Die richtigen Werkzeuge in der Eventbranche zu finden, wird schwieriger, als das perfekte Event zu organisieren. War das Problem bis vor einigen Jahren, überhaupt ein Werkzeug zu finden – auch ein aus anderen Branchen übernommenes –, das in einem so komplexen und speziellen Umfeld wie dem der Events funktioniert, weil es praktisch keine gab, so ist die Schwierigkeit heute fast die umgekehrte. Es gibt zu viele Werkzeuge und zu viele Dienstleister, die potenziell Probleme lösen, Zeit und Geld sparen und die Performance von Events verbessern.
Wenn Sie sich also nicht in einem Labyrinth von Angeboten verlieren wollen – alle äußerst verlockend, das muss man sagen – und direkt zum Punkt kommen möchten: Worauf sollten Sie achten?
Eine Karte, ein Leitfaden, eine Reihe zu beantwortender Fragen ist manchmal das Wichtigste, um nicht die Orientierung zu verlieren. Hier ist unsere: einige Überlegungen zur Frage „Worauf sollte ich bei einem guten Set an Werkzeugen für die Eventorganisation achten, damit es wirklich ein Gewinn ist?“.
Natürlich sind es auch die Eigenschaften, die wir selbst im Sinn hatten, als wir SharEvent entwickelt haben, aber wir möchten glauben, dass wir nicht die Einzigen waren und diese Überlegungen daher für alle Eventmanager nützlich sind, unabhängig von der Art der Events, die sie organisieren, und vor allem unabhängig davon, ob sie schon unsere Kunden sind oder nicht. Im ersten Fall halten wir diese kurze Liste sogar für ein sehr gutes Instrument, um auch unsere Produkte zu bewerten, die Sie bereits nutzen, und von uns zu fordern, es besser zu machen – was wir jeden Tag anstreben.
1. Operative Effizienz
Eventmanagement-Software muss wiederkehrende Aufgaben automatisieren und so die Zeit für manuelle Arbeit deutlich reduzieren. Das erlaubt den Managern, sich auf strategische Aspekte zu konzentrieren, etwa die Personalisierung des Events und die Verbesserung des Teilnehmererlebnisses. Worauf in diesem Sinne zuerst zu achten ist: Wie viel Arbeit spare ich täglich, und wie viel der verbleibenden Arbeit ist hochwertig (Konzeption, Ideenentwicklung, strategische Steuerung)?
2. Integration und „Dialog“
Software, die nicht mit den anderen Werkzeugen im Unternehmen spricht, funktioniert nur halb. Sofern sie nicht das einzige Werkzeug werden kann, um ein Event von Anfang bis Ende zu steuern, ist es sehr wichtig, dass sie sich so gut wie möglich mit den bereits genutzten Werkzeugen verbindet, vor allem mit den schwer ersetzbaren. Und wenn das nicht möglich ist? Dann ist es entscheidend, die Flexibilität jedes Werkzeugs zu verstehen: wie weit man sich entgegenkommen kann, notfalls mit Verzicht auf etwas, um das Zusammenspiel zu optimieren.
3. Analyse und Reporting
Analyse- und Reporting-Funktionen in Echtzeit sind entscheidend. Eine gute Software muss detaillierte Berichte zu Anwesenheit, Engagement der Teilnehmer und allgemein zu allen relevanten Kennzahlen jedes Events liefern: die Standardkennzahlen, die sich leicht in Berichten und in der künftigen Planung – auch anderer Events – nutzen lassen, und die spezifischen, die den echten Mehrwert auch einmaliger, unwiederholbarer Erlebnisse abbilden. Natürlich besteht das Problem in vielen Fällen auch darin, zu verstehen, was gemessen werden soll, um es von den Werkzeugen einzufordern, aber dazu haben wir etwas anderes geschrieben.
4. User Experience
Zeit ist ohnehin knapp, wenn man in der Eventorganisation arbeitet; muss man sie dann noch aufwenden, um ein neues Werkzeug zu erlernen, ist die Frustration schon nah. Deshalb ist es entscheidend, dass die Oberfläche jedes geprüften Werkzeugs intuitiv oder mindestens vertraut ist – das ist das erste Zeichen dafür, dass es Boden für eine gute Zusammenarbeit gibt. Und weil die Benutzerfreundlichkeit jeder Software für den operativen Erfolg eines Events entscheidend ist, sowohl für die Verantwortlichen als auch für die Teilnehmer.
5. Support und Sicherheit
Datensicherheit ist für Veranstalter nicht nur eine Priorität, sondern eine Pflicht. Deshalb müssen auch alle eingesetzten Werkzeuge diese Anforderungen erfüllen, angefangen bei der DSGVO bis hin zur Sicherheit der Server, auf denen die Daten verwaltet werden. Ebenso wichtig ist der technische Support: Wie effizient ist er im Verhältnis zu den erwarteten Anforderungen, und wie weit kann er – im Rahmen des menschlich Möglichen – garantieren, dass Probleme rasch gelöst werden, bevor sie kritisch werden?
6. Individualisierung und Skalierbarkeit
Jedes Event ist anders, und das ist keine Floskel. Deshalb sollten auch die Werkzeuge, die Sie für Organisation und Durchführung wählen, ihre Funktionen – zumindest bis zu einem gewissen Punkt – anpassen können, um besonderen, wenn auch nicht ungewöhnlichen Anforderungen zu entsprechen. Es geht um einfache Dinge wie eigene Felder für Stammdaten und Anmeldungen oder um komplexere wie die Konfiguration von Workflows nach spezifischen Anforderungen. Und es geht um Skalierbarkeit: darum, dass die Werkzeuge das Wachstum Ihrer Events begleiten, sie über lange Zeit tragen und wirklich zu Arbeitspartnern werden.
Nun zu Ihnen: Wie viele der Werkzeuge, die Sie schon nutzen, haben alle oder einen Teil dieser Eigenschaften?
Welche fehlen und welche würden Sie ergänzen, damit sie wirklich Ihre perfekten Partner werden?
Das würden wir wirklich gern wissen, vielleicht ausgehend von Ihrer Erfahrung mit dem, was wir bereits in SharEvent eingebaut haben und was Sie kennen.
Oder das Sie hier kennenlernen können.