Nom de l’événement : Face Ahead 2026
Secteur : congrès médical et scientifique
Client : OIC Group
Type d’événement : congrès international de chirurgie cranio-maxillo-faciale, promu par AO CMF
Lieu : Bangkok, Avani+ Riverside Bangkok Hotel
Dates : 1–3 octobre 2026
Participants : 977 inscrits
Solutions : application iOS et Android, inscription en ligne, programme interactif, agenda personnel, plans des salles, espace sponsors, e-posters, sac virtuel, notifications push, e-mail
Face Ahead 2026, « Excellence Beyond Boundaries », promu par AO CMF, se tient à Bangkok du 1er au 3 octobre 2026 à l’Avani+ Riverside Bangkok Hotel et réunit chirurgiens, chercheurs, intervenants et entreprises de la communauté internationale de la chirurgie cranio-maxillo-faciale.
Pour accompagner les participants avant et pendant le congrès, OIC Group a utilisé SharEvent pour les inscriptions, la communication et l’application officielle de l’événement, publiée sur l’App Store et Google Play.
LE CONTEXTE
Face Ahead est le rendez-vous d’AO CMF qui réunit formation, recherche et échanges cliniques en trois jours de programme dense. L’édition 2026 comptait :
- 977 inscrits venus du monde entier
- trois journées dans six salles en parallèle
- huit types de session : ouverture, keynotes, panels d’experts, sessions interactives, sessions de communications orales, sessions des sociétés savantes et cérémonie de clôture
- des e-posters consultables dans l’application
- un espace sponsors avec documents et contacts
Avec des sessions en parallèle, un programme qui change jusqu’au dernier moment et un public venu de fuseaux horaires différents, il fallait un outil unique, dans la poche de chacun, mis à jour en temps réel.
LE DÉFI
Le programme d’un congrès chirurgical n’est pas une liste d’horaires : chaque participant construit son propre parcours entre keynotes, panels, sessions interactives et présentations de communications qui se chevauchent dans différentes salles du même hôtel. Le client avait besoin :
- d’un programme lisible par jour et par type de session, avec salle et horaire toujours à jour
- d’un agenda personnel pour chaque participant
- des plans du lieu et des salles à portée de main
- des e-posters et des documents dans l’application, sans papier
- d’un canal direct pour les avis de dernière minute
- d’une visibilité pour les sponsors dans l’outil que tout le monde utilise
Le tout pour un public international, en anglais, avec une application à télécharger avant le départ pour Bangkok.
LA SOLUTION MISE EN PLACE AVEC SHAREVENT
Les inscriptions sont passées par le site de l’événement construit avec SharEvent : 977 inscriptions acceptées, avec un pic de plus de 400 en une seule journée dans les semaines précédant le congrès. La communication avec les participants est partie de la même plateforme : 2 004 e-mails envoyés, avec un taux d’ouverture de 87 %.
L’application Face Ahead, aux couleurs du congrès, a été publiée sur l’App Store et Google Play et ouverte aux participants avant leur départ. Ils y ont trouvé :
- le programme par jour, avec horaire, salle et type de chaque session
- le programme clé par catégorie, des keynotes aux sessions de communications orales
- un agenda personnel, « My Face Ahead »
- les plans du lieu et des six salles
- l’espace sponsors
- les e-posters et un sac virtuel avec les documents du congrès
- les informations générales et les notifications push du secrétariat
Tous les contenus principaux du congrès étaient rassemblés dans un environnement numérique unique, cohérent avec l’identité visuelle de l’événement et toujours aligné sur le panneau de contrôle du secrétariat.
UN PROGRAMME QUI SE LIT DE DEUX FAÇONS
Dans l’application, le programme se consulte par jour, jeudi, vendredi et samedi, avec l’horaire, la salle et le type de chaque session, et par catégorie : des keynotes aux sessions de communications orales, chaque type a sa couleur et sa propre liste. Depuis chaque session, le participant l’enregistre dans son agenda personnel. Un changement de salle ou d’horaire effectué depuis le panneau du secrétariat arrive dans l’application immédiatement.
SALLES, E-POSTERS, SPONSORS ET AVIS AU MÊME ENDROIT
La section des plans réunit le lieu et les six salles, Moon/Lunar, Air, Galaxy 1 et 2, Sky et Wind, avec l’adresse pour ceux qui arrivent de l’extérieur. Les e-posters se lisent dans l’application, le sac virtuel rassemble les documents du congrès, l’espace sponsors donne de la visibilité aux entreprises partenaires, et les notifications push portent les avis du secrétariat sur tous les téléphones au même instant. Pour l’organisation, cela a signifié :
- inscriptions, communication et application gérées depuis un seul panneau
- des changements de programme publiés une fois et visibles partout
- ni programme imprimé ni panneau d’affichage
- une ligne directe avec chaque participant pendant les trois jours
sans ajouter la moindre complexité que les participants auraient pu remarquer.
LES RÉSULTATS
Utiliser SharEvent a permis de réunir sur une seule plateforme les inscriptions, la communication et l’expérience numérique de Face Ahead 2026. Les chiffres, relevés le premier jour du congrès :
- 977 inscrits, tous acceptés
- 846 téléchargements de l’application, 622 sur iOS et 224 sur Android : 87 % des inscrits
- 1 361 connexions à l’application
- 2 004 e-mails envoyés, 1 986 délivrés, 1 749 ouverts
La technologie au service des congrès chirurgicaux
Face Ahead 2026 montre comment une application bien intégrée aux inscriptions et à la communication simplifie l’organisation d’un congrès international à sessions parallèles, et donne aux participants un programme, un agenda et des documents toujours avec eux, sans papier et sans file d’attente au point d’information.