Als sich vor einigen Jahren Event-Apps zu verbreiten begannen, sah der Markt für Business-Events sie sofort als Game Changer an, die eine ganze Branche revolutionieren sollten. Es waren nämlich äußerst leistungsfähige Werkzeuge, die in der Handfläche von Personal, Veranstaltern und Teilnehmern lagen. Sie waren höchst begehrte „tragbare Portale” für alle Veranstalter, die wirklich das Maximum aus ihren Events herausholen wollten – für sich und für Sponsoren, Investoren und Teilnehmer.
Auch wir bei SharEvent verdanken einen Großteil unseres Erfolgs dem Umstand, zu den Ersten auf dem italienischen Markt gehört zu haben, die Event-Apps entwickelt haben, die schön, praktisch und – vor allem – speziell für die Eventwelt konzipiert und gebaut waren. Damals waren sie natürlich nicht für alle: Sie waren teuer und aufwendig, und deshalb gab es auf dem Markt nur wenige echte Event-Apps. Häufiger waren es kaum mehr als mobile Versionen der Event-Website – also wenig nützliche und gegenüber anderen, bereits genutzten und vertrauteren Werkzeugen redundante Instrumente.
So teilte sich der Markt der Event-Apps bald in zwei Lager: auf der einen Seite die „echten” Apps – schön, praktisch, wirklich als Arbeitsmittel taugend und Ergebnisse liefernd – und auf der anderen leichtere, agilere Gadgets, sicher schneller vergessen und vor allem bei der ersten Budgetkürzung gestrichen.
Und gibt es Event-Apps heute noch?
Sicher, besonders die der ersten Art sind lebendig und werden immer strategischer, je mehr von Events verlangt wird, mit oft schrumpfenden Budgets Ergebnisse von immer höherem Wert zu erzielen. Denn Apps können eines der wirksamsten Mittel sein, um diese Anforderungen zusammenzuhalten – aus vier Gründen, die uns, wenn auch sicher nicht erschöpfend, die wichtigsten scheinen.
1. Erlebnisse schaffen, die wirklich in Marke, Mood und Welt eines Events eintauchen
Die Veranstalter, die sie nutzen, sagen es uns: Event-Apps sind das wirksamste Mittel für wirklich immersive Erlebnisse. Es gibt nichts anderes, online oder offline, das jede Art von Event so vervollständigen, ihre Aktivitäten und Potenziale so anreichern und Ressourcen und Beziehungen so schaffen kann wie eine Event-App, die immer verfügbar ist und in der Handfläche liegt. Zudem hat eine App drei Eigenschaften, die sie zusammen noch stärker machen:
- Sie ist in Grafik und Farben anpassbar und wird so zu einem starken Marketing- und Branding-Instrument;
- sie kann programmiert und nach den Anforderungen und Wünschen jedes Events oder Unternehmens gebaut werden, damit sie den Bedürfnissen der Ersteller und der Nutzer wirklich entspricht, ohne Verschwendung;
- sie ist ein Werkzeug, an das Menschen inzwischen gewöhnt sind, sodass es bei Installation und Nutzung kaum Widerstände oder Reibung gibt.
2. Check-in und Zutrittskontrolle wirksamer, effizienter und angenehmer machen
Check-in und Zutrittskontrolle sind einer der heikelsten Momente jedes Events. Sie sind die Visitenkarte der Organisation, denn oft begegnen Menschen dort dem Event zum ersten Mal wirklich – und, wie es heißt, für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Zudem müssen hier scheinbar gegensätzliche Anforderungen zusammengehalten werden: Sicherheit und Schnelligkeit, Komfort und Kontrolle. Apps können auch dabei eine wichtige Ressource sein, weil sie ein zugleich banales und beeindruckendes Ergebnis erzielen: Abläufe beschleunigen, ohne auf Sicherheit zu verzichten. Ob Self-Check-in, bei dem die Teilnehmer alles selbst steuern, oder Personal, das Ein- und Ausgänge regelt: Die Abläufe direkt über eine App abwickeln zu können, macht alles agiler und intuitiver. Außerdem fallen Barrieren, da Ein- und Ausgänge faktisch entmaterialisiert werden. Die erste Folge davon sind kürzere Warteschlangen – allgemein als einer der größten Unzufriedenheitsfaktoren in jedem Bereich anerkannt –, die zweite geringere Kosten für externe Strukturen wie Drehkreuze, Schleusen und Stationen aller Art.
3. Das Maximum aus der Anwesenheit bei einem Event holen – für Personal und Teilnehmer
Nur zwei Worte: Programme und Zeitpläne.
Event-Apps sind der Schlussstein, der zwei Anforderungen zusammenhält, die in der Eventwelt seit langem koexistieren: das Bedürfnis der Veranstalter, reiche Programme zu bieten, die Geschmack und Interessen sehr unterschiedlicher Menschen treffen, und das Bedürfnis der Teilnehmer, diese Komplexität zu beherrschen, ohne von ihr überrollt zu werden. Die personalisierten Programme, die sich mit Event-Apps erstellen lassen und Geschmack und Vorlieben innerhalb eines potenziell unendlichen Angebots folgen, werden zu einem Weg, jeder Person die Chance zu geben, ihr perfektes Event zu gestalten, Zeit und Energie zu optimieren und alles im Blick zu behalten.
Mehr oder weniger dasselbe gilt für die Terminkalender.
Wir wissen gut, dass man an Events auch teilnimmt, um sein Wissen zu erweitern: über Menschen, Werkzeuge und Inhalte. Deshalb gehören Networking- und Ausstellungsbereiche zu den am stärksten besuchten Bereichen jedes Events. Auch hier kann es den Unterschied machen, diese wichtigen Begegnungen klar, wirksam und effizient organisieren zu können – und das gelingt Event-Apps, wenn sie passend konzipiert sind, wirklich hervorragend.
4. Ständige Information in Echtzeit gewährleisten
Zuletzt, aber nicht weniger wichtig: die Information.
Wir alle erwarten heute, in Echtzeit informiert zu werden, oft ohne selbst nach Neuigkeiten und Updates suchen zu müssen. In der Eventwelt spiegelt sich diese Erwartung des Publikums im Wunsch der Veranstalter, jederzeit informierte Ansprechpartner zu haben, denn das schafft Effizienz im System und Zufriedenheit bei den Menschen, was sich fast immer in materiellen oder immateriellen Gewinnen niederschlägt. Und auch wenn es sehr viele Werkzeuge gibt, um schnell und günstig zu informieren, gilt ebenso: nichts hat weniger Reibung und weniger Störungen als Push-Benachrichtigungen einer App, die die Menschen bereits aktiv nutzen. Kein Wunder also, dass Push-Benachrichtigungen zu den Funktionen gehören, die Veranstalter am häufigsten von uns verlangen, wenn sie ihr Event mit einer App ausstatten.
Wir wissen gut, dass dies nur 4 der Gründe sind, Event-Apps als Werkzeuge für Arbeit, Engagement und für Ergebnisse und Erträge zu nutzen, und dass es viele weitere gibt. Aber wir wissen auch, dass die Anforderungen an Event-Apps oft eng mit den Bedürfnissen, Merkmalen und Vorgaben jedes Events und jedes Veranstalters verbunden sind: deshalb bauen wir die Apps von SharEvent maßgeschneidert, damit nichts verschwendet wird und alles nützlich ist. Und deshalb ist der beste Weg, eine zu sehen: Live-Demo anfragen.