Eventname: Forum PA 2025
Veranstalter: FPA – Digital360
Ort: Rimini
Dauer: 3 Tage
Registrierte Teilnehmer: 15.000+
Sessions: 250+
Referenten: 1.000+
Buchungen: 10.000 +
Lösungen: Anmeldung, Ticketing, Check-in, Agenda, Event-App, Badges
Ein zentrales Event für die Innovation der italienischen Verwaltung
Forum PA ist einer der wichtigsten nationalen Termine für die digitale Transformation und die Modernisierung der öffentlichen Verwaltung. Ein komplexes Event mit hohen organisatorischen Anforderungen: Tausende Teilnehmer, Hunderte Sessions und über tausend Referenten an drei intensiven Tagen.
DER KONTEXT
Für die Edition 2025 musste FPA – Digital360 Folgendes reibungslos und zentral steuern:
- Anmeldungen und Ticketing;
- Zutritt und Badge-Druck;
- Session-Buchung;
- Kapazitätsverwaltung;
- Navigation im Programm;
- Teilnehmererlebnis über die App;
- Monitoring und Reporting in Echtzeit.
Ziel war ein einfaches, schnelles Erlebnis für Veranstalter und Teilnehmer – auch bei hohem Aufkommen und gleichzeitigen Zutritten.
DIE HERAUSFORDERUNG
Große Zahlen ohne operative Verzögerungen bewältigen
Die Komplexität des Projekts betraf vor allem:
- die hohe Zahl an Anmeldungen;
- über 280 parallel laufende Sessions;
- die Koordination von mehr als 1.000 Referenten;
- die Kapazitätskontrolle in Echtzeit;
- Warteschlangen beim Check-in vermeiden;
- die Synchronisation von Website, Agenda, Anmeldungen und Event-App.
Bei Tausenden Zutritten innerhalb weniger Stunden waren Stabilität, Automatisierung und operative Geschwindigkeit entscheidend.
DIE LÖSUNG
Ein integriertes digitales Ökosystem für das gesamte Event
SharEvent hat eine vollständige, integrierte Plattform umgesetzt, die alle organisatorischen Prozesse des Events zentralisiert.
CMS und Event-Website
Die offizielle Event-Website wurde mit dem SharEvent CMS entwickelt, mit dynamischer Verwaltung von Programm, Sessions und Navigationspfaden für die Teilnehmer.
Anmeldung und Ticketing
Der gesamte Anmeldeprozess wurde automatisiert, um die Verwaltung der Anmeldungen zu vereinfachen und das Organisationsteam zu entlasten.
Persönlicher Zeitplan und Session-Buchungen
Die Teilnehmer konnten ihren persönlichen Zeitplan zusammenstellen und die Sessions ihrer Wahl direkt online und über die App buchen. Das System ermöglichte:
- Verfügbarkeitsprüfung in Echtzeit;
- automatische Kapazitätsverwaltung;
- dynamische Aktualisierung der Sessions;
- Monitoring der Buchungen.
Check-in und Badge-Druck
Um den Zutritt vor Ort zu beschleunigen, hat SharEvent umgesetzt:
- QR-Codes für schnellen Zutritt;
- automatisierter Badge-Druck;
- digitales Check-in; zentrale Zutrittskontrolle.
So wurden Warteschlangen und Verzögerungen auch in Spitzenzeiten vermieden.
Event-App
Die eigene App bot den Teilnehmern ein einfaches Werkzeug, um:
- das Programm einzusehen;
- Updates zu erhalten;
- den persönlichen Zeitplan aufzurufen;
- die Sessions zu durchsuchen;
- die eigene Teilnahme zu verwalten.
DIE ERGEBNISSE
- über 15.000 Anmeldungen;
- mehr als 10.000 Session-Buchungen;
- über 3.500 Check-ins;
- mehr als 1.000 Referenten;
- 280 Sessions an 3 Tagen.
Performance und optimierte Steuerung im großen Maßstab
Dank des SharEvent-Ökosystems konnte Forum PA 2025 erfolgreich bewältigen:
WICHTIGSTE VORTEILE
Kürzere Warteschlangen an den Eingängen
Digitales Check-in und Badge-Druck haben den Zutritt der Teilnehmer beschleunigt.
Prozessautomatisierung
Anmeldungen und Session-Verwaltung wurden automatisiert, was den manuellen Aufwand reduziert hat.
Besseres Nutzererlebnis
Persönliche Zeitpläne, Event-App und Online-Buchungen machten die Teilnahme einfacher und besser organisiert.
Zentrale Kontrolle
Die Veranstalter konnten Daten, Zutritte, Kapazitäten und den Verlauf des Events in Echtzeit überwachen.
FAZIT
Technologie und Organisation für hochkomplexe Events
Das Projekt Forum PA 2025 bestätigt, dass SharEvent komplexe Events mit hoher Teilnehmerzahl durch integrierte, skalierbare und zuverlässige digitale Werkzeuge unterstützt. Die Verbindung von Automatisierung, zentraler Steuerung und Tools für das Teilnehmererlebnis optimierte die organisatorischen Prozesse und sicherte auch bei großen Zahlen einen reibungslosen Ablauf.