Wissenschaftliche Kongresse sind für fast jede Fachcommunity zentrale Termine: Sie bieten Gelegenheit zu Weiterbildung und Aktualisierung, bauen die für den Fortschritt einer Community strategischen Netzwerke auf und stärken sie und legen die Grundlagen für Entwicklungen.
Doch gerade weil sie regelmäßig und fortlaufend stattfinden, drohen sie oft zu Orten von Ritualen und Liturgien zu werden, die Engagement und Teilnahme verringern, statt sie zu steigern, wie es das Publikum erwartet.
Wie lässt sich das vermeiden?
Indem der Kongress sich nicht nur durch seine Inhalte auszeichnet, sondern auch durch die Qualität des Gesamterlebnisses, das Lernen, Interaktion und Einbindung verbindet.
Und wie erreicht man das?
Mit einem Ansatz, der die drei Grundelemente jedes Events – Location, Programm und gesellschaftliche Momente – umkrempelt und ein Stück aus den gewohnten Schemata herausführt.
Einzigartige Location und immersives Ambiente
Kleider machen Leute, und wer das Gegenteil behauptet, lügt. Und die Kleider eines Kongresses sind, das versteht sich, die Location, in der er stattfindet. Deshalb ist die Wahl einer Venue gegenüber einer anderen nicht nur praktisch, sondern höchst strategisch: nicht nur wegen dessen, was der Ort ist, sondern auch wegen dessen, was er werden kann, wenn er in die Farben des Events gekleidet wird.
Technologie kann dafür eine ausgezeichnete Ressource sein, auch weil sie die Grenzen von Raum und Zeit überwindet.
Der integrierte Einsatz von Realem und Virtuellem (wobei „real“ immer mehr eine Konvention ist, denn virtuelle Erlebnisse sind inzwischen nicht weniger real als andere) kann nicht nur die Räume erweitern, sondern auch ihre Möglichkeiten – bis hin zu ganzen Sinnwelten, die einzigartig und unwiederholbar sind.
Innovative Formate für das wissenschaftliche Programm
Wir können inzwischen davon ausgehen, dass das Programm einer Tagung – Sonderfälle ausgenommen – nicht mehr nur auf Papier existiert, sondern auch elektronisch: nicht nur ökologischer, sondern auch praktischer, weil in Echtzeit aktualisierbar und damit offen für jede Änderung und Ergänzung, richtig?
Wenn das so ist: Warum bei den Grundlagen stehen bleiben, statt aus diesem Werkzeug einen Hebel für den Erfolg des eigenen Events zu machen?
Das gelingt relativ leicht mit einem Personalisierungssystem, mit dem jeder Teilnehmer seinen persönlichen Zeitplan erstellt und so das Beste aus dem Angebot des Events holt. Ergänzen lässt sich das durch ein System von Benachrichtigungen in Echtzeit, die an die wichtigsten Aktivitäten erinnern, über Programm und Neuigkeiten informieren oder das Erlebnis mit Vorschlägen erweitern, die auf Vorlieben und Bedürfnisse zugeschnitten und anpassbar sind.
Networking und gesellschaftliche Momente zur Stärkung von Verbindungen
Wir wissen es: Viele Menschen besuchen Events vor allem, um Networking zu betreiben und ihr soziales Netzwerk – privat wie beruflich – zu erweitern oder zu stärken. Deshalb ist ein wichtiger Teil von Tagungen und Kongressen schon immer geselligen Aktivitäten gewidmet: Abendessen, Freizeitprogramm, Kulturtouren und Momente für Entspannung und Wohlbefinden.
Aber geht es mehr und besser? Ja – nicht nur durch mehr Aufmerksamkeit für diese Aktivitäten und ihre Organisation, sondern auch, indem man weitere Werkzeuge vorsieht, die das Angebot zusätzlich bereichern.
Denken wir also an Systeme für thematisches Matching und für die Organisation gezielter Treffen oder an Gamification, die mit geringen Kosten die Teilnahme fördert und über Interaktion Verbindungen zwischen Menschen schafft.
Kongresse, vor allem wissenschaftliche, gehören zu den Events mit der längsten und gefestigtsten Geschichte. Mehr als andere können sie ihre Solidität, ihre lange Geschichte und ihre Autorität nutzen, um zu experimentieren und neue Wege zu erkunden. So halten sie ihr Angebot hoch, wenn die Erwartungen steigen, und zwar ohne die primären Ziele jedes Events aus dem Blick zu verlieren, sondern indem sie diese bereichern und in die Zukunft projizieren. Eine komplexe Herausforderung? Sicher – und dabei können die richtigen, verlässlichen Werkzeuge eine wichtige Ressource sein für eine Planung, die nicht nur sorgfältig und genau, sondern auch einfallsreich und offen für Neues ist.