Jeder Veranstalter weiß es: Die Wahl der richtigen Eventmanagement-Software kann den Unterschied machen zwischen wirklich guten Events mit greifbaren Ergebnissen und dem Gegenteil, aber auch – und vor allem – zwischen gutem und schlechtem Arbeiten, was die Voraussetzung dafür ist, überhaupt an gute Events zu denken.

Also: Wie wählt man eine Eventmanagement-Software?
Man beginnt bei den Grundlagen.

• Sie muss sicher und zuverlässig sein, denn wir dürfen nicht riskieren, dass sie irgendeinen Teil des Projekts gefährdet, und wir können nicht auf die Sicherheitsgarantien verzichten, die mit Zertifizierungsstandards und der Einhaltung von Vorschriften verbunden sind, angefangen bei der DSGVO.
• Sie muss praktisch und einfach zu bedienen sein, was nicht „basic“ oder simpel bedeutet, aber sie darf den Nutzern das Leben sicher nicht erst erschweren, um es ihnen später zu erleichtern.
• Sie muss sich in die im Unternehmen vorhandenen Tools integrieren, denn sonst stehen wir wieder am Anfang: Ist die Hürde für die Einführung einer neuen Technologie zu hoch, erzwingt sie zu drastische Veränderungen oder zwingt sie gar dazu, bereits geleistete Arbeit wegzuwerfen, dann steigen mindestens die direkten und indirekten Einführungskosten schnell und machen die Entscheidung deutlich schwieriger.

Bis hierhin sprechen wir jedoch von den Mindestanforderungen, die jeder Veranstalter mit etwas Erfahrung bei der Bewertung einer Eventmanagement-Software berücksichtigen muss. Und auf der Ebene darüber? Setzen wir voraus (nicht dass es zwingend so wäre, aber nehmen wir es an), dass jede Eventmanagement-Plattform auf dem Markt das bisher beschriebene „Grundset“ an Eigenschaften besitzt, dann lautet die zu beantwortende Frage: Was soll die Plattform, mit der ich meine Events planen, aufbauen und steuern werde, für mich leisten?

Drei Antworten, sonnenklar:

• Sie muss Mehrwert schaffen für alles, was früher anders gemacht wurde. Sie muss Zeit, Geld, Fehler und Korrekturen sparen, möglichst alles zugleich.
• Sie muss sich an jede Art von Event anpassen denn heute kann dasselbe Event einmal in Präsenz, einmal online und vielleicht einmal hybrid stattfinden. Und wir wollen jede Erfahrung nutzen, um die nächste besser zu gestalten. Das macht uns nicht nur flexibler gegenüber den Anforderungen des Umfelds und unserer Zielgruppen, sondern lässt uns wirklich die Events der Zukunft und jene „perfekte Erfahrung“ bauen, die unser optimales Ergebnis ist.
• Sie muss modular und anpassbar sein: Sie muss haben, was wir brauchen, und nicht haben, was wir nicht brauchen, denn das wird zu Lärm und Hindernis, wenn wir schnell einen Notfall bewältigen müssen, der – wie wir wissen – genau mitten in unserem Event eintritt.

Aber wenn dies die Eigenschaften (grundlegende und erweiterte) sind, die eine gute Eventmanagement-Software haben muss: Hören wir hier auf? Nun, wenn Sie diesen Text lesen, würden wir Ihre Erwartungen enttäuschen, wenn wir hier aufhörten. Also weiter. Und wenn die Software, mit der Sie Ihr nächstes Event organisieren, auch ein Instrument der strategischen Planung würde?

Stellen Sie sich vor, Sie könnten:

1. Erlebnisse nicht nur verwalten, sondern gestalten
   Wenn von Eventmanagement-Software die Rede ist, helfen uns die Wörter nicht. Man denkt an Tools, mit denen sich Dinge verwalten lassen, die anderswo, früher, von anderen und mit anderen Werkzeugen geplant und entschieden wurden. Damit geht einher, dass die Arbeit irgendwie zweimal gemacht wird, ein wenig wie in der Schule, als wir zuerst den Entwurf des Aufsatzes schrieben und dann, nach dem Korrekturlesen, alles auf das Reinblatt übertrugen, das wir abgeben würden. Lassen wir dagegen die Vorstellung hinter uns, dass eine Software nur verwalten soll, entdecken wir vielleicht, dass wir die Arbeit nicht zweimal machen müssen und, vor allem, dass wir sie schon beim ersten Mal besser machen, wenn wir sie gleich mit dem vollen Werkzeugsatz vor uns erledigen. Ein kurzes Beispiel? Oft zerlegen unsere Gesprächspartner während unserer Demos, wenn wir die Module und ihre Integrationen zeigen, auf der anderen Seite die Eventidee, die sie im Kopf hatten, und bauen sie auf Basis dessen neu auf, was mit den Werkzeugen vor ihnen möglich ist. Warum also nicht alles in einem Zug tun?


2. Daten nicht sammeln, sondern nutzen
   Man weiß, dass Daten wichtig sind: Sie erlauben uns, Ergebnisse zu messen und mit anderen zu teilen, um zu bewerten, zu analysieren und neu zu planen. Bei den meisten Events geschieht das jedoch in zwei Schritten: Während des Events werden die Daten erhoben, die Analyse erfolgt in der Regel danach, wenn Entscheidungen für die Zukunft zu treffen sind. Beide Phasen, Erhebung und Analyse, zu einer zusammenzuführen, kann nicht nur Ressourcen bündeln und Kräfte sparen, sondern vor allem Änderungen und Anpassungen ins Heute holen, die sonst erst morgen das Licht sehen würden. Stellen Sie sich vor, Sie könnten das, was gut läuft, noch besser laufen lassen und das, was nicht läuft, korrigieren, während Sie es geschehen sehen. Wäre das nicht hervorragend?


3. nicht sich und Ihre Mitarbeiter unter Druck setzen, sondern Ihre Werkzeuge
   Jedes gute Event hat einen Funnel, einen idealen Weg, den die Menschen, deren Teilnahme wir wünschen (unser „Publikum“), gehen sollen: zuerst informiert, dann interessiert, dann von unserem Angebot eingenommen, bis sie – idealerweise – so begeistert sind, dass sie zu den wirksamsten Promotern des Events auch für die Zukunft werden. Meist beginnt dieser Weg lange vor dem Event, mit Kommunikations- und Marketingmaßnahmen, die ganz woanders angesiedelt sind als das Management. Und die manchmal nicht einmal mit ihm sprechen, außer über die Daten der Menschen, die von einem „Status“ zum nächsten wechseln, bis sie wirklich unser „Publikum“ werden. Wäre es nicht besser, wenn dank Technologie und den damit möglichen Automatisierungen alles integriert umgesetzt würde, von der Website bis zu den Newslettern und von Awareness bis Onboarding, um ein bruchloses Erlebnis zu schaffen – für die, die es steuern, und für die, die es erleben?

Und raten Sie mal?
Es ist möglich.
Und wenn Sie es sehen möchten: Live-Demo anfragen.