Wenn Technologie leistungsfähig ist, kann sie viel bewirken – auch für die Qualität eines Events.
Wer sie seit langem in allen Phasen der Organisation und Durchführung eines Events einsetzt, weiß das genau: von der Konzeption bis zur Umsetzung, vom täglichen Management von Sälen und Flächen bis zur Messung von Daten und Performance. Einer der Bereiche, in denen das am deutlichsten wird, sind die Zutrittskontrolle und „person-less”-Check-in-Systeme.
Was einem zur Zutrittskontrolle zuerst einfällt, ist zweifellos notwendig und nützlich: die Genauigkeit der Messung, entscheidend, wenn von der Auslastung einer Fläche oder eines Saals ein kommerzielles Ergebnis abhängt oder wenn die Verweildauer in einem Saal mit einer Zertifizierung verknüpft ist, wie bei akkreditierten Schulungen.
Beim Check-in hat die Möglichkeit, die Abläufe direkt von den Teilnehmern erledigen zu lassen, ohne dediziertes Personal, zu Schnelligkeit und Komfort der Abläufe geführt – und, nicht zu unterschätzen, auch zu geringeren Kosten.
Oft liegt die wahre Stärke der Technik jedoch weniger in dem, was Maschinen können, als in dem, was Menschen von ihnen verlangen können, weil ihre Vorstellungskraft es vorwegnimmt, bevor es zu konkretem Handeln wird. Könnten wir also die Ankunft der Teilnehmer beim Event in einen Empfang verwandeln, der Orientierung im Raum und zu den für sie interessantesten Aktivitäten gibt?
Könnten wir, kurz gesagt, das Check-in-System in einen echten digitalen Butler verwandeln?
Ja, denn wenn das Check-in-System mit der übrigen IT-Struktur des Events spricht, kann man den Moment, in dem sich ein Teilnehmer physisch am Veranstaltungsort oder im Saal akkreditiert, zum letzten Glied einer Kette machen, die beginnt, noch bevor die Person sich für die Teilnahme entscheidet und anmeldet.
Wie?
Zum Beispiel, indem Mitteilungen, Benachrichtigungen und Umfragen als Instrumente genutzt werden, um Vorlieben und Interessen der Teilnehmer zu erfassen. Oder indem persönliche Bereiche in der Event-App oder auf der Website des Events entstehen, in denen Personen die interessantesten Aktivitäten planen, Termine und Wege organisieren, Unterlagen ablegen sowie Stände und Ausstellungsflächen buchen können.
All diese Aktivitäten erzeugen Informationen, die ein System nicht nur speichern, sondern verwalten und – noch wichtiger – miteinander verknüpfen kann. So kann der letzte Schritt (der letzte eines Zyklus und der erste vieler weiterer), der Check-in, sich leicht von einem bloßen Verwaltungsvorgang in eine echte „Empfangszeremonie” verwandeln, zelebriert von einem Virtual Concierge, der nicht nur die Türen öffnet, sondern lenkt, vorschlägt, erinnert und zu Aktivitäten anregt, genau wie ein aufmerksamer Butler im Dienst jedes Teilnehmers.
Ein erheblicher Mehrwert in einer Zeit, in der Events zwangsläufig immer reicher werden, um Konkurrenz und Lärm zu überwinden, und damit oft komplexer und „anstrengender” für die Teilnehmer – so sehr, dass sie darauf verzichten könnten, das Maximum aus ihrer Teilnahme zu ziehen, oder gar auf die Teilnahme selbst.
Sich hingegen an einem unbekannten Ort willkommen und erwartet zu fühlen, hilft, Schwierigkeiten zu überwinden, und fördert eine aktivere, konstruktivere, positivere Teilnahme. Es hilft, positiver, offener und experimentierfreudiger zu sein, mit dem Gefühl, stets „den Rücken frei” zu haben. Es hilft, das Maximum aus jeder Erfahrung zu ziehen, und steigert zwei der wichtigsten Faktoren: Zufriedenheit und Engagement, die nicht nur positiv auf die Aktivitäten und die anderen Personen wirken, sondern Informationen und Daten erzeugen, die diesen Kreislauf speisen, in dem datengetriebenes Marketing ein weiteres zentrales Zahnrad ist.
Und das alles mit einem fortschrittlichen Check-in-System.
Pardon: mit einem wachen und aufmerksamen virtuellen Butler.