Über Engagement und Geselligkeit als zentrale Elemente jedes Events wird viel gesprochen – aber warum sind sie es? Kurz innezuhalten und sich diese Frage zu stellen, gerade wenn man Events beruflich organisiert, kann helfen, die eigene Arbeit besser zu machen und dabei Zeit, Ressourcen und Energie zu sparen. Zudem ist es ein guter Weg, die besten Lösungen für das Ziel zu finden und den gesamten Prozess effizienter zu machen.
Hier also einige Antworten – genauer gesagt drei.
1. Ein positives Klima schaffen, das offener für Angebote ist – auch für kommerzielle
Gelegenheiten zu Kontakt und Beteiligung sind sehr nützlich, um ein gutes Gesamtklima beim Event zu schaffen. Werden Teilnehmer zum Austausch angeregt, fühlen sie sich meist wohler und interagieren mehr untereinander und mit allen anderen Beteiligten, von Referenten über Sponsoren bis zu Ausstellern. Ein gutes, positives und entspanntes Klima macht zudem offener und empfänglicher für angebotene Aktivitäten und Inhalte – sowohl die des Events als auch die – auch kommerziellen – Initiativen von Sponsoren und Investoren.
2. Networking fördern – der wichtigste Grund, warum Menschen an einem Event teilnehmen
Wir wissen es gut: Einer der größten Werte, die ein Event den Teilnehmern bieten kann, ist die Möglichkeit, das eigene Netzwerk zu festigen und zu erweitern – beruflich wie privat. Menschen gehen zu Events vor allem, um miteinander in Kontakt zu treten und ihr soziales Kapital zu vergrößern, und in Unternehmens-, Organisations- und Verbandskontexten, um die eigene Position zu verbessern, indem sie Beziehungen zu den aus ihrer Sicht wichtigen Personen ihrer Branche aufbauen und stärken. Die Bedingungen dafür zu schaffen, dass dies nicht nur möglich, sondern einfach ist, ist daher einer der wertvollsten Beiträge eines Events – und sicher einer der am meisten geschätzten.
3. Zufriedenheit und Reputation eines Events verbessern
Auch hier nichts besonders Neues: Engagement und Beteiligung stehen in direktem Zusammenhang mit dem Urteil, das Menschen über ein Event fällen, und damit mit seiner Reputation. Die Rechnung ist einfach: Je mehr Menschen an einem Event teilnehmen und sich von seinen Angeboten angesprochen fühlen, desto mehr investieren sie – auch persönlich – in die Aktivitäten. Damit verbessern sie nicht nur deren Menge und Qualität, sondern urteilen insgesamt positiver – weil sie selbst dabei waren – und sind motivierter, dieses Urteil weiterzugeben.
Sind die Ziele klar, für die wir beim nächsten Event auf Engagement und Geselligkeit setzen wollen: Wie erreichen wir sie in der Praxis? Aus den vielen möglichen Instrumenten, deren Wahl natürlich von Art, Größe und sogar Dauer des Events abhängt, haben wir drei ausgewählt, die unseres Erachtens die vielseitigsten und damit universellsten sind.
1. Gamification
Alle spielen gern, oder fast alle, und meist geht es mehr um die Frage „welche Spiele” als um „Spiele ja oder nein”. Gamification kann nämlich sowohl praktische als auch psychologische Aspekte aktivieren, und damit ist ihr Einsatz nicht nur eine Frage von Mode und Trend, sondern auch strategisch. Ihre Flexibilität macht sie zudem besonders geeignet, um das Publikum einzubinden und das gesamte Event-Erlebnis zu verbessern – und das sehr gezielt, strategisch und messbar.
2. Umfragen und Quiz
Weitere nützliche Instrumente für Engagement und Geselligkeit sind natürlich Umfragen und Quiz, die nicht nur helfen, die Teilnehmer eines Events besser kennenzulernen und ihnen mehr Beteiligung zu geben, sondern auch gezielter auf ihre Bedürfnisse zu antworten. Dank der Technik sind Umfragen und Quiz heute außerdem agile und schnelle Werkzeuge: Sie lassen sich in wenigen Minuten erstellen und in Echtzeit an die Smartphones aller Teilnehmer senden, während die Ergebnisse für weiteres Engagement genutzt werden können, etwa durch Projektion in gemeinsam genutzten Räumen.
3. Physische und virtuelle Räume für Informalität schaffen
Zumindest teilweise mit dem vorigen Punkt verbunden ist das Thema der Räume und Orte – physisch oder virtuell, das spielt heute kaum eine Rolle –, die Sie nutzen können, um Beziehungen und Beteiligung zu fördern (oder zu verhindern, je nach Ziel). Schon bei der Planung des Events klar zu haben, welche und wie viele Räume die Menschen zum Austausch nutzen können und wie diese Beteiligung unterstützen und anregen, ist daher entscheidend, damit Austausch und Networking zu echten strategischen Ressourcen Ihres Events werden. Etwa indem Sie Reales und Virtuelles, Präsenz und Online so verbinden, dass das Wort „hybrid” eine neue Bedeutung erhält – stärker auf Funktion und tatsächliche Wirksamkeit bezogen.
Gibt es weitere Gründe und Instrumente?
Sicherlich, und zum Glück, denn in der Eventwelt ist die Grenze heute oft mehr die Vorstellungskraft als die Ressourcen, auch wenn diese alles andere als unendlich sind. Technologie kann ein guter Verbündeter sein, um mit weniger mehr zu erreichen und Grenzen mit Lösungen auszugleichen, die den Wert des Ergebnisses oft steigern.
Möchten Sie es sehen? Live-Demo von SharEvent anfragen – und wir sehen gemeinsam, was wir tun können.