Un événement qui fonctionne a d’abord un système de gestion des accès efficace.
Tout professionnel qui participe à l’organisation d’un événement sait à quel point il est décisif de garantir une expérience fluide à l’un des moments qui font office de carte de visite de l’événement : le check-in. Les contrôles à l’entrée et à la sortie de l’événement et de chacune de ses sessions et de ses salles doivent être rapides et efficaces et en même temps sûrs et pratiques, pour le personnel aussi.
Aujourd’hui, parler de contrôle d’accès lors des événements revient surtout à parler de logiciels capables de gérer tout le processus (personne parmi vous n’utilise plus le papier et le stylo, n’est-ce pas ?) et d’applications qui permettent de le faire de la meilleure façon possible où que l’on se trouve, sans être lié à des structures ou à des emplacements prédéterminés. Mais avec une offre aussi vaste sur le marché, comment choisir l’application qui répond à nos besoins ?
Pour vous aider à trouver la réponse, nous avons réuni un court guide qui résume, point par point, les qualités que doit avoir un bon produit selon nos clients — lesquels en ont généralement essayé plusieurs avant de trouver chaussure à leur pied.
1. Rapidité et efficacité : la clé d’un check-in rapide
Une procédure de check-in rapide, qui évite les files d’attente et les attentes excessives, est la meilleure façon d’accueillir les invités à l’événement et dans chacune de ses parties, des séminaires et des sessions aux rendez-vous avec les sponsors et les exposants. Pour que cela soit possible, l’application de contrôle d’accès doit être non seulement techniquement à la hauteur — capable d’atteindre les bases de données pertinentes et d’enregistrer les données vite et avec précision — mais aussi pratique à utiliser, idéalement intuitive tant pour le personnel de check-in que pour les participants eux-mêmes, lors des événements où chacun s’enregistre seul.
2. Fiabilité et sécurité : du RGPD aux serveurs, le maître mot est protection (des données)
La sécurité des données personnelles des participants est certainement un autre facteur décisif dans le choix d’une application de contrôle d’accès. Ce qu’il faut mettre dans la balance au moment de choisir, ce n’est donc pas seulement la conformité au RGPD mais aussi la sécurité des serveurs utilisés et la présence d’un système de protection pour la transmission et la conservation des données. Et pour sceller le tout, il faudra une authentification adéquate pour l’accès aux outils, afin que seul le personnel autorisé puisse les utiliser.
3. Personnalisation : une bonne application s'adapte à vos besoins, pas l'inverse
Aucun doute là-dessus : chaque événement a ses propres exigences, et c’est pourquoi il importe de choisir une application assez souple pour permettre d’ajuster les fonctionnalités à vos besoins. Des choses les plus simples, comme pouvoir créer des champs personnalisés, aux plus structurées, qui lui permettent de répondre promptement et efficacement aux flux de travail et aux particularités de l’événement. Parce que cela aussi participe de l’expérience distinctive que vous offrez aux participants.
4. Intégration : une connexion sans couture avec vos autres outils
Cela peut sembler un détail, mais ce n’en est pas un. Garder à l’esprit la qualité de l’intégration de l’application avec le logiciel de gestion d’événements que vous utilisez et avec tous vos autres outils, les vôtres et ceux de vos prestataires, est essentiel. Une application qui dialogue sans heurts avec l’architecture complexe nécessaire à la conduite d’un événement, du logiciel de réservation aux autres outils d’organisation et de gestion, rend le travail à la fois plus simple et plus sûr tout en permettant des choses essentielles comme la synchronisation des données en temps réel et la garantie d’une gestion efficace et sans erreur.
5. Rapports et analyses : suivre et évaluer la performance
Pour évaluer l’efficacité d’un événement et prendre des décisions éclairées pour l’avenir, il est essentiel qu’une application de contrôle d’accès offre la possibilité de produire des analyses et des rapports, appuyée éventuellement par un logiciel qui permette de traiter les données et de les transformer en outils de communication et de marketing efficaces. De l’analyse la plus simple — chiffres de fréquentation, flux, ce que les participants ont fait, la note qu’ils ont donnée à l’événement et à ses différentes parties — aux traitements les plus élaborés, tout devrait être suivi pour pouvoir être analysé. Ce sont là les informations indispensables pour juger de la réussite de l’événement et pouvoir apporter des améliorations, sinon en temps réel, du moins pour les éditions futures.
6. Assistance technique et service client : indispensables
La valeur d’un produit tient en partie au service qui l’accompagne, et cela vaut aussi pour les applications de contrôle d’accès, vu ce qu’elles peuvent apporter à la réussite d’un événement. Il importe donc de choisir un prestataire qui offre une assistance technique solide et un soutien rapide et régulier. La disponibilité de ressources d’aide comme une documentation détaillée, des tutoriels ou une assistance téléphonique peut aussi se révéler décisive pour lever les éventuels problèmes ou doutes pendant l’utilisation de l’application.
En bref : si le choix de la bonne application de contrôle d’accès exige une évaluation qui parte des caractéristiques et des besoins propres à l’événement que vous organisez, il importe tout autant qu’elle possède un ensemble de qualités que l’on pourrait dire universelles. Ce sont elles qui donnent à l’outil de quoi devenir un véritable allié dans la conduite d’un événement, et qui devraient donc figurer sur la liste de contrôle chaque fois que vous partez à la recherche du meilleur outil à utiliser.