l’entrée ;
- la capacité de relier entre eux les invités apparentés, par exemple les « +1 » des cérémonies et des événements conviviaux ou, plus simplement, certains membres de listes et de sous-listes ;
- la capacité d’attribuer à des listes différentes des droits différents, par exemple pour l’accès à des zones ou à des activités précises.
2. Penser en écosystème, pas en outil isolé
Une application de liste d’invités doit avant tout savoir gérer simplement, efficacement et de façon fiable les personnes invitées à un événement.
Mais est-ce vraiment tout ?
Il vaut la peine de regarder un peu plus loin, du côté de l’ensemble de fonctionnalités qui, à moyen et long terme, peuvent faire la vraie différence entre un outil et un autre, et en rendre un bien plus stratégique. En voici quelques-unes, toutes tirées de plusieurs années de travail dans l’événementiel :
- la capacité de transformer chaque liste d’invités en un canal personnalisé pour communiquer n’importe quoi : d’un message d’accueil chaleureux aux instructions pour tirer le meilleur de l’expérience et, bien sûr, aux mises à jour de dernière minute ;
- la capacité de créer de l’engagement et de la participation par des activités sociales et de networking, et même par le gaming ;
- la capacité de créer des espaces privés contenant des documents que seuls les membres d’une liste donnée peuvent ouvrir, et où ces mêmes membres peuvent partager photos, documents et informations. Des espaces partagés et protégés comme ceux-là pourraient aisément devenir bien des choses, du livre d’or personnalisé à la trace d’une expérience inoubliable, s’ils restaient par exemple accessibles après la fin de l’événement.
3. Travailler sur un continuum, pas sur un instant isolé
Le travail d’une application de liste d’invités consiste à décider qui peut entrer dans l’événement et qui ne le peut pas, et avec quels droits, s’il y en a. Il existe cependant d’autres facteurs — certains liés aux particularités de chaque événement — qui peuvent compliquer un peu le tableau, comme :
- la nécessité de gérer non seulement le check-in mais aussi le check-out, personne par personne ou par groupes, et donc avec ou sans possibilité de rentrer de nouveau sur le site ou dans la salle ;
- le besoin de données de présence et de fréquentation analysables en temps réel et reliables à d’autres activités comme les votes ou les enquêtes de satisfaction ;
- les événements récurrents, qui permettent de capitaliser sur l’expérience — et sur les données — de l’édition précédente, au lieu de repartir de zéro à chaque fois.
Ces trois points ne couvrent certainement pas toutes les façons d’utiliser une application de liste d’invités de manière plus stratégique et plus pratique. Ils visent plutôt à donner matière à réflexion à qui cherche, en professionnel, le produit qui répond à ses besoins. C’est pourquoi nous avons formulé quelques questions qui, selon nous, aident à faire une évaluation plus complète, en partant de celles-là mêmes qui nous ont guidés dans la conception et la construction de l’application de liste d’invités SharEvent.
Si vous voulez entendre nos réponses, ou si vous avez d’autres questions à nous poser, vous pouvez simplement nous écrire ici ou demander une démo en direct, pendant laquelle nous regarderons ensemble l’outil à l’œuvre.