Immer mehr zu tun, immer mehr Anforderungen zu erfüllen, immer mehr Ergebnisse zu liefern – und das oft mit immer weniger Ressourcen: Das Leben derer, die Events organisieren, wird mit jedem Tag nicht einfacher. Umso entscheidender ist es, die besten Werkzeuge für die eigenen Anforderungen zur Hand zu haben, die Abläufe und Verfahren erleichtern und Ergebnisse liefern, ohne das Budget zu stark zu belasten.
Wie bringt man all das zusammen? Bis vor einiger Zeit war das größte Problem, passende Eventmanagement-Software zu finden, weil das Angebot begrenzt war und die Leistung oft hinter den Erwartungen zurückblieb. Doch heute, wo der Markt überaus voll erscheint? Wie findet man sich zurecht, ohne dass Suche und Auswahl selbst zu einer Aufgabe werden, die übermäßig viel Zeit und Energie verschlingt?
Indem man die richtigen Fragen stellt – und erst danach schaut, wer da draußen wirklich helfen kann, die eigenen Vorhaben umzusetzen.
Und die richtigsten Fragen sind unserer Meinung nach vor allem drei:
1. Welche Funktionen muss die Eventmanagement-Software haben, die ich suche?
Es ist eine so grundlegende Frage, dass sie banal wirkt. Und doch stellt sie, ob Sie es glauben oder nicht, gerade wer im Tagesgeschäft steckt am seltensten. Nicht, weil er nicht wüsste, was er braucht: Er weiß genau, welche Probleme zu lösen, welche Beschränkungen zu umgehen und welche Chancen zu nutzen sind. Schließlich sprechen wir in diesen Artikeln mit Menschen, die jahrelange Erfahrung in der Eventorganisation haben oder in Unternehmen arbeiten, die interne oder externe Events veranstalten.
Oft bleibt diese Frage jedoch allgemein und geht nicht so tief, wie es für wirklich brauchbare Antworten nötig wäre. Ein einfaches Beispiel: „Ich muss die Zutrittskontrolle verwalten“ – eine der Fragen, die uns am häufigsten gestellt werden. So formuliert ist sie zu weit, um eine Antwort zu finden, die zu einer wirklich brauchbaren Lösung führt.
Was bedeutet „Zutrittskontrolle verwalten“?
Wie, wann und wo sollen diese Zutritte erfolgen?
Was ist mit „Kontrolle“ gemeint?
Wie flexibel muss das System sein?
Und welchen Kostenrahmen muss es einhalten?
Solche Fragen sollten für jeden Bereich des Events gestellt werden, den Sie abdecken müssen und bei dem Sie Unterstützung von der Event-Software erwarten, für die Sie sich entscheiden. Und weitere Fragen entlang der gesamten Prozesskette jedes Bereichs: Zurück zum Beispiel der Zutrittskontrolle – vorher müssen Sie überlegt haben, wie Anmeldungen und Registrierungen funktionieren sollen, und danach etwa Anwesenheitskontrolle, Reporting und – wo vorgesehen – die Zuweisung von Credits oder Teilnahmebescheinigungen.
Banal? Vielleicht, aber glauben Sie uns: Das geschieht seltener als man denkt und spart wie kaum etwas anderes Zeit und Geld, bei gleichbleibend hohen Anforderungen und Erwartungen.
2. Wie weit lässt sich die Eventmanagement-Plattform anpassen?
3. Wie skalierbar ist diese Event-Software?
Die dritte Frage betrifft die Zukunft, die Sie mit der Eventmanagement-Software haben möchten, die Sie suchen. In den meisten Fällen sucht man ein solches Werkzeug nämlich nicht für einen einzigen Anlass, sondern um einen verlässlichen Partner für eine langfristige Beziehung zu finden. Die Einführung jeder Software erfordert eine gewisse organisatorische Anpassung, die Überarbeitung einiger Abläufe und – so user-friendly sie auch sein mag – Zeit, um sich daran zu gewöhnen, sie sich zu eigen zu machen und optimal zu nutzen. Dann braucht es Zeit, um sie anzupassen, zu optimieren und die Infrastruktur aufzubauen, auf der das ganze Event ruht. Also weitere Kosten: Energie und Zeit zusätzlich zum Kauf- oder Mietpreis des Werkzeugs. Kosten, die sich schon ab der ersten Nutzung teilweise amortisieren, denn – wenn die Wahl mit den obigen Fragen sorgfältig getroffen wurde – sind Organisation und Durchführung des Events ab diesem Moment bereits besser. Richtig verzinst wird die Investition aber erst, wenn die Vorarbeit bei künftigen Events wiederverwendet und über längere Zeit verteilt werden kann.
Mehr noch: wenn die Software das Wachstum Ihrer Eventaktivität begleiten kann, wenn deren Zahl steigt, die Events größer werden und sich die Formen der Content-Auslieferung vervielfachen (etwa durch die Verbindung von offline und online, hybrid und in Präsenz). Dann kann der Wert des Werkzeugs wirklich exponentiell werden.
Haben Sie sich diese Fragen schon einmal gestellt?
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