Il est aujourd’hui impensable d’organiser des événements sans tenir compte de leur impact environnemental. Les raisons sont nombreuses et, si la première est de réduire la pression que nous exerçons sur la planète, des motifs plus prosaïques et économiques pèsent eux aussi : les événements verts séduisent davantage un public qui ne cesse de croître et qui est toujours plus attentif à la protection de la planète et à la réduction de l’empreinte humaine. Ces événements deviennent de ce fait aussi plus attirants pour les investisseurs, les exposants et les sponsors, qui ont tout à gagner à associer leur marque à une initiative qui se soucie de l’environnement en actes et pas seulement en paroles.
Pour qui organise et conduit des événements, développer un regard critique sur ces questions peut être utile sur le plan opérationnel autant que du point de vue du marketing vert : revoir les procédures et les activités — comme on le fait quand on entreprend vraiment une démarche respectueuse de l’environnement — peut conduire à découvrir des façons de faire plus efficaces et plus économes. Tout comme cela peut arriver quand on cherche à faire de la technologie une alliée de processus plus durables sans rien céder par ailleurs. Voici donc trois domaines clés de tout événement d’entreprise où la technologie peut faire la différence — non seulement pour rendre l’ensemble plus vert et plus respectueux de l’environnement, mais aussi plus efficace et plus performant.
1. Moins de documents imprimés
De nombreux événements d’entreprise reposent encore sur de grandes quantités de documents imprimés. Des programmes aux badges, des billets aux plans, le papier reste souvent le support privilégié. Mais est-il vraiment nécessaire ? Et, surtout, est-il efficace et économe ? Quand on imprime quelque chose, on le fixe dans le temps et dans l’espace, en supprimant toute possibilité de mise à jour ou de modification. Les brochures, les programmes et les plans imprimés sont beaux, et tout le monde y est habitué — mais quiconque a organisé un événement sait que les changements et les corrections arrivent souvent une seconde après le départ en impression, et que les traiter demande des rustines qui rendent l’ensemble plus laid et moins praticable. Ne vaudrait-il pas mieux, alors, faire passer tout cela sur des supports numériques, qui permettent les mises à jour et les changements en temps réel et autorisent même à enrichir chaque outil après l’événement, si nous le voulons ? Nous pourrions par exemple envisager de faire basculer en ligne tout un ensemble d’activités, avec des outils comme :
- L’inscription et la billetterie en ligne : fini l’impression des billets et des brochures — les participants peuvent s’inscrire et recevoir leur billet au format numérique, l’enregistrer sur leur téléphone et ne l’imprimer qu’en cas de besoin.
- Les applications événementielles : un outil unique qui rassemble toutes les informations sur l’événement — disponible bien avant son ouverture, si vous le souhaitez — toujours à jour et continuellement enrichi : programmes révisés jusqu’à quelques instants avant chaque session, plans, présentations. Sans compter que les applications événementielles peuvent devenir de véritables outils de matchmaking et de networking, et augmenter fortement l’engagement et la satisfaction de tous, participants comme exposants.
- Les outils de marketing et de promotion : vu la concurrence du paysage actuel, il est essentiel que la communication et la promotion de l’événement atteignent les bonnes personnes, au bon moment et de la bonne façon. Quoi de mieux, dès lors, qu’un ensemble coordonné d’outils qui, des plateformes que vous possédez à celles que vous « louez », peuvent toucher votre public de la meilleure façon et au meilleur moment et — ce qui n’est pas à sous-estimer — souvent de façon plus verte que l’impression et l’envoi postal ?
2. Une gestion efficace des espaces et des ressources
Des ressources limitées face à des exigences croissantes appellent une optimisation résolue de la façon dont les ressources sont réparties et utilisées. Sans compter que les événements ne se simplifient pas, bien au contraire : leur richesse se traduit souvent par une complexité de gestion accrue. C’est pourquoi avoir les bons outils sous la main, y compris en mobilité, est essentiel pour être plus économe et plus vert sans renoncer à l’efficacité.
- Les outils de planification : utiliser un logiciel de gestion d’événements pour planifier et coordonner chaque aspect de l’événement, de la logistique au montage, permet d’optimiser l’usage des espaces, de l’énergie et des consommables, de réduire le gaspillage et d’améliorer l’efficacité, en libérant des ressources pour d’autres investissements.
- Les applications de gestion d’événements : du point de vue de l’efficacité du travail comme de l’impact environnemental, il importe que le plus grand nombre possible d’activités soient rassemblées dans des outils que le personnel peut toujours emporter avec lui. Pensez simplement à avoir toujours sous la main toutes les informations et toutes les notifications nécessaires pour mieux travailler et aider les participants à tirer le meilleur de l’événement.
- Les systèmes de gestion des accès : les badges électroniques et le contrôle d’accès par application permettent de se passer des tourniquets et des comptoirs de check-in et de check-out, ce qui rend l’ensemble non seulement plus rapide et plus agréable, mais aussi plus léger pour le climat et pour la planète.
3. Un engagement plus vert
L’engagement du public est un élément fondamental du succès de tout événement. Si les gens ne se sentent pas impliqués dans ce qui leur est proposé, il sera très difficile que le résultat soit bon. Mais comment concilier engagement et réduction de l’impact environnemental ? Avec un ensemble d’outils conçus précisément pour atteindre ce but sans quitter l’écran, en s’appuyant sur ce que les réseaux sociaux, leurs dynamiques et leurs fonctions nous ont tous appris.
- Les sondages et les retours en ligne : ils sont désormais la norme lors de chaque événement. Les gens s’y attendent, comme ils attendent l’e-mail du service client après n’importe quel achat. Mais peut-on s’arrêter là ? Ou pourrait-on plutôt transformer une activité aussi banale que le recueil des appréciations du public en un spectacle ? Et comment le faire tout en gardant l’impact environnemental sous contrôle ? En créant un spectacle en ligne, où l’implication, le suspense et la nouveauté en temps réel deviennent un événement en soi — auquel tout le monde, absolument tout le monde, voudra prendre part sans quitter sa chaise.
- Le partage sur scène et hors scène : les réseaux sociaux sont un excellent outil pour promouvoir un événement, non seulement quand l’organisation les utilise mais aussi, et peut-être surtout, quand les participants s’en servent pour produire cette chose inestimable qu’est l’user generated content. Encourager les personnes présentes à partager leurs expériences et leurs photos aide donc à construire un mécanisme de promotion respectueux de l’environnement et fait vivre une communauté autour de la marque de l’événement.
- Les partenariats stratégiques : choisir les bons prestataires et les bons partenaires pour l’aventure de la réduction de l’impact environnemental de votre événement est essentiel. Être vert de façon convaincante exige que toute la chaîne d’approvisionnement le soit tout autant, sans quoi vous risquez de vous voir reprocher de brandir l’écologie comme un drapeau marketing, avec des dégâts incalculables pour votre réputation. Et ceux qui ont déjà pris le virage vert ont souvent déjà réduit une grande part de leur impact, technologie comprise, ce qui peut rendre une partie du chemin plus simple et plus efficace à la fois.
Bien entendu, la technologie n’est pas neutre en carbone non plus, loin de là. L’électricité pollue ; les appareils que nous utilisons polluent. Il faut donc regarder le tableau dans son ensemble : qu’est-ce qui a le moins d’impact ? Qu’est-ce qui coûte le moins de planète ? En répondant à ces questions, nous constatons souvent que le numérique pèse moins que le physique — pensez à ce que « pèse » un événement en présentiel en pollution liée aux déplacements, au montage et ainsi de suite, par rapport à un événement en ligne.
Mais pas toujours, assurément. Il existe quantité d’outils hors ligne qui, grâce notamment au recyclage, peuvent réduire l’empreinte carbone bien plus qu’un e-mail. Au bout du compte, l’optimum est donc toujours un bon compromis plutôt qu’un choix exclusif, surtout lorsqu’il est assaisonné d’une bonne dose de bon sens.
Après tout — cet e-mail a-t-il vraiment, vraiment besoin d’être envoyé ?