Wenn von Zutrittskontrolle bei einem Event die Rede ist, fallen sofort drei Schlüsselwörter ein: Schnelligkeit, Einfachheit, Zuverlässigkeit. Wer Events organisiert, weiß, dass jeder „tote” Moment ein Risiko für die Performance und für die Bewertung des Erlebnisses ist, das die Menschen erleben und weitererzählen.
Dafür zu sorgen, dass der Zutritt zum Eventort reibungslos, schnell, sicher und angenehm verläuft, wird damit zu einem entscheidenden Faktor für die Zufriedenheit (oder umgekehrt für möglichen Frust) und muss als solcher behandelt werden. Das gilt auch für Schulungen, Workshops, Seminare, den Zutritt zum Ausstellungsbereich und zu den Ständen, Termine mit Unternehmen und gesellige Aktivitäten wie Networking-Sessions, Aperitifs und Abendessen: bei allen sind die Momente des Eintritts – und wo nötig auch des Austritts – ein integraler Teil der Gesamtqualität.
Hinzu kommen zwei weitere Faktoren.
Der erste ist leider der wirtschaftliche: die verfügbaren Mittel sinken laufend, während die von der Branche geforderten Qualitätsstandards – der zweite Faktor – laufend steigen, begünstigt auch durch einen immer härteren Wettbewerb und die Erfahrung der Teilnehmer, die sie bewusster und anspruchsvoller macht
In einem solchen Szenario steht die Zutrittskontrolle unter erheblichem Druck, voller Chancen wie Risiken. Deshalb ist es alles andere als banal, über Werkzeuge wie Apps für die Zutrittskontrolle nachzudenken.
Sehen wir uns einige davon an.
1. Schnelligkeit + Praktikabilität = Mobilität
Wir haben es schon gesehen: Niemand steht gern in der Warteschlange. Oder besser: Niemand verliert gern Zeit mit dem Warten darauf, dass etwas passiert. Das stellt uns als Veranstalter vor die Notwendigkeit, die Check-in- und Check-out-Momente an den Locations möglichst schnell und interaktiv zu gestalten, denn wer etwas tut, langweilt sich weniger als wer nichts tut. Doch wie bringt man diese beiden Aspekte zusammen?
Zunächst indem man unnötige Barrieren beseitigt, angefangen bei den größten: Ein- und Ausgängen. Klingt verrückt, ist es aber nicht, denn Ein- und Ausgang stecken oft mehr in unseren Köpfen und Gewohnheiten. Nicht immer, natürlich, aber oft. Und wo ihre Festlegung nicht nötig ist, lassen sich alternative Wege schaffen, auf denen die Menschen aktiv werden und auf weniger Gedränge treffen, also weniger in Warteschlangen „Zeit verlieren”. Schön – aber wie verträgt sich diese herrliche Freiheit mit der Zutrittskontrolle? „Einfach” indem man sie entmaterialisiert, mobiler und damit agiler macht.
In der Praxis: alle unnötigen Aufbauten wie Drehkreuze, Absperrungen und Desks weglassen und flexible Mittel wie iPads und Smartphones einsetzen, mit denen sich dasselbe Ergebnis erreichen lässt – die korrekte Erfassung des Zutritts, einmalig oder mehrfach, mit oder ohne Buchung – ohne die Starrheit (und oft die Kosten) von Aufbauten, die Wege vorschreiben und Abläufe erstarren lassen.
Denken Sie nur an die Möglichkeiten für Outdoor-Events, an die viele von Ihnen mit Blick auf die warme Jahreszeit sicher schon denken.
2. Von der Kontrolle zum Management: agile Buchungen steigern Qualität und Quantität
Ein weiterer Punkt der Starrheit bei Events – vor allem bei großen oder komplex strukturierten – betrifft Aktivitäten, die eine Buchung erfordern.
Um daran teilzunehmen, müssen die Menschen ihren Platz oft schon lange vor dem Event reservieren. Dieses Verfahren hilft bei der Steuerung der Aktivitäten – es erlaubt, die nach Zuschnitt und Kapazität passendsten Räume zu buchen, Verschwendung zu senken und effizienter zu planen –, erzeugt manchmal aber auch Ineffizienzen. Man denke an die beiden Extremfälle: Menschen buchen und kommen dann nicht, oder sie buchen erst, wenn es zu spät ist, und verlieren so wertvolle Chancen für sich und für das Event.
In mindestens einigen Fällen ließen sich diese Probleme lösen mit einem Zutrittskontrollsystem, das flexibel genug ist, auch zum Werkzeug für die Verwaltung der Buchungen und deren Erfassung/Validierung zu werden, über die Verbindung in Echtzeit mit der Eventmanagement-Plattform. So ließen sich nicht nur Räume und Zeiten effizienter steuern, sondern den Menschen ein zusätzlicher Service bieten: die Last, ihr Leben weit im Voraus zu planen, entfällt dort, wo dies Stress oder Schwierigkeiten verursacht.
Das Ergebnis? Auch mit dem nackten Auge leicht zu erkennen: Zufriedenheit mit einem System, das funktioniert, ein Bedürfnis erfüllt und das Leben vereinfacht. Wer wollte das nicht?
3. Datenschutz und Datensicherheit: die Achillesferse der Mobilität
Wenn wir vom Abbau von Barrieren und von einfacheren Abläufen sprechen – alles Elemente, die Effizienz, Wirksamkeit und Zufriedenheit bei Events steigern können –, wären wir naiv, ja geradezu unbedacht, wenn wir nicht bedenken würden, dass all das wie jede Medaille zwei Seiten hat.
Wer von Zutrittskontrolle spricht, spricht nämlich von personenbezogenen Daten und noch mehr von deren Austausch und Verarbeitung. Allgemeiner gesagt: von allem, was unter ein Kürzel fällt, das uns inzwischen recht vertraut ist: DSGVO. Je dezentraler der Prozess wird und je mehr Personen auf diese Daten zugreifen können, desto wichtiger ist es, dass jeder Knoten dieses erweiterten Netzes genauso geschützt ist wie das Zentrum. Und dass alles in einem einheitlichen System liegt, das schützt, ohne den Nutzern das Leben zu erschweren. Ja, und in der Praxis? Wenn wir N Mitarbeiter im Einsatz haben, alle mit Smartphone oder Tablet für die Zutrittskontrolle zum Event und zu seinen verschiedenen Bereichen, müssen wir darauf achten, dass diese Geräte nicht nur leistungsfähig, sondern auch sicher sind, dass sie beide Seiten (Teilnehmer und Kontrollperson) hinsichtlich der eingesehenen, ausgetauschten und gespeicherten Daten schützen, sodass es nur die notwendigen sind und kein einziges mehr, dass die Leistungen punktgenau und sicher erbracht werden, während die Privatsphäre beider Seiten gewahrt bleibt. Deshalb ist es entscheidend, dass nicht nur die Geräte, sondern auch die Infrastruktur, die sie vernetzt, nach den Prinzipien Zuverlässigkeit, Sicherheit, DSGVO-Konformität und Integration konzipiert und gebaut ist.
Also: Zutrittskontrolle per App – ja oder nein?
Für uns klar ja, wenn das Tool leistungsfähig und sicher ist, sich an die Anforderungen jedes einzelnen Events anpasst und nach sorgfältiger Prüfung bewusst eingesetzt wird.
Deshalb zeigen wir Ihnen unser Tool in Aktion: Live-Demo anfragen und herausfinden, ob es das richtige für Ihr nächstes Event ist.