Für viele Veranstalter bedeutet ein gutes Zutrittskontrollsystem vor allem drei Dinge:
1- wirksam und effizient steuern, wer kommt und geht – in Venues, Räumen und Sessions, ohne Warteschlangen, mit Zeit- und Kraftersparnis auch für das Personal und mit Daten in Echtzeit;
2- jederzeit die Daten im Blick haben, die für die richtige Verwaltung von Flächen und Räumen entscheidend sind, um Überfüllung wie leere Säle zu vermeiden;
3- Anwesenheit und Verweildauer von Personen in den Räumen überwachen, um etwa die Terminkalender der Sponsoren im Ausstellungsbereich zu planen oder Credits und Bescheinigungen für Kurse mit Anwesenheitspflicht auszustellen.
Die Zutrittskontrolle auf diese Funktionen zu beschränken heißt jedoch, einen großen Teil ihres Potenzials zu unterschätzen: Ein modernes Zutrittskontrollsystem für Events sorgt nämlich nicht nur für Schnelligkeit, Sicherheit, Komfort und vielfach Wirtschaftlichkeit, sondern bietet Vorteile, die die operative Effizienz verbessern, das Erlebnis der Teilnehmer optimieren und den Gesamtwert für Investoren und Sponsoren steigern.
Wie?
1. Reibungslose Abläufe sind nicht nur Ziel, sondern auch Mittel
Keine Warteschlangen, Zeitgewinn, eigenständig handelnde Menschen: Das macht nicht nur die Maschinerie hinter einem Event effizienter, sondern wirkt direkt auf das Erlebnis der Teilnehmer und macht es angenehmer. Auf diesen Elementen ein dynamischeres, partizipativeres und initiativeres System aufzubauen heißt daher, direkt in einen Schlüsselfaktor für den Erfolg jedes Events zu investieren: die Zufriedenheit der Teilnehmer. Die Zeit, die niemand mehr in Warteschlangen verbringt, lässt sich zudem mit Aktivitäten von höherem Wert füllen – für die Person selbst und für das Event insgesamt – und erweitert so Nutzen und Wert der Ergebnisse.
2. Sicherheit ist kein Aushängeschild
Auch beim Datenschutz wird eine Einschränkung im Grunde zur Chance, wenn man den Blick von der Pflicht zur Einhaltung von Regeln auf das Potenzial für Branding, Vertrauen und Beziehungen verlagert.
Menschen achten inzwischen sehr genau auf den Schutz ihrer Daten und ihres Verhaltens, besonders wenn dieser Schutz in der Verantwortung Dritter liegt, etwa der Veranstalter eines Events. Ein Event, bei dem Datenschutz nicht nur eine Reihe von Vorgaben ist, macht aus der Regeltreue – ohnehin Pflicht, nicht Option – einen Weg zu einem positiven Klima im gesamten Event: Vertrauen überwiegt, das Offenheit schafft, Teilen und Teilnahme fördert, Austausch anregt und damit im Gegenzug das Erlebnis für alle bereichert. Und wir wissen alle, dass das den Erfolg eines Events direkt beeinflusst, nicht wahr?
3. Längere und tiefere Beziehungen
Der Mehrwert, den ein Zutrittskontrollsystem für ein Event schafft, betrifft nicht nur die Organisation, sondern viele weitere Beteiligte: von den Referenten – die ihre Beiträge etwa auch anhand der Besucherzahlen im Saal abstimmen können – bis zu den Sponsoren, für die nicht nur geordnete, in Echtzeit aktualisierte Termine zählen, sondern die Möglichkeit, längere und tiefere Beziehungen aufzubauen. Denken Sie nur daran, dass jeder von ihnen ein Treffen bereits ab der Buchung vorbereiten kann, indem er Informationsmaterial versendet, oder es mit einem wirklich personalisierten und damit wirksameren Follow-up fortsetzen kann.
Schon mit einem Perspektivwechsel bei diesen drei Punkten erweitert sich also der Beitrag, den eine Zutrittskontrolle zur Performance eines Events leisten kann, erheblich. Aus einem Werkzeug für die effiziente Steuerung einer begrenzten Phase des Prozesses (Eintritte, Austritte, Anwesenheit, Abwesenheit) wird eine Stütze für das grundlegende und wirklich unverzichtbare Element jedes Events: die Beziehung zwischen Menschen.
Denken Sie daran, wenn Sie Ihr nächstes System zur Zutrittskontrolle wählen, oder stellen Sie Ihr bestehendes auf die Probe: Es kann Ergebnisse liefern, an die Sie vielleicht noch nicht gedacht haben.