Comment s’assurer que les sponsors et les exposants soient satisfaits de leur participation et tirent le meilleur de votre événement ?
La technologie peut être un très bon moyen d’y parvenir sans augmenter les coûts ni la charge de travail, et cela d’au moins quatre façons.
Les voici.
1. Donnez-leur des sites web
Construire un site web est une étape essentielle de l’organisation d’un événement, parce que c’est un outil clé pour le promouvoir — mais on peut lui demander bien davantage.
Vous pourriez par exemple créer une section dédiée, une page vitrine ou presque un mini-site pour chaque sponsor et chaque exposant, où chaque entreprise pourrait non seulement gérer correctement sa présence, distribuer des documents ou fournir des informations, mais aussi proposer des services adaptés à l’événement et exclusifs.
Compliqué ?
Exigeant, certainement, mais capable de donner de forts résultats. Et pas si difficile si vous avez sous la main les bons outils — par exemple un CMS (système de gestion de contenu) qui réduit le besoin d’avoir toujours un développeur ou un webmaster disponible, et qui permet de construire simplement de petits sites et de les modifier en temps réel dès que nécessaire.
2. Utilisez une plateforme de gestion d'événements
Une plateforme de gestion d’événements n’est pas seulement un outil pour ceux qui organisent et conduisent l’événement : elle peut apporter beaucoup aux exposants et aux sponsors aussi. Elle peut être utilisée pour mieux gérer le flux des personnes vers les stands et les activités des exposants, ce qui rend l’expérience plus fluide et mieux organisée pour les visiteurs. Et si elle recueille les données avec précision et efficacité, ces données peuvent être transformées en outils de travail pendant l’événement lui-même. Ainsi, les exposants et les sponsors peuvent utiliser les informations recueillies pour optimiser leur présence à l’événement et repérer tendances et occasions commerciales.
Le bon logiciel de gestion d’événements peut aussi personnaliser de nombreux flux d’information, des notifications push aux newsletters, ce qui rend la communication plus efficace non seulement pour l’événement mais pour chaque sponsor et chaque exposant. Tous ceux qui sont présents peuvent alors se sentir partie prenante d’un projet commun, et tirer le meilleur de leur présence.
3. Proposez des services intégrés
Vous le faites déjà pour votre événement ; faites-le aussi pour vos exposants. Faire quoi ?
Penser en termes d’expérience, c’est-à-dire relier plusieurs outils pour créer des univers de sens plus larges et plus productifs.
Prenons un exemple. Les webinaires sponsorisés sont la façon classique de donner de la visibilité à des marques, à des entreprises et à leurs produits et services. Ils sont désormais presque un passage obligé de chaque événement, si familiers qu’ils risquent de paraître routiniers. Alors pourquoi ne pas les enrichir en les combinant avec d’autres outils, par exemple avec la gamification ? Ou aller plus loin et construire des dispositifs plus élaborés, où les ateliers se répondent et s’appuient sur des outils d’apprentissage et d’engagement qui les rendent encore plus utiles à ceux auxquels ils s’adressent.
Après tout, créer de la valeur est essentiel au succès — et la valeur, elle, se mesure.
4. Partagez les données tout de suite
Il est facile de fournir des données à la fin d’un événement. C’est aussi ce que tout le monde attend. Mais à ce moment-là, même si les données donnent une image complète de la performance, elles ne peuvent servir qu’à préparer la suite — c’est-à-dire, en général, l’édition de l’année prochaine ou un événement futur.
Si les données sont mises à disposition tout de suite, en temps réel même, elles peuvent servir à faire davantage de ce que les gens apprécient le plus, et à éviter le gaspillage et optimiser les ressources. Elles deviennent un moyen de donner aux gens ce qu’ils veulent, de la meilleure et de la plus efficace des façons. Bien sûr, toute la structure qui porte cette organisation doit pouvoir changer avec la même rapidité et la même souplesse, et devenir ce qu’elle doit devenir, mais avoir une boussole est déjà un bon pas vers la sortie du labyrinthe.
Revenons donc à la question de départ : comment ajouter de la valeur à la présence des sponsors et des exposants lors d’un événement. Les outils peuvent être nombreux et variés, et ils dépendent de plusieurs facteurs, à commencer par le type d’événement et le type de personnes qui y viendront, comme participants et comme investisseurs. Alors, comment choisir ?
La première réponse est : en se posant les bonnes questions, à commencer par la façon de mettre les sponsors et les exposants en mesure d’apporter une valeur réelle à l’expérience des personnes présentes et, en même temps, de produire de la valeur pour eux-mêmes et pour leur activité.
Cela vous dit quelque chose ? Ce serait normal, car c’est exactement le point de vue de celui qui organise l’événement, qui doit travailler sur l’expérience de tous pour qu’elle apporte de la valeur à son propre travail.
La seconde réponse est : en se dotant des bons outils, ceux qui non seulement rendent l’événement organisable et gérable, mais qui donnent aussi quelque chose à tous ceux qui peuvent accroître la valeur de l’expérience que vous voulez créer, exposants et sponsors en tête. Qu’il s’agisse de sites web, de données, d’outils de communication, d’engagement et de networking comme dans nos exemples, ou d’autres mieux adaptés à l’expérience particulière que vous construisez, la différence se fait quand ces outils sont partagés de bout en bout et peuvent donc créer un écosystème où les différents points de vue et les différents objectifs se nourrissent les uns les autres.
Et puis, bien sûr, il faut un bon chef d’orchestre pour tenir l’ensemble, avec une vision unifiée et l’œil fixé sur la ligne d’arrivée. Mais cela, cela s’appelle l’expérience et le professionnalisme dans la gestion d’événements.