Les solutions

1. Le salon virtuel

Avec SharEvent Salon virtuel, nous avons créé un environnement virtuel sur mesure dans lequel chaque entreprise disposait de son propre bureau virtuel : un espace entièrement personnalisable aux couleurs de la marque, où il était possible de : 

• raconter l’histoire de l’entreprise
• programmer des entretiens
• signaler les postes ouverts 
• préciser le détail des profils recherchés

2. La réservation et la gestion des rendez-vous

Le cœur battant de l’événement était le système de gestion des entretiens entre entreprises et professionnels, de la réservation jusqu’à l’appréciation des CV. 

Le processus a été conçu et construit jusque dans le moindre détail pour garantir fonctionnalité, sécurité et expérience agréable, et il était donc structuré ainsi : 

• Créer l’agenda de rendez-vous

Chaque responsable des ressources humaines pouvait créer son propre agenda de rendez-vous , en indiquant pour chaque jour du salon ses plages de disponibilité pour les entretiens (10 h-12 h et 15 h-18 h, par exemple) et les créneaux réservables correspondants (en précisant des rendez-vous de 15 minutes, par exemple, SharEvent créait quatre créneaux par heure de disponibilité déclarée). 

• Publier les agendas

Les agendas étaient mis à la disposition des participants, qui pouvaient alors réserver eux-mêmes leur rendez-vous, en choisissant directement parmi les horaires disponibles.

• Accepter ou refuser les entretiens

Au moment de son inscription au salon, chaque participant était invité à déposer son CV dans son espace personnel, condition préalable à la réservation d’entretiens avec les entreprises. Les responsables RH pouvaient ainsi lire les CV au moment de la réservation et décider d’accepter ou de refuser l’entretien. Le rendez-vous n’était confirmé qu’en cas d’acceptation, avec une notification envoyée par le navigateur et par e-mail au candidat comme au responsable RH.

• Gérer les agendas et les changements

Chaque entreprise pouvait non seulement suivre les réservations faites sur les créneaux de son agenda, mais aussi modifier les horaires des rendez-vous, déplacer des candidats vers d’autres créneaux ou marquer certaines plages comme indisponibles. En cas de déplacement, les candidats étaient informés du changement en temps réel. 

• Gérer les invitations à un entretien

Pour obtenir la meilleure adéquation possible entre l’offre et la demande pendant le salon, les responsables RH de chaque entreprise participante pouvaient filtrer la liste des inscrits (par compétences ou par ville de résidence, par exemple) et les inviter par e-mail à réserver un entretien.

• Conduire les entretiens

Chaque entreprise pouvait ajouter sur la plateforme le lien de sa propre visioconférence pour tenir l’entretien.

NOTE :
toute activité et toute procédure liées à l’organisation et à la conduite des entretiens — de la gestion des rendez-vous à l’appréciation des CV, de l’envoi des communications au networking — s’appliquent de la même manière, avec les mêmes fonctions et la même commodité, aux événements en présentiel, car le système peut tout aussi bien traiter de façon intégrée tout le parcours avant et après l’entretien même lorsque celui-ci se déroule en personne. Cela rend le système particulièrement polyvalent, y compris pour des événements conduits sous des formats différents (éditions en ligne, hybrides, en présentiel).

3. Le networking
   En créant des espaces et des occasions et en fournissant des outils conçus pour cela, le networking a été encouragé entre professionnels et entre professionnels et entreprises, afin de favoriser à la fois la connaissance mutuelle et l’échange d’informations. Ces activités ont encore stimulé la construction de relations et augmenté à la fois le nombre de rendez-vous pris et le nombre d’entretiens réellement tenus. 

4. Les webinaires

En appui supplémentaire aux ressources humaines et au recrutement, un calendrier chargé d’ateliers en webinaire visait à mettre en lumière les particularités techniques et opérationnelles des entreprises présentes au salon, et à susciter ainsi autour d’elles un intérêt plus précis de la part des professionnels. Cela a contribué à élever la qualité — et donc la valeur — des rendez-vous et des entretiens qui en sont nés, tout en réduisant le gaspillage de ressources et de temps des deux côtés. 

Conclusions

Partant des objectifs de l’événement — rapprocher l’offre et la demande d’emploi dans le secteur des technologies — Techjobsday 2022 a réussi à créer de la valeur par la technologie.

En tant qu’événement en ligne, son atout essentiel était la « Digital City » : un espace en ligne qui devait être attirant et fonctionnel, agréable et pratique, pour chacune des parties prenantes. Ce résultat a été obtenu en créant un espace sur mesure aux couleurs de la marque où non seulement les organisateurs et les entreprises pouvaient être mis en valeur, mais où toutes les fonctions centrales étaient disponibles (espace d’exposition, système de réservation et de gestion des rencontres, échange de documents et d’informations), avec des services d’appui comme le perfectionnement et la formation (ateliers) et le networking et la construction de relations, y compris informelles.

Tenir ensemble cette architecture complexe a été rendu plus simple par le fait que le squelette qui la faisait bouger était unique : la plateforme SharEvent, qui permettait les deux niveaux d’activité requis — l’exploitation directe par les organisateurs de l’événement et la gestion en libre-service par chaque participant, principalement pour organiser et conduire les entretiens. Un système unique capable de fonctionner sur deux niveaux à la fois a réduit la complexité de gestion d’un projet aussi élaboré tout en gardant l’ensemble sous contrôle, et a donné à chaque participant l’autonomie nécessaire pour agir selon ses propres besoins et ses propres possibilités.