Überall in der Eventbranche hört man, das Geheimnis unvergesslicher Erlebnisse sei, die Teilnehmer – und ihre Bedürfnisse – in den Mittelpunkt zu stellen und alles um sie herum aufzubauen. Meist führt das jedoch zu einer Planung, die von der Vorstellung ausgeht, die die Veranstalter von den Teilnehmern haben, oder von Informationen aus einem früheren Event, bei dem sie – oder ihnen ähnliche Personen – um eine Bewertung gebeten wurden.
Noch sehr oft gilt nämlich die Annahme, Bewertungsfragebögen oder Umfragen seien Instrumente für den Verlauf oder das Ende eines Events, um Urteile und Bewertungen für die Zukunft zu sammeln.
Was aber, wenn wir diesen Erkundungsprozess, diese „Gespräche“ mit unserem Publikum viel weiter nach vorn in die Entstehung eines Events verlegen – so weit, dass Umfragen und Abstimmungen der Ausgangston werden, aus dem alles Übrige entsteht?
Damit aktivieren wir, was in strukturierterer und vollständiger Form Co-Design heißt und für Veranstalter eine strategische Ressource sein kann, um einer immer stärker umkämpften Eventwelt mit immer anspruchsvollerem Publikum zu begegnen – anspruchsvoller, weil reifer, bewusster und entschlossener, Zeit und Geld gezielt zu investieren.
Teilnehmer von den ersten Phasen an in die Entstehung eines Events einzubeziehen, kann helfen, ihren Bedürfnissen entgegenzukommen, ohne der Organisation und den Veranstaltern das Leben zu erschweren – im Gegenteil: Es optimiert Ressourcen, verringert Verschwendung und führt am Ende sogar zu Ergebnissen, die mehr geschätzt werden. Ein Win-win-Mechanismus, den man kaum ignorieren kann.
Warum tut man es dann nicht regelmäßig? Weil ernsthaftes, strukturiertes Co-Design auch mühsam und teuer ist (es braucht etwa Ressourcen für Steuerung und Koordination) und sehr frustrierend, anstrengend und schwierig werden kann – wie alle Prozesse, die eine enge Zusammenarbeit sehr unterschiedlicher Menschen erfordern.
Also ist es so oder so mühsam? In einem Sinne ja, doch da Co-Design kein Ein-/Aus-Schalter ist, sondern ein Kontinuum, lässt es sich dosieren und in verträglichen Mengen einsetzen: Man aktiviert einzelne Prozesse, ohne von ihnen überrollt zu werden.
Wie? Indem man dort beginnt, wo wir angefangen haben, bei den Grundlagen: die Teilnehmer fragen, was sie wollen und was sie für wichtig halten – über Abstimmungen und Umfragen per Newsletter, App oder Social Media, um relevante Themen, Vorlieben und Inhalte zu erkennen.
Schon das allein – eine relativ einfache, gut steuerbare Maßnahme – bringt mindestens drei wesentliche Vorteile:
1. Beteiligung bringt Zufriedenheit
Die Einbindung der Teilnehmer schafft die Voraussetzungen für größere Zufriedenheit mit dem Event, denn:
- geäußerte Bedürfnisse können gezielter erfüllt werden.
- die Wünsche sind meist realistischer: Wer sich einbezogen fühlt, ist bewusster und richtet seine Erwartungen an den verfügbaren Ressourcen aus.
Eine bessere Abstimmung zwischen den Erwartungen des Publikums und den Zielen des Events fördert zudem das Engagement und steigert den Return on Investment – entscheidend für jeden Veranstalter im Firmenumfeld.
2. Beteiligung bringt Zusammenarbeit
Bei den Wünschen haben wir es schon gesehen: Wer sich unmittelbar einbezogen fühlt, ist vernünftiger und kooperativer. Das heißt, man ist eher bereit, selbst dafür zu sorgen, dass alles gut läuft – was meist dazu führt, dass es genau so kommt. Natürlich lassen sich nicht alle Probleme lösen oder verhindern, aber wenn alle in dieselbe Richtung rudern, hält man auch rauere Strömungen aus.
3. Beteiligung bringt Promotion
Wir haben es mehrfach gesehen, auch beim Thema Eventmarketing und Eventpromotion: Teilnehmer, die sich einbezogen und vom Event „abgeholt“ fühlen, sind seine ersten und wirksamsten Promotoren. Sobald sie das Event – zumindest teilweise – als ihre eigene Sache betrachten, zu der sie aktiv und bewusst beigetragen haben, sind sie meist eher bereit, ihre Stimme, ihr Gesicht und ihre Kontakte in den Dienst des Projekterfolgs zu stellen, für den sie sich engagiert haben. Und es gibt keine wirksamere Werbung als die von Menschen, die sich persönlich einsetzen und Mundpropaganda machen.
Lässt sich all das allein mit Umfragen und Abstimmungen erreichen? Ja, wenn sie gut konzipiert, ebenso sorgfältig umgesetzt und strategisch verteilt werden, über Kanäle, die sich – wie die Kreise, die ein Stein im Wasser zieht – schrittweise ausweiten.
Für hochwertige Beteiligung ist es sinnvoll, bei den Menschen zu beginnen, die uns am nächsten sind und die wir am besten kennen, auch in ihrem Denken und Verhalten. Sie liefern die ersten wertvollen Meinungen, über die direktesten Kanäle, die wir zu ihnen halten, etwa Newsletter oder die App.
Für die weiter Entfernten, aber ebenso Wichtigen können wir stärker strukturierte Kanäle nutzen, bei denen das Instrument selbst zur Beteiligung anregt. Denken wir an Gamification, die solche Erhebungen mit spielerischen Elementen unterstützt – wichtige Hebel für Motivation und Aktivierung.
Kurz: Es gibt viele Instrumente, um Menschen zu aktivieren, und gute Planung hilft, die besten zu finden. Doch gute Planung – die, die die Zukunft der Events prägt – wird immer partizipativer sein. Warum also nicht gleich beginnen?