Ein außergewöhnliches Firmenevent zu organisieren ist nur die Hälfte des Anstiegs, den Veranstalter täglich bewältigen müssen. Planung, Organisation und Durchführung eines Events sind nämlich nur ein Teil seines Gesamterfolgs: ohne Teilnehmer, ohne die richtigen Teilnehmer oder ohne eine ausreichende Zahl an Teilnehmern kann auch das interessanteste und bestorganisierte Event nicht als Erfolg gelten.
In einem Markt, der immer voller hochwertiger Angebote ist und in dem die Mittel oft begrenzt sind, wird es jedoch immer schwerer, von den Menschen gewählt zu werden – und vor allem von den richtigen. Deshalb werden Marketing und Kommunikation rund um jedes Event immer „schwerer”, sowohl im Haushalt jedes einzelnen Projekts als auch – in der Folge – im Alltag der Fachleute der Branche.
Müssen Veranstalter also auch Marketing- und Promotion-Experten werden?
Ganz sicher. Und zwar, unserer Meinung nach, ausgehend von drei unverzichtbaren Elementen.
1. Die Website
Jedes Event braucht eine Website. Diese Aussage würde heute kaum jemand bestreiten, viel weniger einheitlich könnte jedoch die Antwort auf die unmittelbar folgende Frage ausfallen: warum? Warum sollte jedes Event eine Website haben? Und „weil es eben so ist” ist keine Antwort.
Scherz beiseite: Dass jedes Event eine Website braucht, ist inzwischen geteiltes und unstrittiges Wissen. Doch die Begründung dafür trägt eine viel strukturiertere Überlegung in sich, als es auf den ersten Blick scheint. Sie hat nämlich viel mit der Promotion- und Kommunikationsstrategie zu tun, die man für das Event wählt und die verlangt, dass jedes Element und jeder Knoten dieses Netzes Teil eines Ökosystems ist, in dem jeder Baustein mit allen anderen zusammenwirken muss, um konkrete Ergebnisse zu erzielen. Deshalb muss die Event-Website unbedingt ihr erstes Schaufenster sein und das Event bestmöglich präsentieren, sie muss aber auch so aufgebaut sein, dass sie funktional und praktisch mit allen anderen Kommunikationsmitteln zusammenspielt (etwa mit PR, Social Media, Pressestelle und Newslettern). Eine Website, die all das kann, ist viel mehr als eine Visitenkarte: Sie wird zu einem echten Eingangstor zu einem Universum an Informationen und Inhalten, das Menschen hilft, Antworten auf ihre verschiedenen Fragen zu finden, und sie zu den Handlungen führt, die für die Betreiber am wichtigsten sind – vor allem zur Anmeldung zum Event.
Heißt das, dass man für ein Event zwingend eine Webagentur braucht, die eine Website baut und betreibt? Zum Glück nicht, denn heute gibt es viele Dienste, mit denen sich Webseiten ohne Programmierkenntnisse erstellen lassen, weil sie auf Editoren setzen, die mit minimaler Übung jeder bedienen kann. Es sind die Content-Management-Systeme (CMS) hinter den Websites, die wir alle täglich nutzen, und eines haben wir auch selbst gebaut, in SharEvent, damit Sie funktionale und schöne Websites erstellen können, ohne Programmierer zu werden, und sie auch bei Aktualisierungen und Änderungen leicht verwalten.
2. E-Mail-Marketing
Der zweite, inzwischen unverzichtbare Hebel jeder Promotionstrategie für ein Event ist das E-Mail-Marketing. Wer direkt zu einer bekannten, profilierten Kontaktliste sprechen kann, versendet nur Informationen, die für diese wichtig sind, und vermeidet das Rauschen, das oft Frust und Ablehnung erzeugt. Das erlaubt einen Dialog (wenn man direkt auf die Mails antworten kann), die Feinabstimmung von Inhalten und Frequenz der Kommunikation und den Aufbau von Inhaltsstrecken, die mit näher rückendem Eventdatum immer tiefer gehen. Stützt sich das E-Mail-System auf ein individuelles CRM, lassen sich zudem die Empfänger jeder einzelnen Nachricht auswählen, um höchste Relevanz von Inhalt und Form jeder Mail zu gewährleisten.
So findet die allgemeine Kommunikation, die eine Website an alle ausliefert, in den einzelnen Nachrichten die Möglichkeit, in die Tiefe zu gehen und sich nach Vorlieben, Interessen und – wo auch eine Historie der Beziehungen zu den Empfängern vorliegt – nach Merkmalen und Besonderheiten auch sehr kleiner Gruppen auszurichten. Ein klarer Vorteil, wenn man auch bei großen Zahlen eine möglichst persönliche Beziehung zu seinen Kontakten will, oder?
3. Mundpropaganda
Mundpropaganda ist auch heute noch das beste Mittel, um fast alles zu bewerben. Vor allem wenn die Menschen, die die Empfehlung weitergeben, Beachtung und Vertrauen verdienen, wird der Inhalt sofort überzeugender und interessanter. Weil man ihnen vertraut und sich auf sie verlässt.
Stellt man diesen banalen Beobachtungen – die wir alle täglich erleben, mal in der Rolle der Empfehlenden, mal der Empfohlenen – eine Dynamik gegenüber, die ganz der Eventbranche eigen ist, wird sofort klar, wie wirksam dieser Hebel bei der Promotion von Events jeder Art und Größe sein kann. Wir haben es schon mehrfach gesehen: Oft nimmt man an Events auch teil, um Menschen zu treffen, die man für das eigene Kontaktnetz als wichtig erachtet, um das eigene Beziehungsnetzwerk zu erweitern oder zu qualifizieren. In diesem Sinne kann es ein außergewöhnlicher Hebel sein, bekannte Persönlichkeiten als „Testimonials” eines Events zu gewinnen, um die Teilnahme zu fördern und damit die Anmeldungen zu steigern. Sprechen wir dabei zwangsläufig von Influencern? Nicht im verbreitetsten Sinn des Wortes. Wir denken eher an etwas, das den „Early Adopters” näher kommt: Menschen, die ihr eigenes Netzwerk nutzen, um die Resonanz jeder Botschaft zu verstärken, oder die jene zur Teilnahme motivieren, die während des Events mit ihnen in Kontakt kommen wollen. Und wenn das nicht genügt? Aktivitäten zur Einbindung vor dem Event, etwa Umfragen oder Diskussionen zu verwandten Themen, können die Teilnahme aktivieren, Interesse wecken und immer breitere Zielgruppen einbinden.
Natürlich müssen all diese Instrumente auf ein Event angewendet werden, das solide strukturiert ist und optimal funktioniert. Sie zu einem System zu verbinden ist aber oft der Schlüssel, um aus einem guten Event ein wirklich unvergessliches zu machen. Deshalb finden Sie alle drei unter den Werkzeugen, die auch wir auf unserer Plattform entwickelt haben. Sie können sie selbst in Aktion erleben, wenn Sie möchten.
Einfach hier klicken.