Oft steht man bei der Suche nach dem richtigen Partner für die Eventorganisation irgendwann vor der Wahl zwischen einem der klassischsten und bekanntesten Werkzeuge – der Eventmanagement-Software – und den neueren, agileren Eventmanagement-Apps.
Wie also entscheiden? Der erste Schritt ist sicher eine Analyse des kurzfristigen Bedarfs – man wählt ein Werkzeug, weil man es einsetzen muss, oft um in Kürze ein erstes Event zu organisieren – aber auch des mittel- bis langfristigen, denn ein gutes Werkzeug kann für alle folgenden Events ein wertvoller Verbündeter werden.
Damit diese Analyse leichter fällt – und da wir sowohl die Software als auch die Eventmanagement-App entwickelt haben und daher recht unparteiisch sind – haben wir einen Leitfaden erstellt, der von den Fragen unserer Kunden aus den vergangenen Jahren ausgeht und so zu den nützlichsten Antworten führt.
1. Was sind die wichtigsten Vor- und Nachteile einer Eventmanagement-Software?
Vorteile:
- Datenverarbeitungskapazität: Desktop-Software bietet in der Regel mehr Rechenleistung und kann komplexe Daten besser verarbeiten.
- Vollständige Funktionen: Eventmanagement-Software ist vollständiger und robuster und verfügt meist über erweiterte Funktionen, die sich in heiklen Phasen eines Events besonders bewähren: Planung der Inhalte und Räume, Verwaltung der Einladungen, Aufbau von Promotion- und Marketinginstrumenten, Planung und Verwaltung der Ausstellungsbereiche, Datenanalyse.
- Integration mit anderen Tools: Sie lässt sich meist leichter in andere Unternehmenssoftware wie CRM, Buchhaltungssoftware und Marketing-Tools integrieren.
- Datensicherheit: Sie garantiert mehr Kontrolle über Datensicherheit und Zugriffsverwaltung, mit regelmäßigen Backups.
Nachteile
- Eingeschränkte Verfügbarkeit: Da es Desktop-Lösungen sind, sind sie nur im Büro nutzbar und damit während des Events weniger flexibel.
- Lernkurve: Sie sind meist komplexer zu bedienen als eine App und verlangen daher weniger eine Schulung als eine Phase der Anpassung an die vorgesehenen Arbeitsweisen.
2. Was sind die wichtigsten Vor- und Nachteile einer Eventmanagement-App?
Vorteile:
- Mobilität: Sie ermöglichen die Steuerung des Events in Echtzeit von jedem Ort aus und erhöhen so die Flexibilität.
- Engagement der Teilnehmer: Sie bieten Funktionen, mit denen sich in wenigen Klicks Gelegenheiten zur Einbindung schaffen lassen – Umfragen, Quiz, Challenges – oder Push-Benachrichtigungen versenden, um das Engagement der Teilnehmer hoch zu halten.
- Einfache Nutzung: Sie sind meist intuitiver und einfacher zu bedienen, mit Oberflächen, an die inzwischen mehr oder weniger alle gewöhnt sind
- Steuerung in Echtzeit: Sie machen Orte wie die Check-in-Schalter entbehrlich und beschleunigen und vereinfachen bestimmte Abläufe – von allem, was mit der Zutrittskontrolle zu tun hat, bis zur Aktualisierung von Materialien und Programmen und dem Versand von Mitteilungen in Echtzeit.
Nachteile:
- Eingeschränkte Funktionen: Sie sind oft weniger vollständig als Desktop-Software und bieten grundlegendere Funktionen.
- Abhängigkeit von der Konnektivität: In vielen Fällen kann ihre Wirksamkeit durch Verfügbarkeit und Qualität der Internetverbindung begrenzt sein.
3. Und was nun?
Wie so oft liegt das Optimum also in der Mitte: Ideal wäre es, beide Werkzeuge zur Hand zu haben und jedes in den verschiedenen Phasen eines Events dort einzusetzen, wo es am besten wirkt. So lassen sich die Vorteile beider maximieren und die Nachteile in Grenzen halten oder sogar bedeutungslos machen. Wichtig ist dabei natürlich, dass Desktop-Software und mobile App sich reibungslos integrieren lassen, damit der Arbeitsablauf durchgehend und ohne Unterbrechungen läuft, und dass die Kosten dieser breiteren Architektur tragfähig bleiben – sowohl für die Organisation als auch für das Event oder die Events, auf die sie angewendet werden. Zu bedenken ist, dass manche Desktop-Software teuer sein kann, dafür aber langfristigen Wert bietet, während bei Apps zusätzliche Kosten für Premium-Funktionen oder Integrationen anfallen können. Zwei letzte Punkte, die man nicht übersehen sollte, sind der technische Support der jeweiligen Lösung, der bei Problemen während des Events den Unterschied machen kann, und die Skalierbarkeit – nicht nur in Bezug darauf, wie viele Events das System verwalten soll, sondern auch auf deren Größe und Komplexität.