Il y a un vieux film de Tom Stoppard qui s’appelle « Rosencrantz et Guildenstern sont morts ». Il vient de la pièce du même nom, tout aussi drôle, dans laquelle les deux personnages, amis d’enfance de Hamlet, sont appelés à le distraire à la cour du Danemark, où ils arrivent avec une troupe de comédiens qui joue, bien sûr, Hamlet.
Le film est surréaliste et profondément ironique, et l’un de ses passages les plus mémorables est le « jeu des questions » : un étrange match de tennis que Rosencrantz et Guildenstern disputent avec la rhétorique, servant des négations, attaquant par des affirmations et smashant des questions rhétoriques, gagnant ou perdant des points. Exactement le genre de point — au moins un, c’est certain — que nous perdrions pour la question rhétorique du titre de cet article.
Car tout ce que nous écrirons à partir d’ici ira bien sûr dans la direction opposée, avec l’objectif de montrer — à supposer que ce soit vraiment nécessaire, puisque nous nous adressons à des professionnels de l’événementiel — que les applications événementielles ne sont pas de simples gadgets ou des outils d’image, mais bien davantage. Et que, précisément à cause de ce qu’elles savent faire, elles ont leur place dans la boîte à outils de tout professionnel qui veut conduire des événements bien gérés et pratiques, mais surtout intéressants, engageants et capables de produire des résultats concrets pour tous ceux qui y prennent part.
Commençons donc par dissiper deux ou trois idées reçues sur cet outil.
1. Les applications événementielles ne servent qu'aux personnes présentes
L’application événementielle est un outil autant pour les participants que pour tous ceux qui ont un intérêt financier dans l’événement. Organisateurs, investisseurs, sponsors et exposants viennent aux événements avec un point de vue très précis, avec des attentes et des objectifs qu’ils peuvent atteindre plus facilement s’ils disposent d’un ensemble d’outils pour les aider à gérer activités, espaces et procédures. Naturellement, ces outils doivent aussi être commodes, fiables et toujours disponibles : sinon, dans le tumulte quotidien d’un événement, c’est comme s’ils n’existaient pas. C’est là qu’une application événementielle conçue comme un outil de travail et pas seulement comme une vitrine web peut devenir un vrai atout, et c’est pourquoi nous avons construit la nôtre exactement ainsi.
2. Les applications événementielles sont un coût de plus pour l'événement
Rien de plus faux.
Les applications événementielles — quand elles sont bien conçues et qu’elles fonctionnent, évidemment — comptent parmi les outils les plus efficaces pour économiser argent, temps et énergie, aussi bien dans l’organisation que dans la conduite de l’événement.
Quelques exemples ?
Elles peuvent remplacer les tourniquets et les comptoirs de check-in par des outils que le personnel de terrain et d’accueil garde commodément dans sa poche, comme un smartphone, pour un contrôle d’accès rapide, pratique et sûr. Si vous le voulez, les applications peuvent même remplacer entièrement le personnel de check-in lorsqu’elles sont associées à des lecteurs de QR codes et à des imprimantes sans fil que les participants utilisent seuls, en toute sécurité, pour gérer leur entrée sur le site et dans chaque salle et pour imprimer billets et badges en quelques secondes.
Une application événementielle qui accompagne les participants tout au long de leur présence (en présentiel comme en ligne), c’est aussi économiser du temps, de l’argent et souvent des ennuis, parce que les gens sont toujours informés et à jour : ils ont documents, données et nouvelles sous la main, vite et facilement, et peuvent faire le meilleur usage de leur temps et de celui des autres, de sorte que chacun tire pleinement parti de ce que l’événement propose. Cela signifie non seulement que le personnel chargé de l’information et de l’assistance peut être mieux réparti, mais aussi que son niveau de stress baissera, parce que les informations recherchées sont disponibles directement sur les appareils de chacun.
Les coûts d’impression et de production des documents baisseront eux aussi, ce qui rendra l’événement non seulement moins cher mais aussi plus durable et plus vert.
Ajoutez à cela :
3. Les applications événementielles sont des outils de marketing piloté par les données
Grâce à leur polyvalence — c’est-à-dire aux nombreuses choses que l’on peut faire et laisser faire par une application événementielle — vous pouvez recueillir des données utiles au marketing avant, pendant et après l’événement. En favorisant le networking, en recueillant avis et opinions par des sondages et des votes ou en créant des jeux liés à l’événement ou aux initiatives de chaque investisseur et de chaque exposant, vous pouvez acquérir une grande quantité de données que les organisateurs comme les exposants peuvent utiliser pour améliorer ce qu’ils font maintenant ou pour mieux le préparer demain. Un système gagnant-gagnant qui produit de la valeur immédiatement et dans la durée.
Considérer les applications événementielles comme de simples outils pour rendre votre événement plus joli, plus agréable et plus intrigant serait donc non seulement réducteur mais franchement limitant, vu la valeur de l’expérience et la satisfaction que vous pourriez créer à la place. Pas très séduisant, n’est-ce pas ?
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