Es ist inzwischen belegt: Zu den wichtigsten Zielen, die Menschen beim Besuch von Events haben, gehören der Ausbau des eigenen Netzwerks und das Entdecken von Nützlichem für Arbeit und Karriere. Damit zählen zu den Orten mit dem größten Mehrwert innerhalb eines Events – ob physisch, virtuell oder hybrid – alle Räume, die eigens für den Austausch geschaffen sind (Hallen, Relax- und Networking-Zonen) oder die der Begegnung dienen, wie die Ausstellungsbereiche, in denen Unternehmen und Privatpersonen sich treffen, Produkte und Services entdecken und passgenaue Informationen zu relevanten Angeboten erhalten.
Sowohl bei den Austauschräumen als auch bei den Ausstellungsbereichen ist die Wirkung jedoch oft direkt proportional zur Investition in Planung, Umsetzung und Betrieb, denn die Räume müssen komfortabel, praktisch und angenehm sein, damit Menschen kommen und bleiben, und die Stände müssen schön, reichhaltig und funktional sein, um anzuziehen und zu binden. Gibt es also einen Weg, die Standards hoch zu halten, ohne die Kosten explodieren zu lassen?
Große Unterstützung kann, wie so oft, von der Technologie kommen, besonders von jener, die in Ausstellungsbereichen angewendet wird. Den Ausstellungsbereich eines Events ganz oder teilweise online zu verlagern, kann die Lösung sein, um zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen. Die erste: die Kosten im Griff behalten, ohne den Ertrag dieser Räume zu schmälern; die zweite: eine Reihe von Vorteilen gewinnen, die sonst deutlich schwerer und oft viel teurer zu erreichen wären. Welche? Hier sind drei.
1. Globale Zugänglichkeit
Ein virtueller Ausstellungsbereich ist von überall auf der Welt und zu jeder Zeit zugänglich, ohne Beschränkungen von Raum und Zeit, unabhängig von Breitengraden und Zeitzonen. Während ein herkömmlicher Ausstellungsbereich nur eine begrenzte Zahl von Teilnehmern und Ausstellern aufnehmen kann, ermöglicht ein virtueller Ausstellungsbereich Unternehmen, ihre Produkte oder Leistungen von überall auf der Welt zu präsentieren, ohne die gleichen Kosten wie bei einer Präsenzteilnahme zu tragen.
Und das auf zwei Arten:
1) indem die physische Präsenz vollständig durch eine Online-Präsenz ersetzt wird
2) indem eine physische Basis erhalten bleibt – etwa ein kleiner Stand – als Zugang zu einer reicheren, stärker strukturierten Welt, die online liegt und lohnende, nützliche Erlebnisse zu einem Bruchteil der Kosten bietet, die entstünden, um die gesamte nötige Technik physisch zum Event zu bringen.
Natürlich taugen diese Lösungen nicht für jede Art von Ausstellern und Geschäftsmodell (so innovativ sie sind, Online-Verkostungen bleiben im Vergleich zu klassischen recht enttäuschend), aber sie können durchaus interessante Ansätze sein – auch kommerziell – für viele Unternehmen, von denen zahlreiche sonst nicht erreichbar oder schwerer einzubinden wären.
2. Geringere Umweltbelastung
Der virtuelle Ausstellungsbereich ist eine hervorragende Ressource für ökologische Nachhaltigkeit. Auch Technologie hat ihre Umweltwirkung, gewiss, doch sie kann selten mit dem konkurrieren, was Produktion, Aufbau und Betrieb einer Ausstellungsfläche erfordern, die zudem oft weit von ihrem Herstellungsort transportiert werden muss. Schon durch geringere Kosten für Reisen und physische Materialien kann der virtuelle Stand seinen ökologischen Fußabdruck deutlich senken, Emissionen reduzieren und natürliche Ressourcen schonen. Das wirkt sich unmittelbar nicht nur positiv auf die Umwelt aus, in der wir leben und in der die Generationen nach uns leben werden, sondern auch auf das Image des Events und der Teilnehmer, denn Nachhaltigkeit gilt heute als einer der stärksten Marketinghebel.
3. Erweiterte Interaktivität und Tracking
Ein hohes Technologieniveau in Ausstellungsflächen zu bringen, ermöglicht außerdem zwei Dinge: Daten zu erzeugen – da alles Digitale leichter messbar und damit für spätere Analysen und Planungen nützlich ist – und interaktivere, individuellere Erlebnisse zu bieten, potenziell bis zur vollständigen Anpassung, in virtuellen Umgebungen mit Videos, Präsentationen, Bildern, interaktiven Demos und mehr. So werden Produkt- und Leistungspräsentationen exponentiell innovativer und ansprechender und gewinnen die Aufmerksamkeit eines immer anspruchsvolleren Publikums und wecken dessen Interesse. Zudem kann sich jede Person im eigenen Tempo bewegen, entsprechend ihrem Informations- und Wissensbedarf, und mit den Unternehmensvertretern dann und so interagieren, wie es wirklich lohnende Erlebnisse ermöglicht.
Technologie als Instrument für Wirksamkeit und Effizienz strategischer Flächen wie der Ausstellungsbereiche zu nutzen, kann daher nicht nur den Bedürfnissen eines immer anspruchsvolleren Publikums entgegenkommen, sondern auch konkretere, messbare und damit nutzbare Ergebnisse für die teilnehmenden Unternehmen bringen, ohne dass die Kosten proportional steigen. Ein Win-win-Ergebnis, das man schwer liegen lässt, wenn man Events schaffen will, die sich in einem immer wettbewerbsintensiveren Markt wirklich abheben.