Events und Social Media: Promotion davor, dabei und danach

March 6, 2024
Kann man ein Event heute bewerben und kommunizieren, ohne Social Media zu nutzen? Durchaus, denn nicht jedes Event muss über Kanäle mit den Eigenschaften von Social Media kommuniziert und bewerbt werden. Manche Events können (und sollten) jedoch nicht darauf verzichten: etwa weil sie sehr viele potenzielle Teilnehmer erreichen müssen oder weil sie stark auf Community und Engagement setzen. In solchen Fällen sind Social Media nämlich weiterhin hervorragende Verbündete, um Ziele schnell und mit insgesamt überschaubaren Kosten zu erreichen, besonders im Vergleich zu anderen Online- und Offline-Kanälen für Kommunikation und Promotion. Wie jedes Werkzeug mit großem Potenzial müssen aber auch Social Media strategisch eingesetzt werden, damit sie nicht zu einem energiefressenden schwarzen Loch werden, das mehr Ressourcen verbraucht als es dem Event bringt. Deshalb haben wir diesen kurzen Leitfaden zum Thema „Wie kommuniziert und bewirbt man ein Event wirksam über Social Media“ geschrieben und ihn nach den drei Hauptphasen eines Events gegliedert: davor, währenddessen und danach. Diese Hinweise müssen selbstverständlich an jeden Kontext angepasst werden, Teil einer umfassenderen Kommunikationsstrategie sein und in einem Kommunikationsplan Platz finden, der klar auf Synergie zwischen den verschiedenen Werkzeugen ausgerichtet ist (Website, Newsletter, Push-Benachrichtigungen als wichtigste). Wir glauben aber, dass sie gute Ansätze sind, um für jedes Event einen Redaktionsplan aufzubauen, der zwei Dinge vermeidet, beide schlimm: den Horror vacui – der auftritt, wenn man nicht weiß, was man veröffentlichen soll, keinen Plan und keinen Kalender hat und Gefahr läuft, alles hastig und schlecht zu machen, mit wenig Strategie und daher ohne Ergebnisse – und die Ressourcenverschwendung, die entsteht, wenn Inhalte viel zu schön, aufwendig und glatt produziert werden, um wirklich wirksam zu sein.

1. Vor dem Event: Vorfreude aufbauen

Die Kommunikation vor dem Event dient vor allem drei Zwecken:

  1. Das Event und, wo sinnvoll, die Organisation dahinter den Zielgruppen bekannt machen
  2. Das bereits gewonnene Publikum wieder aktivieren
  3. Vorfreude und Interesse erzeugen

Diese erste Phase der Kommunikation und Promotion soll vor allem informieren, anziehen und schließlich dazu führen, dass sich Menschen zum Event anmelden oder ein Ticket kaufen.

Wie?

Wir können nutzen:

  • Event-Agenden oder Programm-Teaser
  • Vorstellung der Referenten
  • Werbevideo der Referenten
  • Testimonials vom vorherigen Event
  • Pre-Event-Webinare zu Themen des Events, auch geleitet von den Referenten, die teilnehmen werden
  • Early-Bird-Ankündigungen und -Angebote (Rabatte oder Extras)
  • Highlights der vorherigen Ausgabe des Events
  • Infografiken mit Daten
  • Interviews mit den Referenten
  • Countdown-Grafiken und -Videos
  • Vorbereitungen, hinter den Kulissen
  • Umfragen oder Quizze zu Themen oder Referenten des Events
  • Häufige Fragen und Wissenswertes
  • Ankündigungen von Kooperationen oder Partnerschaften
  • Interaktive Spiele oder Gewinnspiele
  • Vorschauen auf Merchandising oder Give-aways des Events

Dies ist auch ein guter Moment, um Hashtags, Vorlagen und Formate zu erstellen und zu verbreiten, die „user generated“ Inhalte anregen – also Inhalte, die direkt von Teilnehmern, Referenten, Ausstellern usw. erstellt werden und anschließend weiter geteilt werden können, um die Reichweite zu erhöhen.

2. Während des Events: einbinden und interagieren

Während des Events sind Social Media nützliche Werkzeuge, um das Interesse wachzuhalten und Teilnehmer aktiv einzubinden sowie ihnen zu helfen, Community und Beziehungen aufzubauen:

Wie?

Wir können nutzen:

  • Live-Posting
  • Live-Streaming von Highlights
  • Zitate in Echtzeit (auch von Referenten)
  • Live-Podcast-Aufzeichnung
  • Interviews mit Teilnehmern
  • Interviews mit Ausstellern
  • Umfragen in Echtzeit
  • Highlights des Tages
  • „Hinter den Kulissen“

Außerdem darf man nie vergessen, dass Social Media – gemeinsam mit allen anderen aktivierten Kanälen – während des gesamten Events betreut werden müssen, denn man muss jederzeit bereit sein, auf Kommentare, Fragen und Feedback der Teilnehmer zu antworten und so aktives Engagement für die Online-Community zu zeigen.

3. Nach dem Event: festigen und teilen

Und nach dem Event? Die Kommunikation hört keineswegs auf. Es gibt keinen besseren Moment, um die erzeugte Energie zu nutzen und die Aufmerksamkeit wachzuhalten:

Wie?

Wir können nutzen:

  • Videos und Fotos der wichtigsten Momente
  • Zitate aus Vorträgen und von Referenten
  • Die bewegendsten Momente (Fotos und Videos)
  • Die mitreißendsten Momente (Fotos und Videos)
  • Event-Galerien
  • Infografiken oder Grafiken zu einzelnen Sessions und Inhalten
  • Testimonials der Teilnehmer
  • Ankündigung oder Teaser für das nächste Event
  • Pressespiegel
  • Posts mit Links zu Artikeln mit Highlights und Analysen

Sehr geschätzt und wertvoll sind in der Regel Dankes-Posts für Teilnehmer, Referenten, Sponsoren und Mitwirkende, die man nicht vergessen sollte. Vor allem, weil es wirksamer und günstiger ist, Kunden und Kontakte zu pflegen, mit denen bereits ein Kommunikationskanal besteht, als künftig neue zu gewinnen.

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