Für alle, die in der Eventbranche arbeiten, ist es entscheidend, Events jeder Art effizient und wirksam organisieren und durchführen zu können. In einer immer anspruchsvolleren und sich wandelnden Eventwelt – zwischen Veränderungsdruck und Rückkehr zu bewährten Praktiken – bedeutet das, sich auf praktische, sichere, effiziente und flexible Werkzeuge verlassen zu können, allen voran die Eventmanagement-Software.
Unabhängig von Art, Merkmalen und Größe des Events und von der Gliederung seiner Aktivitäten ist die Eventmanagement-Software der Mittelpunkt von allem. Sie ist der Ort, an dem das Projekt eines Events entsteht, an dem es wächst und von dem aus es dann gesteuert wird – davor, währenddessen und danach. Sie ist der Sammelpunkt aller Menschen, die direkt oder indirekt daran arbeiten oder dabei unterstützt werden, ihre Arbeit besser und schneller zu erledigen, und aller Funktionen und Werkzeuge – von der Zutrittskontrolle bis zur Gamification, zum Beispiel –, aus denen das Event besteht. Kurz: sie ist der Hub, der Knotenpunkt, der alles zusammenhält: Sie können die einzelnen Teile verwalten, koordinieren, ändern und – heute wichtiger denn je – ein Gesamtbild davon haben, was geschieht und wie jede Aktivität verläuft.
Und wenn das stimmt (und glauben Sie uns, es stimmt), dann ist eine Eventmanagement-Software nicht nur ein Werkzeug, auf das man schlecht verzichtet, sofern das überhaupt möglich ist, sondern es ist entscheidend, sie gut auszuwählen, denn sie kann zur Plattform werden, auf der wir das Projekt nicht nur eines Events, sondern potenziell vieler aufbauen. Eine gute Eventmanagement-Software wird zum verlässlichen Begleiter, in den man mittel- bis langfristig investiert: Einmal auf die eigenen Anforderungen optimiert, lassen sich damit erfolgreiche Vorlagen erstellen, die unendlich wiederholbar sind, und darauf Varianten für jeden Bedarf aufbauen. Sie können Daten und Abläufe vergleichen, auf Erfahrung aufbauen und Praktiken und Funktionen bewahren. Denn wenn sie gut ist, wird eine Eventmanagement-Software wie ein Diamant: für immer, oder fast.
Aber wie wählt man eine gute Eventmanagement-Software aus?
Es gibt sicher keine Antwort, die für jeden Bedarf passt: Auch wir verkaufen unsere Eventmanagement-Software erst, nachdem wir mit den Kunden personalisierte Live-Demos durchgeführt haben, die ein gegenseitiges Kennenlernen ermöglichen und von den tatsächlichen Anforderungen (aber auch Zweifeln und Vorgaben) jedes Unternehmens, jeder Person, jedes Events ausgehen. Einige Merkmale erscheinen uns jedoch wichtiger als andere: hier sind sie.
1. Vollständige Verwaltung des Event-Lebenszyklus
Zunächst sollte eine Eventmanagement-Software die vollständige Verwaltung des gesamten Lebenszyklus des Events ermöglichen, um welches Event es auch geht. Eine gute Software sollte eine Suite von Werkzeugen bieten, die alle Phasen des Events abdeckt – von Planung und Organisation bis zur Promotion, von der Anmeldung der Teilnehmer bis zum Check-in, von der logistischen Koordination bis zur Kommunikation mit den Teilnehmern, von Marketingaktivitäten bis zu Analysen nach dem Event.
2. Verschiedene Werkzeuge, eine einzige Logik
Flexibilität und Integration: Um diese Begriffe dreht sich ein großer Teil der Zukunft erfolgreicher Events. In einer sich schnell wandelnden Welt wird es immer wichtiger, agil auf Veränderung, Variation und Innovation zu reagieren. All das steht im Widerspruch zur Solidität, die die Organisation von Events erfordert, gerade bei komplexen Events. In der Eventorganisation kann man nämlich nicht improvisieren, das hieße, das Desaster zu suchen. Das „Geheimnis“, um all das zusammenzuhalten, sind daher Systeme, die zuverlässig und stabil und gleichzeitig modular und anpassbar sind, verlässlich in den Abläufen wie in den Ergebnissen, ohne starr und geschlossen zu werden. Systeme, die eine einheitliche Sprache sprechen, aber auch mit Tools von Drittanbietern kommunizieren und diese bei Bedarf integrieren können, um besonderen Situationen und spezifischen Anforderungen gerecht zu werden. Systeme, die sich anpassen lassen, ohne die Kosten übermäßig zu steigern, und die zugleich möglichst die Arbeitsweisen aufnehmen, die im Unternehmen schon immer gelten. Denn man muss das Rad nicht immer neu erfinden, solange es sich dreht.
3. Das Erlebnis in den Mittelpunkt stellen
Der Ausdruck ist inzwischen so abgenutzt wie „Storytelling“ und „Resilienz“, und doch gilt er noch: Erfolgreiche Events stellen das Erlebnis aller in den Mittelpunkt, die daran teilnehmen, in welcher Funktion und Rolle auch immer. Wenn wir Teilnehmern, Sponsoren, Investoren und Referenten – aber auch dem Personal, das so besser arbeitet und bessere Ergebnisse erzielt – „ein wertvolles Erlebnis“ bieten wollen, müssen wir es um ihre Anforderungen, ihre Ziele und alle Einschränkungen aufbauen, die diese behindern könnten. Und das ist nur möglich, wenn das eingesetzte Werkzeug es erlaubt, diese Elemente von der frühen Planung jedes Events an in den Mittelpunkt zu stellen und alles andere darauf aufzubauen. Klingt banal, ist es aber nicht. Denn das Erlebnis ist oft etwas Weiches und Fließendes, das mit der Starrheit vieler Softwarelösungen kollidiert, die für eine farbige Welt noch zu schwarz-weiß sind.
Und nun die heikelste Frage: Wo finde ich eine solche Eventmanagement-Software?
Unsere Antwort: Es gibt inzwischen viele davon. Die Branche ist reif, und zahlreiche Anbieter sind in Italien, in Europa und weltweit entstanden und gewachsen. Wenn Sie eine italienische Lösung in Ihrer Nähe möchten, können Sie natürlich mit unserer beginnen und sie selbst auf die Probe stellen.
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